案例背景
2021年12月下旬，顺利完成企业供应商年度答谢会，达到了预期。本次活动形式为“会议（主题分享/颁奖/战略签约）+晚宴（祝酒/抽奖/节目表演）”，近120人参会，时长6小时，筹备了一个月时间。
在整个会议筹备中，笔者参与了总体的流程设计、工作分工，还兼任会议主持。而在会议开始前3个小时，领导询问：“感觉怎么样？”当时自己还是很淡定，各小组都按照会前既定标准和节奏推进，当下只要做好所担负的角色即可。
大型会议心不慌，具体是如何做到的呢？送上成功组织的5个锦囊。
一、制作清单跟进度
会议前撰写了四份清单，主要目的是避免遗漏、进度跟进、易于检核与移交。
图1：四份清单
（一）避免遗漏
在完成《会议议程》和《筹备重点工作分工表》后，开始梳理前面两个清单。一方面有助于深入思考各环节的具体流程设计，另外还能发现前期规划中存在的纰漏，引发新的想法。
在各类会议中，准备一份《电子文档清单》提前逐一准备和测试，会较为稳妥。否则，现场出现任何状况都会引发会议中断，令会场组织者处理起来也非常棘手。
（二）进度跟进
前两个清单中都有明确的责任人和完成时间，便于进度跟进。而在《物资设计类清单》中“对版面内容呈现要求、使用场景”做了表述，可有效降低沟通成本，还能让设计的伙伴更清晰的了解我们最终想要什么。
图2：物资设计类清单
（三）易于检核与移交
在企业大型会议组织中，大家都会有过这样的经历：现场物资多而杂，要针对各环节匹配好相应的物料，使用人员广，物料准备者不一定是现场保管或者使用人。
因此，在各环节实施中，针对物料的使用数量、型号、提供时机等都要前期规划；会后撤场阶段，哪些需要回收、哪些需要归还、哪些需要打包等等都要提前列明。
图3：会议物资总清单（样表）
所以，制作一份物资清单，就非常有必要。会前用于物资清点、到会场便于物资移交，会后利于活动撤场。
二、共享信息提效率
为了降低沟通成本，要通盘考虑在整个会议策划的前中后，有哪些信息是需要提供给所有人或项目组主要成员的，可以统一汇总成文档或者模板。
结合本次会议，我主要提供三类信息资料：
图4：会议共享信息
三、多种方案推决策
针对会场、奖杯及奖品等的选择与设计，可准备多套方案做成表格，通过会议或群聊方式可以快速推进领导决策。
图5：“待定事项”多种方案规划
四、操作指引保质量
在实际的会议筹备中，有些项目组成员不一定会安排从头至尾全程参与，有些是后半段才会加入进来，比如：礼仪、台面布置等等工作。
因此，在相关工作启动前，先撰写SOP操作指引的初稿，再借助会议或者找领导确定初稿中的“待定事项”来定稿，可以帮助部分筹备伙伴快速进入工作角色，利于确保执行不走样。
在具体操作中，本次制作了两类SOP操作指引：
（一）工作流程类
既有总体的《会议执行细则》，又有某个工作组或者专项工作的SOP操作指引，这个相当于对执行细则的进一步细化，比如：抽奖流程、礼仪工作要点汇总等等。
1、会议执行细则
图6：“会议执行细则”（样表）
2、抽奖工作说明
图7：“抽奖工作说明”（样表）
3、礼仪重点工作
图8：“礼仪重点工作”（样表）
（二）“傻瓜式”执行图示
本次会议中在舞台右侧，设置专区进行“奖杯”展示。在会议实施前两天，给该项目组负责人提议，先确定具体摆放方案，然后再拿些“奖杯”实物摆拍，到现场直接看图照做。
图9：“奖杯摆放”图示
五、化解难题巧借力
（一）借力领导抓关键
携带写好的文档中的“待定事项”，与领导做沟通，比如：各环节嘉宾的人选等等。每次筹备小组会议前，先跟领导确定会议重点，比如：近期重点推进的事项、解决的问题、重点协助的工作组等等。
（二）分享纪要来督促
将每次筹备会议或者酒店彩排时的情况，以会议小结或者备忘的形式，快速分享到“工作筹备群”中，通过公众监督推进相应责任人落实。
会议成功组织的关键，还是在于前期准备是否充分，流程设计是否精准？做足这两点，遇到问题定能不慌不惧，推进实施定能从容有序。
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