在工作中,每天都会有各种会议,要想开好会,需要人先到齐,人要到齐,通知这个环节就很重要。
如果会议主题范围明确,确定需要哪些人参加会议,那就好办,直接通知对应的人。但有些会议,无法确定哪些人参加,比如,某个专题研讨会、年度总结会议等。那要怎么做呢?
一是根据工作的实际需要,研讨议题涉及的工作具体是哪些人负责?哪些人参与?
二是根据之前的惯例,以前有没有开过类似的会?都邀请了哪些人?
三是问问领导意见,需要哪些人参加?
总之,先确认参与人的名单,再发通知。
人员确定了,那就是会议通知的内容,把握住内容、方式、时间三个要素。
内容,首先明确会议的名称,开会的时间、地点,要求参与会议者会前准备些什么。如着装、资料、发言稿等要求,一定要说明。
方式,大型会议,要以文件的形式下发会议通知或者在办公系统、网站上挂出通知;一些小型的会议,用内部会议软件、微信群通知有关部门或人员即可。
时间,注意发送的时间,既不能过早也不能过迟,过早的话,可能会造成遗忘,大家都很忙,谁会记得一个月前的通知会议呢,也不能过晚,你提前几个小时突然通知开个会,大家不一定有时间参加。
根据会议的大小,提前几天或一周比较好,让大家有准备安排的时间。发完会议通知,不能就不管了,在会议开始前几个小时,一定要再提醒下会议参与人员,确认是否能及时参会。
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