你费尽心思选好了会议主题，又绞尽脑汁写好了会议介绍词，再把角色接龙发到会员群里，却发现接龙的人特别少。
由于迟迟没有找齐会议角色，你的会议流程一直没有做好。直到会议开始的当天，终于凑齐了会议角色。这时，有人在催你急着要会议流程，因为他们要提前做好安排。
你手忙脚乱地完成了Agenda, 交出去却发现时间编排上不太合理，甚至还有别的错误。
你好不容易改好了agenda,想要喘口气了，却发现还要改会议PPT、落实会议电脑，投影，小吃等，于是你又开始忙碌了起来。
一场会议下来，你觉得疲惫不堪，心想：下次我再也不做会议经理了。
朋友们，作为一名会议经理，你是否有过和我一样的经历?
第一次做会议经理，我就是这样手忙脚乱过来的。自从加入头马俱乐部后，我也做过几次会议经理，经历了从生疏到熟练、从惧怕到坦然的过程。
结合自己的经历，我想谈谈自己对会议经理这个角色的一些看法。
首先你要明白：你碰到的一切困难，都是你学习的机会。
会议经理作为会议的策划和组织者，起着至关重要的作用。可以说，一场会议能否达到预期的效果，关键就看会议经理是如何策划和组织的了。
在策划和组织会议的过程中，碰到的困难越多，说明学习的机会越多，碰到的困难越大，说明可以提升的空间越大。
我在第一次做会议经理的时候觉得很累，一是因为对角色不熟练，二是在观念上没有转变，觉得这是一个吃力不讨好的角色。担当过几次会议经理后，我慢慢熟悉了这个角色，做起来没那么累了，更重要的是，我明白了一切困难都是我学习的机会。
其次，以人为本。先找关键角色，再找其他角色。
什么是关键角色？ 最重要的当然就是备稿演讲者了，一场会议的看点，主要就在于有几个备稿演讲者。其次就是TTM，也就是即兴演讲主持人。有时没有即兴演讲环节时，可以用工作坊环节来补充，也可以同时有工作坊和即兴演讲环节。
对于有些俱乐部来说，公众号宣传的文章中，只出现上述角色的介绍，所以先找齐上述角色后，再通知公关部，负责资料收集的伙伴会找这些角色要资料。
接着，找到其他角色，包括TOM，Timer, Ah-counter, Grammarian,GE, IE,TTE, SAA等。
找齐了这些角色，你的任务就比较轻松了。
在找以上角色的过程中，你可能遇到的困难通常有：会员说我这周没空，我的演讲稿还没写，我没经验，不敢做这个角色等等理由。这时候，就考验你的沟通力和领导力了，通常，你要尽量通过激励和鼓励的方式，让会员报名参加角色。有的会员的确经验不足的，你就需要私下多加指导，或者联系会员导师对会员进行指导。
Agenda是整场会议的指南针。
Agenda,也就是会议流程表是整场会议的指南针，所以非常重要。当你的角色找齐以后，就要着手编制agenda了，在编排的时候，你会发现有些环节时间要长，有些环节时间要短一些。在环节和环节之前，还需要预留少量的时间作为冗余。一般常规会议，建议在会议开始前两天都把agenda编排好，如果是大型会议，要求提前的一周或者更早就把agenda编排好。
我建议会议经理亲自编制agenda,因为如果是自己编制的，你就对会议的每个环节都可以了如指掌，对每个环节可能出现的问题，也会有个预判。
最后，一定要利用团队的力量。
一个人是无法完成一场会议的，所以你需要一个团队。如果说找角色，做agenda这些你可以利用自己的力量来完成的话，但是购买会议小吃，准备会议PPT，操作电脑，现场拍照，现场投票小程序这些动作，你一定要找人协助你完成，不然你就太忙了，会议质量也难以保证。
通常，会议SAA就是一个理想的角色，如果一个会议SAA无法完成你安排的所有工作时，你可以设置多个会议SAA，让会议SAA分担你的工作。
以上工作都安排好了，你就可以进行全盘控制了。在会议群里发出接龙，让会员或者宾客参加会议接龙。跟进VPPR团队，是否如期把公众号文章做好并发布出去。
综上，只是个人对如何做好会议经理这个角色的一点看法。当然，做好会议经理远远不止这点要求，还有其它比如要熟悉会议经理的职责，要了解作为一名会议经理的注意事项，这些都可以通过阅读相关的资料手册，或者咨询老会员找到答案，本文就不再赘述。
作者简介：
Ali Li, CL，中山火炬头马创会秘书长，工程师，保险代理人, R中区头马写作营成员
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