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在杂乱下如何更好安排工作优先顺序

在杂乱下如何更好安排工作优先顺序

作者: d971bebcb109 | 来源:发表于2019-02-19 17:42 被阅读11次

我所在的公司

我所在的公司,是初创公司。很多人事架构与制度有不完善的地方,今年开始,才刚刚建立。随着制度的执行与深入调查,会发现很多问题需要去及时的调整与改变。因此,如果我没有培养好自己的工作习惯,以适应不断变化的工作安排与任务,那么我将无法带领公司走入下一个更加成熟的阶段。

我在工作过程中会遇到的问题

我梳理一下,我觉得我工作过程中,总是会出现的问题;

(1)事项可以拆分成很多任务:事情可以拆分的很细,每一小步都要贯彻,不可错过,每个细节都很重要;尤其在制度的修正方面;

(2)不同阶段会添加新的任务进来:每个阶段都会有新的事务进来,并且要继续完善或者跟进监督上个阶段的任务;尤其在绩效考核的监督与完善方面;

(3)任务来的很临时:任务进来的时候,往往很临时,突然就进来了,需要去做或者需要去安排;尤其在政策申报时,有的时候第一天下发通知,第二天就要提交;

(4)需要让别人接受改变:对人性的了解和把控,人事管理过程需要安排有关利益冲突的事情时,会涉及从上倒下的问题,那么此时了解人性很重要,如何沟通,如何让别人既承认问题所在也接受改变,这种技巧的掌握很重要;尤其在组织架构的调整方面;

(5)内部同事对工作量反抗:我团队里的同事,也有点受不了繁杂又略带无序的工作,有跟我提过她总是加班,工作量真的很大;

(6)事情太多,以至于不梳理就无法专注:由于事情很多,那么在排列优先事项的时候,一定要有原则依据;而这个原则,就是CEO所设定的方向,人事行政要跟着方向去走,不同阶段,不同重点;

(7)会看到非常多不公正的事情,难以控制情绪 :在人事执行过程中,会发现很多人在钻公司的漏洞,而这个时候,情绪的管理很重要,要学会如何调整自己的思维方式,去做出最正确的选择;

我觉得我需要把握的工作能力

总结一下,这是我认为我应该把握的关键点:

(1)发现问题及时复盘调整;

(2)按照原则排列优先顺序;

(3)用思维模式梳理自己的情绪、认知、沟通方式;

(4)让“临时”进来的事务不遗漏;

(5)一个任务整体性的跟踪;

(6)对工作做好分类;

接下来我对每个关键点做一下说明:

工作模式的复盘

我遇到的问题,主要是关于我工作效率的;觉得很多很杂,梳理不过来的时候,并且发现自己在执行过程中要浪费很多时间去做梳理,而不是放在工作本身;这个时候我就要及时复盘;遇到这种问题,我需要做的就是“工作模式”的调整;但前提是,首选我要先找到自己的“工作模式”是什么样子的;

我目前的工作模式:

a、趁早效率手册

优点:能够聚焦今天需要完成的任务;因为每天的任务清单很短;一眼看清楚今天要做什么;可以记录一些常规的工作事项,比如每周一需要开会,每周末需要提交周报;

缺点:没有办法记录临时添加进来但是需要思考后才能排序的任务;一个大任务无法进行拆解;

b、年度分解工作计划表

优点:能够摸清楚每个任务布置下来的工作原则,根据原则排列优先顺序;

缺点:临时加进来的任务,还要走一遍分类的流程,麻烦;有的项目可以拆解为无数个小任务,

c、page梳理每个任务探讨、决策进度

优点:每个事情的具体沟通事项,决策,都可以留下痕迹,以便于团队之间的沟通与追溯;

缺点:沟通过程中,其实就会开始排列工作的拆解和关键节点的截至时间,需要把锁拆解的内容也记录在优先顺序的排列里面;

d、草稿本记录临时内容

优点:临时的内容,或者突然的想法可以及时记录;

缺点:容易忘掉;

e、“提升工作能力”number

优点:让我对每个内容都有一个深度的思考;

寻找对的工作模式

经过我刚才的梳理,我逐渐清晰了每件事情我要的核心点是什么,我如何删繁就简、凸显重点:

(1)“大方向的梳理”采用“Numbers”;

(2)大方向下“具体事务(一句话提炼)”,采用“Numbers"做进一步排序;并且用“趁早效率手册”,做当日工作的事项清单;

(3)每个“具体事务(一句话提炼)”的深度思考的沟通探讨记录,采用“Pages”作记录沉淀;

(4)每个“突如其来”的小事,我采用“纸质版清单”,作及时记录和打勾;

(5)每个“常规性事项”,采用“趁早效率手册”做常规记录;以免遗漏

(6)每个我内心遇到的问题,我依旧采用“提高工作能力”来对自我进行分析;

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