项目的范围，简单地说就是项目做什么，如何做，才能交付产品或系统。项目范围在一定程度上是产生项目计划的基础。要确定一个项目的工作范围，首先要确定这个系统应具备哪些功能，然后定义系统各组成部分的功能和服务要求，最后明确项目需要做些什么工作才能达到这些功能和特征。为了成功达到项目的目标，确定项目范围是项目起始阶段的战略工作之一。确定项目范围就是定义项目管理的工作边界，明确项目的目标和项目可交付成果，即为项目界定一个界限，划定哪些事项是属于项目应该做的，而哪些事项是不应该包括在项目之内的。明确项目范围和边界，有助于项目经理对系统和产品有更加清楚的定位和把握。
如果企业有完整的项目管理流程，项目的范围说明通常都会记录在项目范围说明书（Project Scope Statement）当中。这个文档定义了项目将要实现的全部的可交付成果，项目的边界，项目团队为实现项目可交付成果所需要完成的工作。这个文档是以项目需求、可行性研究、业务目标、业务场景、业务逻辑和规则文档为基础的。项目范围是着手进行项目计划的主要入手点，并可作为未来项目全部决策的参考。定义项目边界很重要的，这样项目干系人就不会对在项目范围之外的任何内容做出错误的假设。一旦完成了需求讨论会、需求收集、范围定义，项目范围说明书，项目范围应尽量避免变化。但那些被允许变更的项目范围，都应该遵循一个变更控制的流程，以便它们能被记录、评审、然后被批准。批准的变更使得项目范围文档得以更新。通常项目范围说明有五个组成部分。
项目范围描述。项目范围是对可交付成果的描述，是指项目要创建的东西。项目范围定义了需求范围、期待的可交付成果和详细设计文档等等，这些组成了项目可交付成果清单。最终，这些可交付成果是要作为项目团队完成项目范围的结果而被用户接收的。
项目验收准则。项目验收标准清楚地定义了项目必须创建什么、并且满足什么样的功能需求才能被用户接收和认可，才能被认为已经完成。项目验收标准很重要，因为模糊的项目验收标准使得项目持续时间不确定。项目经理和用户必须在项目开始时就项目验收和结束的交付成果达成一致。随着项目开发和测试的循序渐进，项目验收准则需要阶段性地进行review来保证最终可交付成果的顺利验收和被用户认可。
项目可交付成果。项目实施将以完成项目范围的形式创建客户能接受的可交付成果（Deliverable）。包括但不限于：系统/产品、工具、详细设计、产品/系统使用手册、维护说明文档以及其他的辅助的可交付成果。项目的可交付成果往往又被划分为较小的、更易管理的不同组成功能模块。
项目约束。约束（Constraint）是指任何限制项目经理选择的事物。预定的预算、截止期限、资源、供应商和采用的技术等等都是约束的例子。项目管理通常有三个约束：时间、成本和范围。这些有时被称作项目管理的三重约束。项目经理应该识别并记录所有已知的项目约束，才能对项目范围做更好的管理，实现成功的项目交付。
项目假设。作为项目计划的一部分，一些假设（Assumption）必须被提出以便更有效而及时地进行计划。关于硬件软件兼容性、资源可用性、解决方案持久性、干系人对项目的配合和承诺等假设都是常见的假设。如果项目假设被证明是假的话，它们对项目的影响。所有的项目假设都应该在稍后的计划中被评估，以便确定如果假设证明为假时，它们对项目造成的风险。
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