近期上映的逃海外经济罪犯为题材的电视剧《猎狐》热播上映。作为刑侦队队长杨建群唯一的妹妹杨建秋成为罪犯眼中的“猎物”,他们利用副行长赵海清的职务之便,将一笔不合规的300万贷款交由杨建秋负责。建秋在处理这单业务中发现存在问题及时向上汇报,而赵海清告诉她这是行业内的潜规则,只管做没问题的,并在事后给了她50万的“奖金”。
在现实工作中,有没有可能遇到这样领导让你顶雷的事情呢?即便没有电视剧那么夸张的桥段,作为员工都会遇到领导突然委派下来的任务。如果我们不知道如何“向上管理”,结果又会怎样?
【2】领导说的不一定就是你以为的
这是2019年底发生在我客户身上真实的故事:临近尾牙,我们承接年会的需求比较多。突然有一天,一家企业的组织者找到我说他们要做三天两晚的高质量拓展培训。老板告诉她可以放手去做,并建议可以参考之前的经验。虽然这是她第一次担任总负责,但前两年的培训亲自参与了全程体验。今年她胸有成竹、摩拳擦掌准备大干一番,给同事们更好的感受还能在领导面前展示才干。
为了让活动更有趣,这次我们选择更换新地点,并根据主题和内容设计出大型展板,还在原有的活动日程上加入了一系列既新颖又有意义的团队建设活动。
就在临近陪着准备签约的那天,组织者的电话始终联系不上。焦灼的我打去她的公司,得到的消息始终是在开会中。
直到第二天中午,才再次收到她的微信。简短的几个字“活动取消”。啊?!看着手机的我楞在原地,她满心期待可以听到同事和老板的表扬,希望这次活动能够帮助大家重振精神,解决遗留问题。下周就要培训了,怎么会临时取消呢?
后来才得知,当她在那天终于找到一个向老板汇报的机会,并把日程交给他时,立刻就感到什么地方出问题了,因为他说:“不,不,不,这不是我想要的。”他摇着头说:“我们还要抽时间设计三款新产品的发布规划,哪有时间体验项目和搞团队创作啊,就算我们一直埋头工作也不一定能完成呢!”
组织者只能答应按照他的需求进行调整,可老板继续补充道:“另外,我希望新场地不会花太多的钱,这地方倒是不错,但是鉴于我们这周末会很忙,不如就在办公室进行吧。”投入一个多月的心力就这样闹得竹篮打水一场空。后来她意识到自己一直在为自己的想法浪费金钱和时间,却把老板的意图抛到脑后,最大的失误就是没有在第一时间弄清老板的想法,。
无论怎样,一件事交代给你,你就是负责人,并承担着所有责任。这个任务并不轻松,如果没做好计划就会带来巨大风险,缺乏一个明确的预期,就等于走错了方向,要么会超出预算,要么会超时,或者两件事同时发生。
怎么确保我心里想的公司拓展和老板想的一样呢?我们也许以为所有人对同一事件的理解都一样(例如,“拓展”等于去年那样的活动),但应当假设所有人都对背景一无所知,这样能够避免诸如“这和我们一开始预期的不一样”之类的问题发生。
【3】“探寻漏斗”明确任务
要想得出正确的答案,就必须问对问题。《项目管理精华》中提到为了得到明确的答案,需要提出三个问题。
1、开始(收集信息):对于这项任务您初步选定的时间地点方式是怎样的?
2、深入(获取标准):您怎样定义这件事做到何种结果为成功?
3、结果(明确回答): “那么的意思是……我理解得对吗?”这类问能够验证你是否真正了解了被询问者的想法,从而确保一切都清晰明了。
这让我想起去年培训论坛之前,我的同事小A在接到领导委派她制作宣传册后她一系列的处理方式。
当时小A并没有急于着手去做,而是寻找机会与领导进行确认。当她要求领导给局限条件排序时,得到的仍然是需要一个高质量的宣传册、新的信息及三天后备好600册。意思就是“全部都要”!
只见小A重新调整了一下状态,继续说道:“我知道这些都很重要,我来解释我的想法,在论坛时必须有宣传手册么?我们可否先收集客户名片,稍后将整理好的资料单独发送给他们呢?”领导想了想说不行,事后发的作用就不大了。“好的,也就是说周四拿到宣传手册是最重要的,是吗?”她再次确认。是的,领导肯定的回答。“必须是一份高质量的么?它包含定制的信息和照片,还是说一般化的信息您也能接受?他停下来重新思考,然后说道:“不,必须是高质量的,这对我们来说是一个全新的市场,我不希望给客户留下平庸的印象,在他们看到宣传信息时立刻知道我们充分了解这个市场,并且是个负责任的公司,而且这个展位也花费了2000元钱,不想将就 。”我明白了,”她紧跟着说,“您说的很有道理,我可以完成,但需要一个团队及1000元以上的预算,如果没有人和预算,我也可以试着去做,但不能保证达到您的要求,因为您已明确提出时间和质量都要保证。”只见领导再次点了下头,具体多少钱、多少人?”他问道。
能够清晰了解到这件事的始末,原因在于我就是后来被拉入团队的其中一员。
当遇到领导委派任务时,不要急于去做。使用探寻漏斗逐步确认信息得到肯定答复后才能保证对待结果的一致性。向上管理需要技巧,提问时要选择合适的时间和地点,并注意语气与措辞才能在不影响人际关系的基础上更好的完成下一步指令。
如果你要在下个月组织你的求婚大典,是不是应该侧面了解对方的真实诉求?或者你将为孩子举办百岁宴,要不要探寻下家里人对这件事的态度呢?花点时间提前列出有可能会出现的障碍,可以缓解现实压力。
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