您好，欢迎阅读「知示学院」的第 4 篇微课文章。本次课程将会带你了解重要紧急四象限概念，分析不同的行动主导模式来认识有效的行动方法。最后制作轻重缓急活动矩阵，来帮助自己分清楚什么事情才是对自己最重要的。

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在《高效能人士7个习惯》中，作者讲了一个工作的习惯。就是做事情要先分清轻重缓急，明白什么事情最重要，以及什么事情不重要。

这就是为什么有些人看起来一天到晚都很忙，但也没有什么成果。这其中的原因可能就是，虽然每天都很忙，但所做的并不是重要的事情。

执行力固然重要，但只是一味的执行，分不清什么事情最重要，那最终只会变成瞎忙，付出了很大的努力但还是过不好这一生。

今天我们就来一起研磨一下，究竟要如何找出最为关键的任务活动，并避免将时间浪费在不重要的事情上。

K：重要紧急四象限

在《高效能人士7个习惯》中，作者讲述了一个“重要紧急四象限”的概念。它的关键就是要基于“重要性”导向来进行时间与任务的管理。

两个关键因子：重要性与急迫性

重要性一般与关键的目标有关系，凡是利于实现个人目标，使我们的生活更加丰富多彩的事情就是要事。

然而这些事情通常不会对我们有足够的吸引或逼着我们去做。所以一般来说，人们往往能对燃眉之急立即作出反应，而对重要之事却能拖则拖。

紧迫性一般与突发的情况有关系，这意味着必须立即去处理，比如手机铃响了，不管你当下在做什么，都不得不放下工作去接听或是挂断。

紧迫之事通常都显而易见，推拖不得。它有可能是一些较为讨好和有趣的事情，但却不一定是重要的事情。

将重要性和紧迫性两个因子相结合来分析，我们可以将所有要做的事情划分为以下4个象限。

第1象限：重要且紧急的事情

第1象限是重要且紧急的事情，这一般需要你立即去处理，通常这些事情被称之为“问题”或“危机”。

工作中的主要的压力就来自于第1象限的任务，这些事情会消耗掉大部分的时间和精力。

处在第1象限的人们整天都在处理危机，满脑子都是问题，并且要忙于应付各种紧迫的任务。

如果你过分关注第1类事务，那么它们的范围就会变得越来越大，最终会占据你全部的时间和精力。

第2象限：重要不紧急的事情

第2象限是重要不紧急的事情，这些事非常重要，会使生活大为改观，但却因为不够紧迫，所以经常被忽视。

第2象限的事情包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期目标、提前准备和预防，或者是通过阅读和学习来增长见识及提升能力。

有一些工作虽然看起来不紧急但影响深远，如果不有序地处理，随时都会发展成为重要且紧急的事情。

在第2象限多投入时间将提高我们的行事能力。忽视这个象限就会导致第1象限扩大，从而造成压力、筋疲力尽和更深层次的危机。

第3象限：次要但紧急的事情

有一些人将大部分时间花在紧迫但并不重要的第3象限的事务上，却自以为在致力于重要的事。

第3象限几乎就是第1象限的幻象，紧迫的气氛造成了重要的假相，而实际情况是，这些事情即使重要，也是对别人重要。

处在这一象限的人们会错把紧急当重要，整天忙于应付一些自认为十分重要的紧急事件。

其最根本的原因就是分不清什么事情才是最重要的，所付出的努力并没有得到最大的回报，而且还把自己搞的筋疲力尽。

第4象限：次要且宽松的事情

第4象限是留给那些“既不紧迫也不重要的”事情。这是浪费象限，尽量不要去做这个象限的事情。

如果将大部分的时间都用在第3和第4类事务上，可以说这是一种非常不负责任的做法。因为不论时间是否紧迫，次要的终究还是次要的。

虽说我们不应该在这个象限浪费时间，但有时候我们被第1和第3象限折腾得筋疲力尽，因此来到第4象限稍微放松一下。

通常这类任务会比较简单轻松，可以适当作为繁忙工作的调剂，但不能长期沉迷，因为那样可能会让我们深陷于此。

小结

重要紧急四象限能够帮助我们看清重要性和紧迫性是如何影响了我们的行动，并且可以让我们以此为依据对自己的行为模式作出调整。

R：要事第一与嗜急成瘾

人们通常很容易被第1象限所吸引，也会把大量的时间花在重要且紧急的事情上，但关键是，你处在第1象限是基于紧迫性还是重要性？

我们在生活中要处理两个因素——紧迫性和重要性。但在我们的日常决策中，往往其中一个因素起到了主导的作用。

如果紧迫性占主导作用，当重要性减弱时，人们就会滑落到第3象限——陷阱区。

但如重要性占主导作用，当紧迫性减弱时，人们将会进入到第2象限——推动区。

急迫性主导的行动模式

人们习惯于风风火火地处理危机，因此我们变得对危机依赖起来，因为危机可以给人一种兴奋和精力旺盛的感觉。

应对危机能让我们感到自己有了用武之地和成就感，还能让我们从解决紧迫和重要的事件中得到了暂时的快感。

在当今社会中，人们期望自己忙碌起来，因为如果很忙，自己就是重要的，要是不忙的话，我们几乎羞于承认这一点。

但如果事情不重要，其紧迫性就会成为非常重要的影响因素，让我们不由自主地处理紧急的事情。

久而久之，这将让我们错认为紧迫的事就是重要的事，并一件又一件的应付紧迫的事情，而不思考其是否真的重要。

随着时间的推移，这些由紧迫带来的“重要”将逐渐消失，人们将带着失落感回忆起那些被搁置的重要任务，最后发现自己成为了时间的奴隶。

仅靠多干快干只能治标不能治本，这是以更快的方法去做着不重要的事情，而这种问题的根源就在于没有把重要的事情放在第一位。

重要性主导的行动模式

虽然高效能人士也会遇到危机和紧迫的需要马上处理事情，但是这类事件的数量相对来说很少。

因为在大多时间里，他们会将精力集中在第2象限的事务上，也就是将更多的时间投入到预防与提升。

他们明白，其实很多重要的事情之所以变得迫在眉睫，是因为被延误或是没有进行足够的预防和筹划。

他们不会等到事情发展成为危机或问题之后才给予关注，而会在要事变成急事之前就给予处理。

也就是说，高效人士在准备、预防、计划和增强能力方面投入了更多的时间，因此就减少了在第1象限的应急时间。

小结

依据重要性为导向就是行事的关键所在，这样不仅能够挽回因受紧迫性蒙蔽所失去的时间，而且还能将其有效的用于第2象限的成长活动上。

A：轻重缓急活动矩阵

现实生活并不像四个象限所规定的那么界限分明，有些事物我们不是很容易分清它到底是属于那个象限。

而且在实际的工作中，总是纠结事件到底是属于哪个类别的话，其本身也是一种低效。

一件事情或任务具体是属于那个象限的，这并不是特别的关键。而关键的是它的位置在哪里，它的位置就决定了行事的优先顺序。

所以，在我们实际应用的时候可以用坐标图来代替象限图，用大概的位置来取代具体的分类。

这样可以使我们更有效的完成对事件轻重缓急的分析，并让其更好的指导自己的行动。

###制作活动矩阵的两种方式

实体化的活动矩阵可以用白板与便签的方式进行制作，先在白板上画出基本的坐标线轴，然后用便签贴上去进行任务填充。

数字化的活动矩阵可以用演示文稿软件来制作（Keynote、PPT），数字化的优点在于方便修改、保存，不受空间限制，可以创建无限个。

下面我们一起来制作一个轻重缓急活动矩阵。

1.坐标轴线与分析因子

首先要画出坐标轴线，然后标出因子的级别。在时间管理矩阵中，我们用重要性与紧迫性作为关键的两个分析因子。

在重要性程度中，重要为最高、次要为最低。在紧迫性程度中，紧急为最高、宽松为最低。

2.九宫格线与色块范围

就如之前所说，现实中的事情并不是那么好分清楚到底属于哪个象限，我们也没有必要将其分的那么清楚。

所以我们将因子的程度分为3级，也就是说在重要和次要的中间、紧急和宽松的中间加入一个“中庸”的程度。

这样就形成了9宫格矩阵，位置靠上的事情代表其重要性程度越高，位置靠右的事情代表其紧迫性程度越高。

最后用色块来突显一下范围，蓝色部分是你该集中注意力，主要去做的重要之事。而红色部分是你该提醒自己的，不要掉入瞎忙的陷阱之中。

3.任务类别与填充内容

在填充内容之前，我们可以先对内容对象进行大致的分类，用不同颜色和不同形状的便签来对任务对象进行区分。

比如，用蓝色的便签代表工作事务、绿色的便签代表家庭事务。方形便签代表一次性任务、圆形便签代表重复性任务。

4.填入内容，调整位置

确定了基本框架与任务类型之后，就可以开始填充内容了。先写下便签，然后安排位置。快速完成一遍之后，再重新思考，再调整位置。

记住，活动矩阵主要是为了分析，所以就算你填入了许多不重要的活动也没关系，因为这一步只是认清这些活动是否重要，而不是去做。

5.专注要事，安排任务

从活动矩阵中选出重要的任务，然后迁移到你的日程清单上。要将重要的事务安排到日程上，要不然这些要事将会一直被堆积在角落里。

活动矩阵可以帮助我们识别重要之事，日程清单可以帮助我们对事务进行排序和限期。

当我们将活动矩阵中的要事迁移到日程清单里，这其实就是为重要之事安排了一个顺序和期限。

小结

行事的关键并不在于分类，而在于重要性排序，我们需要一个顺序，而这个顺序能够清晰的告诉我们“当下要事”是什么？

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轻重缓急活动矩阵是一种时间管理的分析工具，当你掌握了这个时间管理坐标图之后，其实你就掌握了一种思考的方式。

你可以尝试用坐标图对任何事情进行分析，当然，你要先定义一个主题，然后找出这个主题中关键性的两个因子。

如果你对四象限感兴趣的话，可以去了解一下波士顿矩阵、DISC性格测试以及现金流四象限。

这些都是很有意思的四象限思维模型，以后我们也会讲到一些。

以上就是本篇微课文章的全部内容，谢谢收看。