01
今天一早,找武汉老大X汇报下个月初在武汉召开营销中心一季度会议的事儿,主要涉及到住宿酒店、会场、餐饮等事情,毕竟八九十号人浩浩荡荡的从全国各地来武汉,能不能把会务工作做好也是一件挺考验的事。
其实,这些会务的事情我上周已经准备的差不多了,就差临门一脚签协议了。但思来想去,我还是想就一些纠结、拿不定主意的事情跟X通个气,看能不能得到一些指点。
说起来,其实,会务工作说难不难,无非就是找会场、找酒店、协调好餐饮、会务执行等各项细节,只要肯花钱,办这些事都不是啥问题。可关键就在于,公司今年年初刚在上海开了一场会,大BOSS也喊出了要艰苦奋斗的口号,上海是各种省吃俭用,虽然参会人员住宿住的差怨声载道,但考虑到是老板的指导思想,倒也无话可说。
现在,轮到武汉开会,就有问题了。如果不考虑成本,搞太好,会场、吃住都太好了,参会的人倒是都吃住舒服了,但这样一来,这帮领导可能会觉得武汉铺张浪费,不管控成本;但如果严格控制成本,各方面简陋点,营销的一帮人又这要好的那要好的,他们又有话说。
如此一来,总感觉这场会,从我们会务支撑的角度来说,不管咋样,好像都是个吃力不讨好的活儿。
02
怎么办呢?
我就把这些困惑跟X聊了聊。
X听完我的困惑,一笑,问我:“这场会是你组织的吗?”
我马上回答:“不是啊。是营销中心的会啊。但关键是他们就是要来武汉开,哪怕我们上周专门做了成本对比,事实证明来武汉开的成本更高,但他们还是要来武汉。说到底,明眼人都看得出来,他们这帮人放着上海更便宜的地方不开,专门跑到武汉来开会,就是想让我们武汉的支撑部门把该干的会务工作都干好,他们直接来开个几天会就怕拍屁股走人了。”
我一通吐槽。X静静地听着,接着问我:“那这个费用归谁出?”
“肯定是归营销中心出。”我脱口而出。
“那就得了,那这种拍板的事情就交给他们。”X说完,顿了顿又说:“说到底,你说的这些会场、住宿酒店费用、餐饮的规格问题,你拿不准的,统统给他们定,你只把你做的甄选给他们就行了。”
我答:“我提前跟他们营销老大沟通了,比如餐饮,我觉得盒饭就可以了,省钱,但人家要吃自助餐。”
X一笑继续说:“这种事不要私底下沟通,直接写邮件,把你对比的价格、成本各方面写清楚,发给营销老大,抄送给公司高管,让他们定。”说完,邪魅一笑,“说到底,这是保护自己的方式,为自己免责。”
听到这里,我顿时恍然大悟。不得不感慨,果然,X就是X,老大就是老大,真的是牛。
03
为什么会这么说?
因为正如他刚才反问我的,这是谁主导的会议?费用由谁来出?
弄清楚了这两个问题,那就明确了,都不是我。既然都不是我,那我为什么要抢着拍板还把纠结的要命呢?
说到底,营销中心主导的会议,我只是协助,拿不准的事情由他们去定,我参照执行就行了。
不仅如此,关键点还在于,这种事情不要私底下沟通,而是要以邮件的方式沟通,抄送给公司的五位高管。
为什么一定要这样做?
因为私底下沟通,万一出了问题,责任不明。“人嘴两张皮,讲话两头移”,容易最后扯皮。很可能出现干的累死累活,最后还受委屈。
但如果是直接发邮件公开沟通,这件事就不一样了。仔细想来,通过邮件沟通,可以实现一举多得。
一来,可以借此机会向高管们展现出我们对这次大型会务工作的重视,展示我们在前期会务场地筛选方面做了很多工作;
二来,借此机会完全可以把自己决定不了的、很纠结的事情公开的“踢”出去,光明正大的让他们做决定,即使后面出现扯皮的事情,也可以为自己免责;
三来,也可以借此举彰显我们对会议主导方的尊重,也就是说,活我干,但决定权交给你们。
真的是一举三得!
想到这里,真的要为X的通透拍案叫绝。
再一想,论年龄,人家也就比我大一岁而已。果然,领导就是领导,老大就是老大,这认识高度,这处理问题的方式真的很值得我学习。
借此事,我也反思了一下我自己的行事方式存在的问题:
太直爽,太追求效率,太爱做决定了。尤其是,遇到那种涉及到多个部门容易扯皮的事情,看到大家扯来扯去犹豫不决就是不拍板就很着急,总觉得自己够清醒,够担当,爱做决定。事实上,像这种只顾往前冲的性格,很多时候考虑问题不全面,很容易一不小心给自己留下隐患,也很容易干了很多活儿,却吃力不讨好。
虽然说“踢皮球”确实不是个好词,但事实证明,职场类似于上面说的这种事,该踢的皮球还是得踢,不仅如此,还要勇敢的踢,高明的踢才行。
果然,又学习了。
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