你好，今天我们继续共度《卓有成效的管理者》第二章，第24页到第50页的内容。这个章节的内容，分别从：为什么需要掌握自己的时间？管理者的时间在工作中面临哪些压力？如何诊断自己的时间？有哪些方法可以消除浪费时间的活动？通过这四个方面来讲述：高效的管理者是如何掌握自己的时间。
提到做时间管理这件事，很多朋友常用的方法是，将一段时间内的事务罗列出来，再分配到每个月、每周和每天。实践起来却发现，总感觉有些不太合理的地方，很少有人能够完全按照计划百分百实现。
德鲁克在观察中发现，高效的管理者通常不会从计划入手，他们在时间管理这件事上，大致按照三个步骤进行：记录时间、管理时间和统一安排时间。
他们明白人和时间的关系，既是消费者，也是浪费者。拉开与普通人的差距在于非常珍惜时间和做计划靠理性不靠感觉，从而避免走入时间管理里的误区。
高效的管理者之所以足够珍惜时间，是因为他们探索到了时间的特性，它公平得毫无弹性可言，任何事情都不得不花费它，也没有替代品缓解时间成本投入的压力，说时间是稀缺资源一点也不为过。
在判断时间用度上容易进入一个误区：判断不准导致计划不合理且难以实现。主要是喜欢用感觉和记忆来判断时间的去向，而没有用记录真实数据的方式。
德鲁克在书中举了两个例子说明这件事，一个例子是心理实验中，人在禁闭室里会丧失对时间的感觉，很难准确估计时间的长短，这说明了人的时间感觉是不可靠的。另一个例子是一位公司的董事长，他凭记忆梳理出来的时间使用情况，与秘书准确的记录相差甚远，这说明记忆与真实情况之间是存在较大差异的。
管理者们不难发现，自己一部分的时间都被用于毫无贡献的事情上，而这类事情有一个共同点：它们表面上非做不可，实际却毫无意义。
而一些事情要想做好不得不花费一定的时间，比如和同事/客户做一次深度的沟通、建立稳定的人际/工作关系、关注工作和专业以外的信息。
组织的规模越大，管理者的职位越高，他所能自由支配的时间就相对越少。比如在做人事决策这件事上，免不了费时去思考，如果在很短的时间里做出决策，很可能是用旧经验来解决。
这些时间压力多半都来自于组织上的需要、人事决策的需要和社会发展中创新和变革的需要。因此，管理者更应该学会掌握自己可支配的剩余时间。
那么，如何诊断自己的时间呢？
德鲁克提出了两个步骤，首先是记录时间的实际耗用情况，需要持续的记录以达到三四个星期为一个时段，一年内记录两三个时段，而过短的时段，数据不全很难具备代表性。有了时间记录的数据以后，就需要定期分析和调整，调整前后也定期做对比。
其次，是做系统的时间管理。拿到时间使用情况的数据后，找出三类事情来：不必做的事、可以授权给他人做的事、浪费别人时间而变相损耗自己时间的事。
找到这三类以后，就可以大刀阔斧的砍去，这些都是属于非生产性的和浪费时间的活动，大可不必担心不做就会出问题，大胆的减少无谓的工作，丝毫不会影响工作的有效性。
上述诊断时间所消除的是非生产性的和浪费时间的活动，在组织中，难免会有因为管理不善或者机构缺陷带来的时间浪费，德鲁克提出了四个由于管理不善所引起的浪费因素。
一是由于缺乏制度或者远见而产生的时间浪费，这种情况的表象是重复出现同样的危机，而这样的状况往往是疏忽和懒惰造成的，管理者可以通过提高预见性，设计成例行公事来规避。
二是过多的人员也造成时间浪费，德鲁克在书中给了一个判断人数是否过多的标准：管理人员不得不将10%的时间花在处理人际关系上。一个精干的团队人数往往不会太多，每个人有自己独立的空间，不需要花时间协调人员矛盾，也无需向多人解释同一个工作内容。
三是组织不健全带来的浪费，这点常常表现在会议的数量上。会议占用过多时间必然导致做事的时间被削减，当工作时间被会议占据后，做不完的工作就不得不占用非工作时间了。当25%的时间用于会议时，就说明会议太多了。造成会议多的原因，多是由于职位结构不当、同一工作由多部门协作、职责混乱导致信息传递的延误，这些都是值得思考和调整的问题。
最后，是信息功能的不健全，信息传递不及时和表达方式不当都会造成工作的延误，或者重复花费时间，这一点相信管理者都能有所体悟，便不必多说。
我们在记录好时间，也对它进行分析分类后，如何掌控可以自由支配的时间呢？
很多人能够深刻的感受到职场的一个变化——预约。这样做，可以很好的帮助我们提前规划和把控时间的长短，先估计一下自己的自由时间，再将零碎的时间尽可能的整合成时间块，并在这个时间内保持专注。
生活和工作都在不断的变化之中，时间的记录、分析与管理也不是一劳永逸的事，为了达到高效，必须持续不断的保持记录，定期分析，管理时间的分配和使用，在一些重要的事情上，定下必须完成的期限。
在本章中，德鲁克和我们探讨了时间为什么对管理者尤其重要，如何判断和分析被浪费的时间，可以通过哪些方法和步骤来管理时间。时间之所以宝贵在于它的不可逆，它的不可替代性，而我们只能面对做事又不得不要花费时间的无奈。为了减少这样的无奈感，为了不重复的投入时间成本，认识你的时间，与它携手走向高效。
网友评论