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跨部门工作无法推进怎么办?

跨部门工作无法推进怎么办?

作者: 蓝豆芽先生 | 来源:发表于2018-10-14 14:02 被阅读158次

    “产品部的人太讨厌了!每次给他们提需求,都是各种推脱。不是做不了,就是等排期,更让人生气的是一个小小的优化,竟然还让我们去找大老板审批!这活还怎么干啊???”Lisa,气鼓鼓的跑来跟我抱怨。

    这是因为本周一我们的增长研讨会结束后,她的任务是跟产品和研发提需求,把用户注册成功页面提示和短信提醒做更新,今天已经周三了而这个工作仍毫无进展,可把她急坏了。

    我问:“你是怎么推进这个工作的?”

    “我拿到任务后就去产品对接人,说了我们要改的地方啊,然后她让我写邮件说明;我写了邮件后她又让我做文档示意说明,我做了示意说明后,又说页面提示分新老用户涉及逻辑改动,需要等接口和研发的同事都有空了才能讨论工作难度和排期。最让人生气的是,增加一个短信提醒,她竟然说这涉及到短信成本,让我们先找大老板审批。我们做这些优化不就是为提升新用户的转化吗?这点短信费用相比广告费来说简直就是九牛一毛啊,还去找大老板审批,不是要把大老板累吐血吗?……”巴拉巴拉地停不下来了。

    我打断她问到:“你看别的部门来找咱们配优惠券的时候,你是否让对方填写发券活动需求表,是否要走审批流程,遇到特殊的需求时是否要特殊排期和特殊审批?”

    她若有所思的叨叨起来:“还真是,之前没有整理出发券需求表的时候,我就直接跟那些有发券需求的人在微信上沟通,说了半天也搞不清楚他们的具体需求。有一次,公共事务部的一位同事可把我气坏了,上来就说他们有个活动要发券,让我们帮忙给配置优惠券。问她具体需求,回复是5折券就行,我就给她配了个通用的五折券,结果反馈是不行要限制门店的,后来又要区分新老用户,到最后还要搞个性化的优惠券名称……我靠,她不能一次性把需求说清楚吗?还好我们后来整理了发券需求表,让他们自己选择和填写清楚,有些发券方式我们确实没有权利决定,真需要他们去找相关领导去审批。那产品部也没给我需求表啊?而且我们这需求就是老板确定的……”

    我所处的市场营销部门,经常会接到其他部门的一些需求,比如说公关部、公共事务部、商务合作部这几个部门。他们虽然没有那么频繁的营销活动,但是也会有一些发券的需求,所以他们会跟我们提需帮忙配券。

    这个时候,他们提到的需求一般是没有重点、没有细节、没有明确的需求,只是大概的一个需求。在他们不了解我们发券规则和原理时,他们还比较容易异想天开,开始说需求是这样,然后我们给出反馈之后,他们又会变更需求。问能不能再加一个限制条件,能不能这样或那样来实现?然后,整个沟通过程就会变得极其复杂。我们将陷入无休止的沟通,例如到底要不要加这个限制条件,是使用二维码的方式呢,还是使用链接的方式,这个折扣的方案是否能个性化?

    后来,我们整理了常见的发券需求,做成了发券需求表。我跟部门伙伴们说,配券这个事情我们才是专家、我们是专业的,我们知道哪些是可以实现的,那些是相对来说比较困难的。所以我们一定要给对方比较简单的认知和选择,比如说追求速度的话那么只有两个选择,一个是新用户可用的优惠券,一个是新老用户都可以使用的优惠券。而具体的折扣我们的权利最多就能五折,如果需要更低的折扣,就需要跟哪个部门的哪一位领导去申请审批,都列清楚说明白。这样合作部门的同事就能一目了然,他们就能很好的去做选择。那么,如果他们需要很特殊的自定义的需求呢,也是可以的,但是因为是自定义就得单独的制作开发,这时所需要花的时间就会相对比较长,可能会半个月也可能是一个月。这么说清楚,对方就比较容易去评估自己的需求该怎么提了。

    话又说回来,当我们去跟别的部门提需求的时候,也要按照对方部门的规则流程去走。千万不要出现太多的负面情绪,比如说认为对方故意在刁难,或者认为对方偷懒不想干活,认为对方不懂自己的需求等等。负面的情绪不但不能帮助沟通,而且还可能会把整个事情搞砸,因为大家都带着情绪在沟通的时候,一定会越来越激烈,哪怕最后意识到错误了,都不会轻易去承认自己错误的。

    而相互理解,深入细节的沟通,制订标准的需求模板和工作流程,才能降低沟通成本,提高工作效率。如果对方部门并没有现成的需求模板,那么我们可以主动提出跟对方一起协商确定,让对方感受到这种工作方式的好处后,他们还会感谢我们呢。

    那么,Lisa上面遇到的问题是怎么回事呢?我想主要有2个原因,一是他们确实比较忙,二是他们并没有真正理解我们的需求。

    产品部门服务的是整个公司,他们本身就有很多需求和排期在执行。他们不给我们做需求可能真的很忙,因为他们要应对整个公司整个集团的所有的开发任务,不仅仅是我们营销一个方面的工作。我们提的需求在我们自己看来比较着急的比较重要的。而他们认为是并没有那么着急的,或许他们正在开发一个智能派单系统,那么这个派单出问题了,肯定比我们拉新要重要。因为如果单都派不成功,客户就没法下单了,我们拉过来的客户越多,我们获得的负面反馈就越多,所以他们有理由先处理那些更加重要更加紧急的事情。

    第二个就是他们把我们的需求,理解成一个比较难比较大的需求,那么他们就需要去协调各个部门的相关同事,一起来讨论这个项目开发的工作量以及合理的做出一个排期。

    当我们遇到跨部门工作无法推进时,我们首先需要进行深入细致的沟通,了解实际情况后,确保对方也了解我们的真实需求后,再协商解决办法。所有的工具和流程都是为了解决沟通问题,只有做到有效沟通才能把工作往前推进。

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