时间管理的主要理论（2）-要事第一

时间管理的主要理论（2）-要事第一

一、史蒂芬·柯维

在《高效能人士的七个习惯》中提出

要事第一

他认为从本质上看，我们对时间的使用方式不外乎以上四种。

      这张表告诉我们“紧急”意味着必须立即处理，比如电话铃响了。紧急之事通常都显而易见拖延不得；也可能较讨好、有趣，却不一定很重要。

    重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应，对当务之急却不尽然，所以更需要自制力与主动精神，急所当急。

      在时间管理矩阵中，第一类事物既紧急又重要，需要立即处理，通常被称为危机或问题。有人觉得，这类事故会消耗大部分的时间和精力，他们整天都在处理危机，满脑子都是问题，忙于应付各种紧迫任务。结果造成压力大、精疲力尽、被危机牵着鼻子走、忙于收拾残局。

　　如果你过分注重第一类事务，那么它们的范围就会变得越来越大，最终占据你全部的时间和精力。这就像是冲浪一样，来了一个大问题，把你从冲浪板上打到水里，你好不容易重新爬上去，但是下一个问题又来了，于是你又重重的摔了下去。

        有些人每天都在应付各种各样的回题，疲于奔命、因此只能借助第四类即不重要也不紧急的事务来逃避现实，稍微放松一下。在这些人的时间管理矩阵中，他们把90％的时间花在第一类事务上，而余下的10％中的大部分则用在第四类事务上，用在第二和第三类事务上的时间则少之又少，几乎可以忽略不计。这就是大部分时间精力都用于处理危机的人所过的生活。

      还有一些人将大部分时间花在紧急但并不重要的第三类事务上，却自以为在致力于第一类事务。他们整天忙于应付自认为十分重要的紧急事件，殊不知紧急之事只是别人的要事，对别人重要，对自己就不一定了。　结果就是急功近利、被危机牵着鼻子走、被视为巧言令色、轻视目标和计划、认为自己是受害者，缺乏自制力、人际关系肤浅，甚至破裂。

　　有些人几乎将所有的时间都用在第三和第四类事务上，可以说他们过的是一种不负责任的生活。结果是完全不负责任、被炒鱿鱼、基本生活都需要依赖他人或社会机构。

      高收能人士总是避免陷入第三和第四类事务，因为不论是否紧急，这些事情都是不重要的，他们还通过花费更多时间在第二类事务来减少第一类事务的数量。便重第二类事务的结果是生活在愿景、远见、平衡、自律、自制、很少发生危机。

      第二类事务包括建立人际关系，撰写使命宣言、规划长期目标、防患于未然等，人人都知道这些事很重要，却因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。

      按照彼得德鲁克的观点，高效能人士的脑子里装的不是问题，而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费时间和精力，他们的思维定式是预防型的，总是能够做到防患于未然。当然，他们也有真正意义上的危机和紧急事件需要马上处理，但是这类事件的数量相对来说很少，他们能够平衡产出和产能的关系，将时间和精力集中在重要但是并不紧急的事务上，即第二类事务，完成这些活动能够提高个人的处事能力。

      因此，不论大学生、生产线上的工人、家庭主妇、抑或企业负责人，只要能确定自己的第二类事务，而且即知即行，一样可以事半功倍。在时间管理领域称之为帕累托原则：以20%的活动取得80%的成果。

    若要专注于要务，就得排除次要事物的牵绊，此时需要有说“不”的勇气。人各有志，各有优先要务。必要时，应该不卑不亢地拒绝别人，在紧急与重要之间，知道取舍。

自我管理四步骤：

　　以第二类事务为中心的日程安排需要以四项关键步骤：（感觉与易效能的理论不同，他采用的是自上而下的一个处理过程）

1、确认角色    第一步就是要写出你自己的关键角色。如果你还没有认真思考过这个题，那么可以把自己想到的先记下来。作为一个个体，你有属于自己的各种角色。你可以先写下自已在家庭中的角色：丈夫或妻子、父亲或母亲、儿子或女儿等。然后，写下自己在工作中的角色，列举自己想要持续投入时间和精力去做的一些事情，还可以将自己在其他社区事务中的角色也写出来。

　　你不必想得太复杂，好像在确立终身志向一样，只要考虑自己下一周的角色和任务，记下这七天时间里需要专注的领域即可。

2、选择目标  第二步就是思考下一个周计划你最想做一两件要事，作为你选定的目标。这些目标中一定要有几个第二类事务，最好让这些短期目标与使命宣言中的长期目标相关联。即使你还没有撰写个人使命宣言，也可以根据自己的感觉来判断每个角色中哪些事情是比较重要的，并为每个角色确立一或两个目标。

　　3、安排进度  第三步是为每一项目标安排具体的实施时间。如果你的目标是起草自己的个人使命宣言，那就不妨在星期天安排两个小时专门做这件事情。通常星期天（或根据自己的信仰、生活方式、工作安排选择其他某个适当的时间）是进行个人思考和制订个人成长计划（包括周计划）的理想时间，因为这时候你有充足的时间思考、反省，寻求灵感，并根据各项原则和价值观来审视自己的生活。

　　如果你给自已定的目标之一是通过锻炼增强体质，那么就可以安排一周三到四天，每天一小时的锻炼，当然也可以每天锻炼，以确保达到既定目标。有些目标可能必须在工作时间完成，有些要等到孩子们都在家的星期六才能实现。现在你知道我为什么说周计划比日计划好了吧？

　　确认角色并制定目标后，你就可以把每项任务分配到一个星期中某个具体的日子去做了。或者将它列为一项重要活动，或者列为一个特别约会。你也不妨查看一下自己的年历和阅月历，看一下是否有什么事先定好的约会，并根据自己的既定目标确定这些约会是否重要。如果你决定履行这些约定，那么就为他们安排具体的时间，如果你认为它们无关紧要，那么取消就好。

4、每日调整    使用这种也以第二类事物为中心的周计划之后，你就会发现原来的每日计划变成了每日调整，解根据突发事件、人际关系的意外发展及崭新机会对每天的要务安排进行适当调整。

　　当你每天早晨审视自己一天的日程安排的时候，你会看到，由于内心的平衡，自己已经为角色和目标进行了合适的优先排序。这种日程安排是灵话的，是右脑运作的结果，是建立在自己对个人使命的认识的基础上的。

　　你也可以运用第三代时间管理方法中的A、B、C或者1、2、3来为每天的事务排序。在周计划的框架下，这种按重要性优先排序的方法可以让每天的事安排有所侧重。

　　但是如果在为这些事务进行排序之前，不知道具体的事务同个人使命之同的关系，不清楚这些事务同人生各个领域的平衡之间的关系，那么优先排序只能是徒劳无益。

授权（委托）――高效能的秘诀。

    授权是提高效率和效能的秘诀之一，可惜一般人多吝于授权，总觉得不如靠自己更省时省事。

二、易效能提倡做要事是从下而上执行的

叶武滨

      我们怎样才能让我们应该关注到的要事出现在我们面前呢？那就要通过将我们收集到的各种事务按照重要紧急分类处理，当所有事件都这样被主次排序之后，我们就可以找到自己的要事。在这个过程中我们需要进行以下几步工作。

        首先我们需要找到自己人生的原景和目标，也就是这一生我们要到达哪里。

        但对于这个问题，只有极少的人可以在很年轻的时候就给出答案，绝大多数的人在刚进入社会甚至很多年之后都无法给出答案，因为愿景和目标需要我们有足够的社会经历和心路历程，而且社会经历和心路历程并不以时间论。当我们没有足够的经验时，任何仓促的答案都是有待商榷的，所以这不是一蹴而就的事情。既然这样，那为什么还要首先提到呢？因为人生的愿景和目标是我们生存在这个世界上的意义，虽然无法立刻得到答案，但并不意味着我们就可以不去关注它，不去寻找它，我们重视它，却不心急找到它。

      我们有没有方法可以更快地找到它呢？许多人寄希望于通过诸如价值观、性格类型等从上到下的方式来找到最终的答案，但这种从上到下的方式也是以我们的经历和心路历程为基础的，而经历和心路的成长就需要我们关注当前的道路，从下到上地慢慢寻找。

      通过“收集”将各种我们可能关注的事务都置于我们的视野范围内，然后通过整理将收集来的不完善信息完善并分门别类进行管理，再通过不断的检视来发现自己的人生远景和目标。那如果短时间内我们无法发现自己的人生愿景和目标怎么办呢？这时，我们就可以把自己的视野从人生的终点拉近一些，10年？10年不行就3年，3年不行就1年！甚至拉到当前工作中最重要的目标上。        第二步我们需要根据自己当前能够确定的人生愿景和工作重心，先删除一些和自己没有关联的事务。

      其实这个世界上99．99％的事情都与我们无关，我们决定不了也影响不到，而那不到0.01％的事情才值得我们留意用心，比如本职工作、家庭，当我们删除大量的无关事项后，就会发现我们的清单上会少很多待处理事项。

        第三步就需要我们对剩下的事务进行重要紧急的、重要非紧急的、非重要紧急的和非重要非紧急的分类，将自己的80％的精力集中在重要的事情上，另外20％的精力分配给非重要的事情。

      图穷匕见比喻事情发展到最后，真相或本意就会显露，那时你才会发现什么才是自己真正需要的而非想要的东西。

叶老师在100讲中讲到：

什么是自下而上？

那我今天首先来举一个例子：

假设你是一个机场管制塔上的指挥官，你首先会关心什么呢？

我相信你一定会首先关心对你来说最紧急最重要的事情，那也就是跑道上的飞机以及天上的即将要下降的飞机。

一个即将下降，一个即将起飞，这个事你首先要管控，如果你不管控这部分，你就会出很大的乱子。

同样，你的生活中也有很多近期的紧急的事件。

那什么是近期呢？近到眼前。

远期就是远到今天一天，再远就是远到未来。

一个塔台的指挥官，除了能够看到跑道和天空的飞机，这部分如果他已经掌控了，已经能够处理了，他就能管控到在机场停机坪上的那些正在准备的飞机：机身有没有问题，油加满了吗......

当然他是通过系统、通过员工、通过团队去处理的。

以及天上未来几十分钟要降落的飞机情况，这是他管控的第二层。

如果跑道以及停机坪以及天上更远的飞机都能够获得掌控，那他就会考虑更远的：一个小时、两个小时之后......那他管控的面就会更大。

他要知道未来机场上空的天气，以及周边高速公路的堵车情况......

假设他是北京塔台的指挥官，他要看到广州的飞机有没有飞过来，以及各个城市，甚至全世界各地飞过来的飞机，究竟会怎么样，会引发暴增吗？

那人生也是这样，你必须首先管控当天对你来说是紧急并重要的事务，当你把这些消灭掉，然后你就有机会去做重要不紧急的。

所以我们为了能够让自己活在《高效能人士7个习惯》的作者提及的：我们要去做第二象限---重要不紧急的事，那我们首先要去处理重要并紧急的事情。

当然还有紧急不重要的事我们可以丢弃不做或者通过委托，所以这个大的架构我们要先建立。

不能说我们只关注重要不紧急，我们把重要紧急的丢掉，这不可能，你也做不到，所以我们的焦点是要想办法如何去解决掉重要紧急的事务。

那我们现在来谈一谈如何做眼下重要紧急的事务以及紧急不重要也就是紧急的事务，如何快速把它们消灭掉？

我们谈到执行可以有4个方案：

第一、你完成它；

第二、你推迟它；

第三、你可以委托；

第四、你可以删除掉。

这就是4D原则，第一个“D”是Do（做），第二个"D"是defer（推迟），第三个“D”是Delegate（委托），第四个“D”是Delay（删除）。

眼下对你来说哪些是相对比较重要的你就要去执行，相对不重要不紧急的你就推迟，那个重要性不够的，你可以委托，那真的是不重要的，你就删除掉。

所以这是一个分类。

那你如何能够快速地对事情进行分解，你就要结合我们之前课程所讲到的：

你要把你大脑里的事务收集到你的工作栏当中，这个工作栏指的是什么呢？

这个工作栏指的是你的纸笔或者手机的app，无论是安卓、苹果都有大量的这样的app，我们后续的课程会做一些推荐。

那今天你可以先试试看：你把大脑里的所有事物用一张纸写下来。

当你能够把它们写下来，你才有机会去做4D的分类。

如果你不能把它们写下来，留在你的大脑里，可能有很多是更远期的事情，有的可能是你过去的事情，有的可能是你的点子，当你不能把它们写下来，你就无法专注去处理眼下的这些紧急或者重要的事。

你也就没办法把这些处理完去处理未来重要不紧急的事务。

所以，我们今天的总结是两个关键：

第一、你要把所有大脑里的内容收集下来；

第二、你在分类之后就可以做到4D，也就是：执行、推迟、委托、删除。