每个人每天的时间是相等的,都是24个小时,为什么有的人一天效率超高,能量满满?而有的人看是忙碌不停,实则没一天到晚啥也没干,我们称之为“瞎忙”。
计划好久,早上起来看书,好不容易起来了,把书打开,先刷个朋友圈,逛个微博,了解下新闻,时间一分一秒过去了,书还躺在那里;早上刚上班,翻翻邮件,跟同事唠嗑两句,一早上就过了;每天毫无章法,任务完不成,加班加点……以上情况,可能或多或少都会中招,那么如何拜托这种困扰呢?番茄工作法了解下……
一、番茄工作法简介:
番茄工作法:列出你当天要做的事,设置25分钟闹钟,然后从第一件事开始,闹铃响了之后,休息5分钟。
番茄工作法,实际上是一个简单的PDCA戴明循环的4步:
计划P—执行D—评估C—应用A。
※ 计划(Plan):制定达成目标的流程。
※ 执行(Do):实施流程。
※ 评估(Check):比较实际结果与预期结果的差距。
※ 应用(Act):对差距进行分析,以求改进流程。
二、基本方法:
将要完成的活动全部填入“活动清单”表格,每天早晨,从其中选出数项要在今天进行的活动,抄入“今日待办”表格。
开始工作:
在“今日待办”中选择一项最重要的活动。
启动番茄钟,时间设定为25分钟。
开始工作,直到番茄钟响铃。
在“今日待办”表格该活动右侧标一个×。
休息片刻(3~5分钟)。
开始下一个番茄钟,继续工作,直到完成这项活动,在“今日待办”表格上划掉它。
每四个番茄钟后,多休息一会儿(15~30分钟)。
在一天结束时利用一部分番茄钟时间去完成记录、处理、可视化。
※ 记录:将当天收集的数据归档,写入“记录”表格。如果你跟踪了中断次数,就把中断次数写下来。
※ 处理:从所记录的原始数据中提取有用信息。例如,可以计算在每个25分钟的时间段,平均遇到几次中断。
※ 可视化:最终找出改进流程的思路。
三、规则和技巧:
番茄钟不可分割。
如果一项活动要花费超过5~7番茄钟,则应拆分为更小的活动。
如果一项活动的花费不足1番茄钟,则可与其他活动合并。
一旦番茄钟启动,就必须走到响铃。
四、处理中断:
内部中断:番茄钟时间内,自己想要刷一下微信或者想要在淘宝上购个物。
处理内部中断:
*在当前番茄钟的×位置旁边画一个撇号(')。
*在“今日待办”表格的“计划外紧急”区域记下这项活动,今天完成。
*或在“活动清单”表格中记下这项活动,改天完成。
外部中断:番茄钟时间内,同事找你处理一件事情,电脑提醒收到新邮件等外界干扰。
处理外部中断:
*在要记录当前番茄钟的×位置旁边画一个减号(-)。
*采取“告知-协商-计划-答复”策略与中断者沟通:
(1)告知:“我手头有事,正忙。”
(2)协商:“周五再帮你做,行吗?”
(3)计划:写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟。
(4)答复:按照承诺回电或答复,不然的话,下次别人就没法信任你了。
我是个重度拖延症患者,事情总是拖到最后一刻才行动,用番茄工作法一个星期多了,改善了不少,至少每天有了任务目标,一步一步去完成,然后会定期总结复盘,从而不断鞭策自己,继续努力……
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