更少的幻灯片页面

【ZhaoWu笔记分享】

现在，你已经按照故事线的结构搭建起一份完整的报告了。你可以选择暂时把它抛诸脑后，也可以把它提前发送给你的听众。问题是，你可能在创建这份报告的同时爱上它，以至于你相信它们值得在汇报中被一一呈现，但这是不对的。

汇报时使用的幻灯片页面应该越少越好，这样可以为随后的讨论预留出更多的时间。聚焦于更少的信息有助于听众理解你的观点。幻灯片页面越少，你看起来就越权威和自信。如果你可以用30张幻灯片讲完你的故事，那就可以再试试用20张，而不是40张，听众一定会很高兴的。正如法国作家安托万·德·圣-埃克苏佩里（Antoine de Saint-Exupéry）所说：“完美之境，并非无以复加，而是无可删减。”

为什么大部分的报告者都会使用比他实际需要的更多的幻灯片页面呢？阴谋论者可能会说，因为咨询师需要让听众感觉值得。但很多公司内部的问题解决人员也会犯同样的错误。他们觉得很有必要证明自己付出过的努力，而一份厚厚的报告可以更好地证明这一点。此外，知道自己有一大堆的幻灯片也可以让报告者感到安心一些。“听众可能不喜欢我所说的，但最起码我做足了工作！”带着寥寥几页幻灯片走进会场需要报告者拥有莫大的勇气：“听众会认真听我说话吗？如果他们问了我无法回答的问题该怎么办？”

我们之前提议的模块化结构给这个问题提供了一个令人欣慰的出路——你只需从中选择20张你认为必须报告的幻灯片就可以了。一旦你确认了哪些内容是必须报告的，就可以把剩余的幻灯片放进备选页里。有了这些备选页，你就不会担忧如果有人问到你舍弃的细节问题该怎么办了。如果你还有时间（或者你担心你的页面设计对于投影到屏幕上的展示来说涉及过多的细节），你可以在精选出的20张幻灯片的基础上再创建一个简化版。在这次简化中，你可以对文字和细节进行删减，每一个页面都可以删减到只有标题和用以支撑该标题的图表。

这一模块化的方式使得有一部分的幻灯片只是为了提供视觉辅助用的。它们不负责讲述完整的故事，在汇报会议中，这一任务是由你来负责的。它们的用途是控制会议的走向。而且你不用担心剩余的信息会丢失，因为你会把完整的报告分发给大家，这样可以让没有参加会议的人也可以看到完整的会议内容。

现在，你已经确定了汇报的流程，建构好了报告的结构，也对内容进行了准备，但你还没有完全准备好踏入会议室的门口。你还需要花点时间来检查你的报告，包括清晰度、拼写、语法、计算结果以及报告的内在一致性等。检查过程中，你需要再次确认自己是否遵循了上文所说的所有指导原则。图10-16的核对清单总结了在进行重要汇报之前你应该核对的18个要点，花点时间去把它过一遍。

图10-16　报告核对清单