速读版
1.你的 PPT 可能存在重大安全隐患
2.数据&图表粘贴是一样的吗？
3.链接 & 嵌入对象有什么区别
4.将整个 Excel 链接到 PPT 中
5.将 Excel 中的部分数据链接到 PPT 中
6.自动更新和手动更新链接对象
7.链接 excel 链接丢失怎么补救
你的 PPT 可能存在重大信息安全安全隐患
听起来可能有点不可思议，PPT 怎么可以出什么信息安全问题？
不要着急，我们先来一个案例。
这是一个世界 500 强企业的真实案例，暴露出来的问题真的让对方感到不寒而栗。
先来看看这份 PPT ，文件大小 65 MB 除了体积大了一点，没有什么不妥。
打开 PPT ，只有图表，连一张图片都没有，怎么可能这么大！
案例图由 iSlide™ 演示设计提供
那么会不会是版式过多导致的呢？毕竟之前可是亲眼见到过 1 个 PPT 里面居然后 16115 个版式的惊人存在！
还没来的及看的小伙伴可以看这里：天哪，这个PPT里“藏”了16115个版式！！
案例图由 iSlide™ 演示设计提供
打开母版视图，发现母版一共只有 11 页，非常正常没有任何异样。
最后的最后，我们将这份 PPT 文档的所有元素提取了出来，结果让所有人都惊呆了！
提取方法：
方法①：使用 7-Zip 解压软件直接「提取到当前位置」（或其他目录）
方法②：压缩成 .Zip 格式，然后解压到指定目录。
想要了解更加详细的可以点击文章：PPT如何压缩图片&一键提取所有素材？
在解压后的文件中，我们看见有一个 「 embeddings （嵌入）」文件夹。
鼠标悬停显示文件大小为 64.5MB ！
打开属性查看具体参数，一共有 31 个文件！而且全部都是 Excel 格式的！
随机打开一个 Excel 文件，发现 Excel 文件中不仅仅是插入到 PPT 中的图表，所有没有在 PPT 中显示的隐藏数据全部一览无余！
试想，作为一家世界 500 强的公司，如果这份 PPT 对外流出，其中的 Excel 数据资料被有心人完整提取并泄露，带来的损失可能是难以估算！ 还有一些比如像咨询公司，大数据企业等对这一块也是尤为需要重视。
数据VS图表粘贴对比
不知道有多少小伙伴注意到，当我们将 Excel 复制到 PowerPoint 中时，「图表」「数据」之间是有差异的。
先来看看二者的粘贴选项图标对比：
① 复制 Excel 数据
操作：
1.在 Excel 中选中数据，「 Ctrl + C 」复制
2.「 Ctrl + V 」粘贴入 PPT
3.右下方会出现 5 个粘贴选项，选择需要的粘贴格式。直接粘贴的话会默认「使用目标样式」，如 GIF 中演示。
具体：
-
使用目标样式(默认)将更新的数据格式，以便匹配目标样式。
-
保留源格式将保持完全按原样设置格式的数据。
-
嵌入 Excel 中的数据表被一次性拷贝到 PPT 中，可以在 PPT 中对图表数据进行再编辑
-
图片将数据粘贴为图片。不能编辑或更新数据。
-
只保留文本将数据粘贴为文本。
② 复制 Excel 图表
复制 Excel 图表与复制 Excel 数据的操作一样，在 Excel 中选中数据，「 Ctrl + C 」复制「 Ctrl + V 」粘贴入 PPT 选择需要的粘贴格式。
如果只看粘贴的效果，似乎都一样没什么区别，但我们肯定不能只看表面：
嵌入VS链接对象的区别
区别：在将数据放入目标文件后，数据存储位置不同，数据更新方式不同。
例如
假设年终汇报时要将 Excel 的数据报告插入到 PowerPoint 中，这时通常会选择以下 2 种方法：
① 嵌入：如果将幻灯片嵌入报告中，报告包含的就是数据的静态副本。一次性将文件拷贝入 PPT ，可以在 PPT 中对数据进行再次编辑。
② 链接：如果将 excel 链接到幻灯片，每当源文件更新时，报告中的数据就会相应更新。【前提：文件的「文件名」和文件「保存路径」不变】
由于一旦使用「嵌入」就会将整个文件拷贝入 PPT ，而 PPT 文件本身也是一个压缩文件，要将其中的文件提取出来可以说是轻而易举，所以就出现了上文的 1 个 PPT 中提取出了 31 个完整的 Excel 表这种情况。
小结
1.链接对象时，如果修改源文件，则会更新信息。链接数据存储在源文件中。Word 文件或目标文件只存储源文件的位置，并显示链接数据。如果担心文件的大小，以及数据的安全性问题，可使用链接对象。
2.如果要包含单独维护的信息（例如由其他部门收集的数据），并且需要让该信息在 PowerPoint 文档中保持最新，那么也适合使用链接。
3.嵌入 PowerPoint 对象时，如果修改源 Excel 文件，PowerPoint 文件中的信息不会相应更改。嵌入的对象会成为 PowerPoint 文件的一部分，并且在插入后就不再是源文件的组成部分。
4.由于信息完全包含在一个 Excel 文档中，如果不希望该信息体现源文件中的更改，或者不希望文档收件人关注更新链接信息，则嵌入功能非常有用。
将整个 Excel 链接到 PPT 中
步骤
1.点击“插入”选项卡上“对象”。
2.在“插入对象”对话框中，选择“由文件创建”。
3.单击或点击“浏览”，然后在“浏览”框中找到包含要插入和链接到的数据的 Excel 工作簿。
4.关闭“插入对象”框之前，选择“链接”，然后单击“确定”。
重要: 演示文稿中的链接对象显示来自链接的 Excel 工作簿中活动、顶部电子表格中的所有数据。当保存 Excel 工作簿时，需确保①原 Excel 文件名不能改变；②原 Excel 文件路径不能改变。
将 Excel 中的部分数据链接到 PPT 中
步骤
1.打开目标 Excel 工作簿，「 Ctrl + C 」复制目标数据。
2.打开 PPT 页面，在“开始”选项卡上，单击“粘贴”下的箭头，然后选择“选择性粘贴”。
3.在“选择性粘贴”框中，单击“粘贴链接”，然后在“方式”下，选择“Microsoft Excel 工作表对象”。
如何更新链接对象
自动更新
默认情况下，会自动更新链接的对象。这意味着，每次更新 Excel 源文件，打开 PPT 后 PPT 中的信息也会自动更新。
手动更新
手动更新只适用于使用「链接数据」拷贝到 PPT 中的图表，当原Excel文件数据改动后，可以在PPT中使用“刷新数据”功能来保持数据同步。
使用前提：需确保①原 Excel 文件名不能改变；②原 Excel 文件路径不能改变。
更新或删除指向 Excel 工作簿的断开的链接
将 Excel 链接到 PPT 中很多优点，但有的时候我们也会遇到一些问题，比如文件名称和保存路径发生了变化。
这个时候打开 PPT 想要编辑其中的数据会弹出错误提示类似「抱歉，无法找到所有链接的文件。您可以通过单击“文件”选项卡，然后单击“信息”选项卡上的“编辑指向文件的链接”来重新建立链接。」
点击图表发现提示「链接的文件无法使用且无法更新」
这个时候我们该怎么办？有没有方法能够忘记这份数据？
不要着急，还是可以救一救的。
步骤
1.在「文件」选项卡中，点击「信息」，在右下角的「相关文档」中，点击「编辑指向文件的链接」。
注意：如果看不到相关文档部分，请确保已保存演示文稿。
情况一 知道 Excel 文件的新位置
- 点击“更改源文件”，转到 Excel 工作簿的新位置，然后点击“打开”。 在“链接”列表中，点击击指向链接工作表的正确路径，然后“立即更新”。
【 PS ：文件保存路径在服务器中同样有效。】
情况二 不确定Excel 文件信息或者已经丢失
-
点击“断开链接”。 此时图表仍然会显示在幻灯片中，但其中的数据不会再随着原始工作表的变化而更新。
GIF 演示
看完了也记得提醒朋友们多多注意信息安全哟~
我们下期见 ：)
网友评论