我是一个比较怂的人,没有想过当班主任、做统筹,而这一切就猝不及防的发生了,虽然心态上没有完全准备好,挑战既然来了,那就接着吧,没有万事俱备的开始,只有边做边修正。
【活动回顾】
01 方案
拿到任务,我第一个想到的是方案,有心晴大大的整体策划案,有以前活动的模板,这一步轻松完成。如何落实呢?
02 招募组员
因时间太紧,主持人没有公开招募,提前联系了我比较熟悉的安安,请思远大大又推荐了一位远远,叮嘱她们自拟主持稿,其他人员参照上期招募配置,计划招设计4人,宣传2人,对接2人,候场1人,老铁们极致热情,人员到位。考虑到设计任务较重,实招设计6人,其他岗位人数未变。
03 物料先行
组建筹备群后,直接分享活动方案,让大家对活动流程先有个整体印象。因所需物料较多,统筹重心放在了这一部分,其他人员原地待命。
实际落实中,问题比较多,海报的数量、要求、组员熟悉的工具、定版、截止日期……想到想不到的问题一 一出现,我也懵了,细则还没出,只能按照草案,先紧着急的邀请函、倒计时海报让设计宝宝们认领。
老铁们非常优秀,邀请函出了四张,倒计时海报出了两版,曼曼更是贴心的认领了流程海报、环节海报和队长聘书,当晚全部出活,让我们物料压力松了很多。
海报的调整,我一直在自己跟进,又没有直接定稿,也没有想到指定一个负责人,是这一环节最失策的地方。
04 主持稿
安安和远远特别靠谱,交待的事,她俩沟通过就自己分工,安安撰写主持稿,远远细化流程,主持稿几乎没有修改就定稿,流程图细化到了分钟,可视化图表,一目了然,大赞。
05 宣传
小鱼和暖暖也很赞,各司其职,并能随时补位救火。
06 对接
桂桂儿和方乃友两位老铁也很给力,一个收集节目和宣言,一个对接米大,还要履行战队长的职责,特别优秀。
07 彩排
彩排简单过了一下流程,存在问题未能及时发现,又是一个隐患处
08 场控
Viola特别细心靠谱,整场活动即使我没在,她也做的很棒。
09 外协
心晴大大、思远、海双、晴天、叮叮、秋兰等给予整场活动很多支持,各战队长也很给力,晚会节目丰富,质量很高,特别感谢大家。
【存在问题】
回顾整场活动,我认为最大的问题在我,目睹了多场开营仪式,战略上“轻敌大意”,战术上又能力不足,导致:
01 任务下达不够明确;
02 跟进落实没有明确的时间节点和责任人;
03 物料未清点核查,导致文案错误和遗漏;
04 各环节场控时间不明确,导致队长聘书没能现场发放。
【如何改进】
01 做完文案,应该梳理下活动框架,随着活动的推进,进一步细化框架,做到心中有数;
02 任务下达要简洁明确,可视化、数据化任务呈现更好,一目了然。
03 前置任务
即使人员没有到位,所需物料的种类、数量、素材、文案等海报要求,可以提前整理,设计宝宝到位,能很快开展工作,提高效率。
另外专业学习也得懂,海报的像素尺寸、常用颜色参数最好给出固定数值,整体出稿看起来会更专业。
04 充分放权,每个环节指定责任人,给出时间节点,分环节、责任人建立工作检查清单表,依表跟进,及时汇总,通报,让所有人明确进度。
【我要夸】
远远:极致靠谱,根据开营仪式初稿改了三版可视化的流程表格,细化到分钟、责任到人;每一个环节主动跟进,查漏补缺,并及时跟我反馈,米大发言总结到位,反映迅速,特别让人放心的姑娘;
安安:独立完成两个人的主持稿,我几乎没有修改,场控能力也很强;
曼曼:第一个跳出来承担了大部分设计任务,昨天一个人完成了整个流程海报和队长聘书共计14张海报,超赞;
一缕春风:承担了管理组全家福、导师、班主任及教练个人海报共18张设计任务,担当和救场能力突出;
金老板:独立完成了8张教练个人海报,低调而负责;
遇见:人在新疆,与我们有2小时时差,牺牲睡觉时间耐心修改,设计了邀请函、倒计时等3张海报,做事特别有耐心,也很认真;
年年有余:直接上手就是开干,拿结果说话,邀请函做了三版,并耐心请教修改,邀请函收录在物料库里,以备后续参考,继续观察交流,可以挖出更多宝藏;
久逸:海报设计质量高,两张倒计时海报一次定稿,时间宽裕一定能承担更多任务;
桂桂儿、方乃友:两位老铁负责对接,桂桂儿收集节目单,方战友对接米大,都完成的很棒,桂桂儿还主动承担了设计任务,虽因网络问题没做成,这种勇于担当的精神,值得肯定;
小鱼儿、暖暖:两位老铁负责宣传、暖场,鱼儿还主动担当米大分享文字转播,值得信赖;
Viola:候场兼场控,交流不多,办事可靠;
此外,对本次活动予以大力支持配合的心晴、思远、海双、晴天、叮叮、秋兰等大大,各战队长及其所有队员的参与配合,感恩有你们!
【感悟】
01 能力无极限,事上多磨炼,做一个靠谱的人;
02 提升自己带团队的能力;
03 用清单检查
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