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没错，今天又有新瓜，边吃瓜边学知识，一上午就摸鱼过去了。
事情是这样的：
昨天有个设计师，做完 PPT 后，联系客户没有得到回复，就先回家了。
晚上客户找来要文件，结果设计师的文件在公司电脑上，没带回来。
最关键的是，之前和客户约好的，晚上要交稿。
当时听到这个事情，我简直慌了，这要是没处理好，妥妥的差评加投诉。
不过，今天不讨论故事的结果，而是想给大家分享一下：
随手备份文件，养成良好的工作习惯
我们在做 PPT，或者处理其他工作文档时，难免会临时有事需要离开。
或者，下班后在回家路上，甚至知道某个时间段要停电，等等各种情况。
这些时间段，如果客户或领导，刚好急要文件，而我们又发不出去的话，就很容易耽误事情了。
正确的处理方式是：在离开电脑前，及时把文件备份到手机上。
让文件随时跟着我们，不管走到哪，都能及时发送。
那么，这里面，具体有哪些操作技巧呢？
1. 根据需求充分备份
首先，养成好的保存习惯，每修改一个大的版本，就另存一个副本。
可以避免在修改完成后，对方又决定要之前某个版本的文件。
其次，要同时保存 PPT 源文件，以及带水印的预览文件。
一方面，发送预览文件，可以有效避免客户骗稿的情况；
另一方面，预览文件一般用 PDF 格式，文件体积更小，发送更方便，而且很少会出现兼容错位的问题。
等确定预览文件没问题后，再把源文件发送过去即可。
2. 使用个人群备份文件
我们可以在 QQ 或微信上，新建一个只有自己的群，然后在电脑端，把文件发送到群里即可。
通过这种操作，不管走到哪，都可以直接在手机上，把文件转发给其他人。
如何新建只有自己一个人的QQ群呢？
只需要在电脑端的QQ，选择创建群聊，填写完信息后，跳过邀请他人加入即可。
如何新建只有自己一个人的微信群呢？
在手机端微信，点击“发起群聊-面对面建群”，然后随意输入 4 位数，同样不邀请他人，直接进入即可。
平时可以把它们置顶，随时往里面发文件备份，甚至还可以拿来当备忘录用。
3. 通过邮箱备份文件
微信群发文件的方法，方便转发，但也有局限，文件不能超过 100M。
但是当我们的 PPT 里，用到一些高清大图的时候，分分钟就超过 100M 了。
所以，可以先把 PPT 文件上传到 QQ 邮箱，发送给自己。
当客户要文件的时候，我们只需要在手机上操作，把邮件转发过去即可。
不过需要注意，QQ 邮箱的超大附件，一般只有 30 天时效，发送完成后记得提醒对方，及时下载保存。
4. 使用文件同步工具
上述的操作，都需要我们把文件手动备份，但是忙着忙着总会忙忘了。
那有没有一种方法，能够自动把文件备份到手机上呢？
还真有！这里推荐腾讯出品的：最近文档随身。
只需要在电脑上，下载好客户端，手机上绑定小程序即可。
当我们在电脑上保存的任意文档，它都会自动同步到小程序里。
这里就不详细介绍操作了，大家可以百度一下，网上有很多具体的教程。
这时候，可能有些人要问了，那我用百度网盘是不是也可以？
一般来说，我个人不推荐用网盘。
一方面，很多文档有保密要求，当对方知道你随意把文件上传到网盘，还把文件链接分享过去的时候，会怀疑你的专业性。
更甚者，会甩给你一份保密协议，让你吃不了兜着走。
另一方面，百度网盘的下载速度很慢，尤其是大文件。
如果对方没有开会员，下载文件的时候，一定会对你有所怨言。
而我们作为服务的提供者，方便了客户，其实就是方便了自己，能省去很多不必要的麻烦。
不过，话说回来，确实要用网盘，也是可以的，可以采取折中的办法。
我们不能直接把网盘的分享链接发给对方，而是要在手机上，先把文件下载下来，再另外发送过去。
以上，介绍了几种把文件备份到手机，再发送给客户的方法。
但是，这还不够！没别的意思，咱就是杠精。
要是到时候，我连手机都没有，那可咋办，文件还咋发？
其实，这种情况也经常会出现。
比如，某个时间段要开会，不能看手机；或者你晚点要去澡堂搓澡了，没法随时看手机。
咋办？同样给大家支招：
1. 及时报备，通过他人进行备份。
我们可以先告诉其他同事，某个时间段我们没法用手机，先把文件发给他保存。
一旦客户或领导找来，让他帮忙发送一下，免得耽误事情。
2. 提前预约时间，专业沟通赢得信赖
如果知道对方可能会来要文件，但又不是很着急使用。
就可以先和对方约好时间，告知对方，你大概在什么时间段要去干啥，能否约个时间点沟通交接。
这样操作，会让对方更放心，觉得你比较专业，同时你做其他事情的时候，也不用时刻担心文件这边。
好了，今天的分享，是学习、工作中一个很小的细节，但是养成了这种良好的工作习惯，会让工作与生活更有条理，减少出错。
平时大家有什么其他的好习惯呢？欢迎留言分享一下哈~
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