说道项目管理中的推诿责任的问题,自己现在想想投头大,不是自己项目的锅还要背的情况也是时有发生。自己背锅不说,主要是拖慢项目进度啊。(进度慢了,我啥时候才能拿钱啊)
我们经常会遇见的推诿的场景:
推诿场景一
经理,里程碑计划我编好了,需要发送给谁?谁来确定?
经理,质量部的人说项目的质量体系他们不负责写,只负责监督审核,怎么办?
经理,客户打电话投诉,说咱们上个月月度例会的会议纪要没有发给他们,您看怎么处理?
推诿场景二
一个完整的项目策划书,在完成了项目背景分析、项目目标界定、项目经理任命、项目团队组建、项目范围分解之后,接下来应该做什么?
以上一系列的问题,都可以交一个我们都知道的简单项目管理工具来解决,那就是责任分配矩阵!
别看这个管理工具简单,起的作用那是一点都不小。
责任分配矩阵,了解一下
责任矩阵(也称RACI)可以简洁明确地显示出项目人员的分工情况。通过责任矩阵,项目的各项工作都能落实到具体的责任人,避免责任不清而出现的无人负责、推诿现象。
责任分配矩阵是针对项目范围WBS分解出来的工作,将工作的责任在组织内进行分配。
什么时候制作责任分配矩阵?
只有项目计划具备了两个基本条件后,才能制定责任分配矩阵:
第一个条件:项目的WBS已经编制好了。
第二个条件:涉及到项目中的人员/部门都已经清晰明确了。
这两个条件缺一不可。
具体如何使用,步骤如下:
1.确定工作任务和决定事项(做什么)
确认关键性商业流程、功能、决定或活动,进一步分析这些流程与活动,视需要再细分成细项工作。此部分将成为RACI矩阵之最左垂直栏目(橙色部分)。
细化工作项目时应用动词开头描述工作内容,如评价、计划 、书写、记录、 操作、 检测、 准备、收集、批准、 更新、执行 等, 避免列入简单的工作如:“参加会议”等。
2.准备参与者的职责清单 (谁做)
确认需介入的人员、职位或部门,列成RACI矩阵之上端水平栏目(红色部分) 。
3.初步建立RACI 表
建立角色与责任草图。先与少数决策者进行,将RACI排入矩阵图之中间部分。
4.获得反馈,达成协议
召集所有参与人员,召开ARCI会议。说明、沟通、并解决矩阵“草图”中在流程/次流程、活动/次活动、人员/职位角色,及RACI责任分配中的问题与建议,达成共识。
5.表格分析与检查
(1)横向分析(针对某一工作项目做分析)
如果没有R:工作没人做,大家等着要批核、被咨询、被告知、没人把工作当成自己的,除了A外。
如果没有A:没人总其成并负全责。A是有资格限制的,但只要资格相符, A应尽量往更下阶层选任,以适才适任,并权责相符。
如果太多C:真的需要这么多“顾问”吗?顾问咨询也意味着时间流失、成本增加,确实值得吗?
如果太多I:真有这么多人需要正式、定期告知?应以实际的工作需求性为基准订定,不是因为他是“三朝元老”。
如果太多A:只能有一个A。超过一个A,常属过渡期或特殊例。
(2)纵向分析(针对各个人或部门的责任分配状态做分析)
如果太多R:这个人真能够、也确需要,执行这么多工作吗?这些活动可否进一步拆解或简化,以更利管理?
如果是满格:这人需要介入这么多活动吗?C可否降为I? I可否取消?
如果没A没R:如果这是一个直线而非幕僚职位,应考虑废除或增强这人/职位的功能?
如果太多A:有适当授权吗?这人是“以天下兴亡为己任”?确需日理万机?有些A可退为C或R,甚至I吗?
6.建档并公告,投入执行
建档已成共识的RACI矩阵责任图,制定执行职责表的起始时间。复本分送所有参与者及相关支持部门,公告周知,确定所与知悉此事。
7.后续强化追踪
继续在后续会议中沟通、强化RACI责任图解,及当责的责任观。确保ARCI关系的正常运作,鼓励参与人员遵守该有的角色。如有需要,则在过程中重审角色与责任,重建责任图解。
那么RACI矩阵责任图怎么画,需要哪些注意事项,可以私信回复“RACI”获取。
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