从SOP谈让“傻瓜”变聪明

从SOP谈让“傻瓜”变聪明

在工作和生活中，我们总是觉得，事情无限多，时间不够用。我们优化流程、提高效率，想方设法把一天24小时变成25个小时。云盘、时间管理app、共享软件、在线笔记......各种工具和软件的使用，极大地缩短了工作时间，也提高了学习的生产率。单位时间内的产出高了，24小时的付出得到了以前耗费25小时才能得到的成果，所谓“开源”矣。

可问题是，当开源的程度达到了极限，先进的科技和工具被悉数应用，下一步该怎么办？仿佛水池里的进水管和出水管，这边开足马力加大进水，那边相同比例放水，遇到这种情况又该怎么办？所以，我们忽略了一点：除了“开源”，其实还可以“节流”。就是说，我们可以减少时间支出，特别是减少处理琐事的时间支出，达到事半功倍的作用。

每个人的工作中都会包括不少创造性的工作，例如：写评估报告、编软件代码、系统仿真等。这些创造性工作因为“含金量”很高，所以其完成的优劣已经成为一个人价值高低的重要判据。但不可避免的，我们每天还是会处理很多非创造性的常规任务，例如：文章编辑中复制-粘贴、各类表格单据填写、票据整理等。这些工作不需要开脑洞，相对繁琐、价值含量低。如果我们能利用一些工具，将这些琐事化繁为简，高效搞定这些常规型的工作。那么压缩出的这些时间，就会为那些富有挑战的、关键的工作赢得时间。

SOP就是这样一个利器。SOP，全称叫「standard operating procedure」，是「标准工作流程」的缩写，它在很多领域都有使用，有点类似我们买了一个新物件的使用说明书。按照这个“说明书”，不管以前是否做过，都可以按照说明一步步完成工作。

那么SOP是怎么形成的呢？SOP就是将做事的步骤和经验step by step写成一个固定文稿，并且文稿中的内容会随着实践而迭代更新，最终形成标准的固化下来的手册，并且可以保存归档。例如，做西红柿炒鸡蛋。如果第一次做的时候将做菜的每个步骤都记下来，如先准备食材炊具、再点火倒油、放入鸡蛋翻炒、最后放西红柿出锅，那么下次再按照这个流程和步骤做一遍就会熟悉一些。在做过2-3次以后，随着逐渐熟练，对油倒多少、在什么油温放入鸡蛋液、什么时候放盐、放多少盐等更有心得，进而可以对步骤修改迭代，最后形成“西红柿炒鸡蛋”的标准食谱。

为什么SOP具有强大的节省时间的功能呢？因为SOP就像是一根“拐棍”。这根“拐棍”仿佛是一个向导，它会描述具体的环节和动作，引导你一步步完成操作，无需学习，快速上手，省去了学习（或者反复学习）时间成本。同时，有了这根“拐棍”，还可以假装成不动脑的“机器人”，无需再费脑思考，直接腾出大脑空间和精力去做重要的事。固化的方法和步骤，不用动脑的便宜和轻松，SOP这跟“拐棍”成为了一个时间杠杆，用最小的付出（一次固化而已）带来最大化的时间增量。

SOP不仅能为我们个人撬出更多的时间，如果能够在团队内对其进行分享，那么它还将会为团队成员节省时间，从而打造出一个高效的团队。如果能够在组织内进行迭代、并新老传承，那么它就会成为组织的一项资产，进入组织的知识库，可以反复使用。例如，部门介绍、新人上岗应知应会、岗位操作手册、出差申请和报销流程等，当把这些在团队内部公示出来，或能够通过局域网共享、快速获取，都会让新人快速了解岗位职责和需求。同时，有了团队内部的SOP还不用担心人员的调动，新人接任完全可以调出之前的SOP，适当更新后快速上手、开始工作。

在工作和生活中SOP应用的例子还不少，例如我之前去法国准备的核对清单就是一个出国SOP，出差从家去高铁站乘车的路线也是SOP。当然还可以有审车SOP、办护照SOP、携程网注册SOP、提取公积金SOP等。如果我们能够再把这些SOP转化成二维码贴在相应地方，那么利用“扫一扫”，就可以快速办公或者做事了。

就像我们多年前用过的“傻瓜相机”，即便是摄影小白，只要告诉你按哪几个按钮，你就可以毫不费力地照出不错的照片。如果能善于利用SOP这个时间杠杠，践行“省了就是赚了”的真理，我们不仅可以快速成为摄影高手，更能成为节省时间的高手，在享受“傻瓜”便利的同时，变成一个聪明的时间利用达人。