《卓有成效的管理者》P39-P41
首先要做的是,找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素。 应注意的现象,是机构中一而再、再而三出现同样的“危机”。同样的危机如果出现了第二次,就绝不应该再让它出现第三次。
工厂中每年发生的库存危机问题,就属于这一类。这种问题今天固然可以用电脑来解决,解决得比从前更为彻底,但也比从前更加费钱了。这样的解决方法很难说是了不起的进步。
一项重复出现的危机应该是可预见的。 因此,这类危机可以预先防止,或可以设计成一种例行作业,使每个人都能处理。所谓例行作业,是将本来要靠专家才能处理的事,设计成无须研究判断,人人均可处理的作业。 例行的作业,可以说是专家们从过去的危机中,学会的一套有系统和有步骤的处理方式。
重复出现的危机,并不仅限于组织的较低层次。组织中每一部门都深受其害。
某一大型企业,多年来每到12月初,就会发生这样一个危机;该公司业务的季节性很强,每年第四季为淡季,销售和利润均不易预测。按照公司规定,管理当局要在第二季结束时提出的中期报告中,预估全年的盈余。三个月后第四季开始时,整个公司各部门都立刻紧张起来,为达成管理当局预估的目标而忙碌。在年底前的三五个星期之内,管理层没法做任何其他事情。然而这项危机,其实只要动一动笔便能解决:预估数字不必过于确定,只要列出一个上下范围来就行了。这项措施,事实上完全符合公司董事会、股东和金融界的要求。过去每年12月份的危机,现在已不复存在,几乎没有人知道了。而且因为管理者不必再浪费时间来配合预估成果,每年第四季的业务绩效反而比过去好了。
另一个例子,是麦克纳马拉出任美国国防部长之前,国防部内也是每年一度发生定期性的危机。 那是在6月30日会计年度结束前,国防部上上下下都为了要消化当年度的预算而忙碌。 如果国会核定的预算不能消化,就得将剩余部分缴还国库。但在麦克纳马拉接任后，很快地看出了这根本不是一项问题。原来美国法律一向规定，对于必须的预算而尚未用完的部分，可以转入一个临时账户.
同一个危机如果重复出现，往往是疏忽和懒散造成的。
多年以前我初次做管理顾问时，常常弄不清楚一个企业机构管理的好坏区分—但并不是说我没有生产方面的知识。后来我才发现：一个平静无波的工厂，必是管理上了轨道。如果一个工厂常是高潮迭现，在参观者看来大家忙得不可开交，就必是管理不善。管理好的工厂，总是单调无味，没有任何刺激动人的事件。那是因为凡是可能发生的危机都早已预见，且已将解决办法变成例行工作了。
同理，一个管理上了轨道的组织，常是一个令人觉得兴味索然的组织。在这样的组织里，所谓“引人注目”的事情大概就是为未来做决策，而不是轰轰烈烈地处理过去的问题。
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【I：用自己的话重述原文】
WHAT：
重复性危机的本质就是时间的浪费，避免重复性危机就是节省时间。
WHY：
组织的发展，应该是不断突破，迎接挑战，解决新问题；而不是花大量的时间去解决重复出现的旧问题。同样的问题重复出现，对于一个组织来说，一方面因为没有相应的制度规则解决问题，一个环节出现了问题，从而为与问题相关的单位都会造成或多或少不必要的麻烦，势必会占用大家的时间；另一方面因为组织的相关单位要不停花时间来处理旧问题，而占用了如何进一步发展的问题的时间。
HOW:
正视问题。
（1）认清问题。当问题发生时，切忌疏忽大意，把问题当作正常现象。通常采取对比的办法认清问题。比如：成品参数与质证书的差距；同行业比较业绩的差距。
（2）要勇于承认问题。要将问题视为成功之母，事物始终是发展的，在发展的过程中就会遇到问题，切忌讳疾忌医。
查找原因。
（1）采取顺藤摸瓜的方式，抓住问题线索，倒推问题产生的根源。
（2）要及时转换频道，要发现问题产生的本质原因，在一条线索上难以突破的时候，就要快速转变思路，换个角度找问题。
（3）事物出现问题，往往原因不止一个，要考虑到相关因素，找出多方面的原因。
弥补短板。针对发现的问题，对照目标标准要求，制定措施，逐项问题解决。
积极应对。按照补短板、解决新问题地方案，确定计划，确定时间节点，压实责任人，积极地去实施，杜绝同样地问题再次发生。
WHERE:
1.适用对象：管理者（知识工作者）。一个层面是个人本身，一个是组织层面。
2.适用场景：对个人而言，用这种方法杜绝因个人原因而导致的重复性危机；对组织而言，要充分利用管理者权限或职责，杜绝组织系统内发生重复性危机。
3.前提条件：
（1）主观条件，要具备发现问题的能力，其次要具备对自己和组织负责的意识。
（2）客观条件，一般情况下，重复性问题往往发生在事务发展的初期和发展期。对于成熟期的事务，一方面侧重点应该放在未来发展上，另一方面往往会因为一些长期的机制或者固有原因，即使会发生重复性危机，一时半会也不具备改变的条件。
【A1：描述自己的相关经验】
【事件】2015年-2016年期间（时间），我（行为对象）负责部门的日常汇报材料起草，文章中经常会出现错别字，内容都很符合要求，结果却由于这种小瑕疵导致了部门领导在审核的过程中过多的精力放在了纠错上，而影响了对于内容的升华的时间和精力，最终在汇报的过程中，领导会对汇报内容不满意，给部门造成了不好的影响。
【反思】
1.从自身角度来讲，自身的责任心不足，导致对于低端错误的疏忽；另外由于自己的懒惰，对于写完的稿件没有很好的去自我检查。
2.从制度角度来讲，作为自己，自我要求不严，没有形成一套完备的工作体系（写作——检查——复查）；作为组织，也没有有效地杜绝这类事情重复发生的考核机制。
【A2：目标和行动】
【目标】利用一个星期，解决出门经常忘带钥匙的习惯
【行动】
1.正视问题
出门经常忘带钥匙，主要原因有以下：
（1）有依赖心理，反正家人会带钥匙，家里会有人等原因，不带钥匙也能进门，但往往在最急需回家取东西的时候，家里恰恰没有人，或者家人刚好不在身边。
（2）家人经常就这个事情提醒我，有时候还假以颜色，但是都不够重视。
2.查找原因
（1）这是由自身的懒惰造成的，因为习惯了一种行为，懒得去进行改变。
（2）没有形成一套有序的出门程序，有时候也会因为这样的问题而自责，但也是一瞬间的事情，等到第二天还会重复出现。
3.弥补短板 积极应对
（1）结合查找的原因，第一要正确面对这个问题，将这个问题抬高化——细节决定成败，一件小事能体现一个人的综合认知和水平，为了提高自己的综合认知和水平，要从小事做起，养成好的习惯。
（2）确定一整套例行流程。
a.进门的时候把钥匙、钱包、手表、眼镜和鞋子放在一起，加深自己出门要带着些东西的印象。
b.默念钥匙、眼镜、手表、钱包，特别是在即将出门的时候，不停默念，提醒自己要带这些东西。
c.奖惩机制。制订一条奖惩办法，由家人监督，一次忘带，给媳妇买个冰激凌，两次忘带带大家出去看电影，三次······ 不停累加成本。
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