话说在《小米养成记1》里，勤奋好学的小米同学已从初出茅庐的软妹纸成长为职场小姐姐。这天，小米的主管大米找到小米：“小米，为了提高招聘效率，你上次提议采购招聘管理系统，领导们觉得可以考虑，请你用PPT写一个具体的方案。”
听闻自己的提议有可能被领导采纳，小米心头一喜，但旋即N个问题争先恐后地从大脑里冒出： 方案该写些什么呢？其中哪些是重点内容？这些内容用什么逻辑线呈现？需要表达什么核心观点？需要用哪些图表呢？对了，我是不是该去找些高逼格模板？
小米的大脑CPU飞速运转，试图找到答案，但千头万绪不知从何开始梳理。
夜深人静，小米开始撰写方案，冥思苦想了两个晚上，终于交出了方案的初稿，战战兢兢交给大米。大米满怀希望点开了PPT，乖乖隆地洞，30页 PPT密密麻麻堆满了大大小小颜色不一的字。 大米耐着性子看了10页，只觉得眼前好似蚊子在飞，却不明所以，只能找来小米问道：“小米，你觉得这个方案写的怎么样？” 听得此问，小米眉头紧蹙，半天才憋出一句话：“我也不怎么满意。”
大米轻叹一口气，从抽屉里抽出一本书递给小米：“我想这本书或许可以帮助你写出能在短时间内打动人心的方案”。小米连忙接过，但见一本素雅的封面上印着《精准表达》。
“小清新哎！”小米立刻被这本书的高颜值吸引 …… 大致翻阅之后小米顿时感觉拾到宝贝，本书不仅颜值高，内在也很有干货。这是一本畅销日本十余年的经典好书，乃外企、咨询公司、管理公司的企业培训指定书籍。作者高田贵久是一名资深咨询师，身为提案老司机，他分享了多年实战经验，帮助读者掌握受用一生的思考与表达技术。
书中阐述了2个条件，4种能力，新手也能立刻打造完美方案。提交方案最主要的目的就是说服对方，让对方采取行动。一份优秀的方案一定会具备两个条件：合理思考和妥当表达。本书以此为切入点，归纳总结了4种能力——逻辑思考能力、验证假说能力、设计会议能力、制作商务文本能力。只要掌握这4种能力，就能确保从方案构思到方案解说的每一个环节都万无一失，提交的每一份方案都能发挥绝大的影响力。
这份方案初稿，小米其实花了不少时间整理内容、梳理逻辑，对于内容本身，小米还是很有信心的。小米也知道PPT上密密麻麻全是文字对读者和听众都不甚友好，她心想，或许应该加一点图片或表格？那么新的问题来了，该如何把PPT上的长篇大论转化为简单易懂的图表，使内容一目了然呢？小米按目录索骥，找到把“把文字信息制成图表”章节，细读起来：
构成图表的内容，一共有三种，分别为：插图、统计图、文本。
插图是指图画、照片等等。所谓有图有真相，适当地添加插图，不仅可以美化 PPT，还可以提升内容的说服力。
统计图包括饼状图、柱状图、曲线图、散点图、雷达图等等，可以使统计数字更为直观，方便人们阅读。
虽然用“图”来传达内容更吸引眼球，但“图”无法表达所有内容，还需要言简意赅的文本来做点睛之笔。 图表的排版有四种：如下图所示：
虽然有些图表看起来比较复杂，但是仔细区分一下就能发现那些复杂的图表肯定是由以上四种排版组合而成。
看到这里，小米找到了把长篇大论的文字转为图表的方向了，那具体该怎么做呢？主要分为三个步骤：
1、 制作图形： 厘清文字逻辑，想好用什么插图、图表来表示文字内容，从关联图、流程图、树状图、表格中找到合适的排版种类。
2、 设计标题 ：有了图表之后，还需要给图表设计一个合适的标题，就像写作文要有标题一样，好的标题便于读者迅速了解图表的核心思想。 标题要言简意赅，在设计标题时需要反复思考揣摩，帮助作者厘清自己要表达的内容。
3、强调重点 ：每个人对同一张PPT的理解会有差异，为了让读者明确PPT真正表达的重点而不产生歧义，需对图表中的重点加以标记。 三步骤如下图所示：
就这样，小米找出几张核心的PPT页面，用以上三步骤把大段文字修改成图文并茂的样子，期期艾艾拿给大米鉴定。大米看后微微一笑问道：“小米，我想问问你，把大段文字转成图表的原因是？”
小米没想到大米会突然这么问，短暂慌乱后沉吟片刻，答道：“因为人都是视觉动物！图片、表格视觉冲击力强！” “还有嘛？”大米鼓励地追问道。
“还有，我觉得吧，现代社会人人都很忙碌，时间有限，所以大家希望看到的PPT能迅速表达重点，不要再大量阅读、费神思考”。
“嗯，很好，我给你看几段文字，再看几张图，你感觉一下差异”。
大脑记忆形象的能力要好于记忆文字。 制作图表是从视觉方面着手，利用各种图形和图画表现我们想要传达的内容。俗话说，百闻不如一见，之所以需要图表，是因为图表能够在一瞬间把意思传达给对方。
制作商务文本时最需要注意的就是制作出一目了然、不被误解的商务文本。为了实现这个目标，就不能用冗长的语句说明。不要让对方大量阅读信息，不要让对方费神思考。最好能让对方一眼看去就能立刻明白其中的意思，因此，我们应当用简单易懂的图表最大限度地表达我们想说的内容。
无疑，后面这张图表让小米一目了然，且印象深刻。
“小米，接下来你就按这个思路，完善一下你的方案，我对你充满信心哦！ ”
“好的！”这么多天来，小米终于舒展开眉头，胸有成竹继续蹦弹在职场修炼的康庄大道上。
网友评论