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身忙心不忙,拯救低效率从业者的制胜之道

身忙心不忙,拯救低效率从业者的制胜之道

作者: 6fe5f2928761 | 来源:发表于2019-05-23 01:15 被阅读1次

    自小我就是个功夫迷,喜欢各种各样的功夫或动作类电影。最初迷恋于成龙大哥那种杂技风格的动作片,不过随着香港喜剧类动作火热之后,特别是以周星驰为代表的《功夫》,让众多影迷重新寻回到了李小龙时代的感觉。毕竟在片中,男主多次采用了李小龙电影中的招牌武打动作。

    我对电影中的一个桥段很深刻,那就是当斧头帮打手请来火云邪神后,通过开枪像测试是否是真人。当火云邪神轻而易举的徒手接下子弹时,说出那句经典的“天下武功,无坚不破,唯快不破”的壮语,注定会风行万里。

    不过,这样今天的话题有什么关联呢?往下看你就知道了!

    01

    不知你有没有这种感触:每天忙忙碌碌一整天觉得没做出什么成绩来!而为何其他人能够迅速完成领导交代的任务,到我这边却迟迟无法按时完成呢?

    另,为何我总是最后一个提交工作结果,却在月底业绩公布时总是见底呢?除此之外,在工作过程中,为何我经常会出纰漏导致工作再次返工呢?为何........

    以上工作中层出不穷的问题,某种程度上说明了我们职场中所存在的诸多问题。当然,对于每个人而言,其表现出来的层面与程度各自不同。因此,单从表面判断很难察觉出哪里出现了问题。

    02

    不过,通过高效率工作者自身具备的特点,以及工作中的行为习惯和原则分析,不难发现那些工作低效的职场人的问题所在。在我看来,总体归纳到以下几点上:

    1)无法迅速进入工作状态

    你的同事当中,是不是存在那种,一到公司时半天无法进入工作状态的人呢?他们通过不是收拾办公桌面的资料,就是在弥补昨天工作上的问题;有的是甚至将早餐都带入公司。这种情况下,怎么能够迅速进入工作状态呢?而往往你会发现,那些人在正式进入工作状态时,已经过去大半个小时了。

    2)无法在工作中,只专注于一件事情上

    除了无法快速进入工作状态外,影响工作效率的另一大“杀手”便是:专注力。

    要知道,不论哪位在工作过程中都需要处理很多事情。琐碎的小事,决定业绩的大事,以及可能存在协助同事的事物等。不过你会发现,在你眼前专注一件事情时,效率要迅速得多。但如果将你手头上的工作切断,去忙其他事情之后再回来继续做时,你很难恢复到最初的状态和节奏上。

    我自己就深有体会。当我将手机静音时阅读,一小时能够阅读40-50页,假如在阅读过程中,打开手机处理信息时,同样一小时只能够阅读30-35页左右。

    3)全无工作步骤和计划,遇到困难便会停止不前

    还有一些同事,在动手工作之前,从没有工作步骤和计划安排的喜欢。总是凭感觉做事情,这样很容易遇到困难时半途而废。反观那些提前做好一定步骤计划安排的同事,在工作过程中更加迅速和高效。

    4)工作中,时常出现返工修复等问题

    工作效率低的另一大重点在于,不断出现返工修复等问题。好比写文案一样,本来能够连三次就通过的事情,放在有些同事身上,却要多添加几次修改的程序。当然,优秀的文案是改出来的。不过很多时候,文案写的好不好更多的是前期的资料搜集和整合。其次便是日常的技能积累。

    俗话说,不怕你犯错,就怕屡次犯同样的错!

    5)日常办公工具生疏,资料整理缓慢费时

    提及资料搜索,就免不了要属性一些日常的工具了!能够熟练地运用日常办公工具,以及公司平台的资源为我所用,某种程度上会提升一定的工作效率。反之,对常用工具和工作需要的资料整理效率不足时,也是会影响整体工作推进的。这点上,就需要平日里多加练习才行。

    03

    大体上,长期工作效率低的职场人,多少都会在以上五个方面存在问题。如果你的上级经常提醒你某方面做的不好,那你就需要当心了。

    针对工作效率低的伙伴,我认为可以从几个方面刻意培养和纠正下,长期来看会对你有很大的改观!

    一、确保第一时间进入工作状态,每次只专注一件事

    不论你现在被多少事情所困扰,只要进入工作状态,就想办法将工作之外的事情隔离开。而最有效的方式就是,迅速让自己进入工作状态。

    《格局逆袭:普通人的制胜之道》中,万能的大熊老师(宗宁)就曾讲到:当自己面对许多事情需要处理的时候,总是会在心里提醒自己要身忙心不忙。为了进一步讲明白这个道理,他还专程写了一篇《慢慢来,比较快》的文章。

    换句话说,工作中每个人都会面临需要处理许多事情的情况,而越是这种情况下,越容易让人倍感焦虑。带着焦虑的内心工作,势必会导致工作质量问题。所以,在工作前最好调整好心态,而每次只专注一件事情的逻辑,正是秉承了“慢慢来,比较快”的道理。

    通过持续稳健的执行任务,避免不必要的返工问题。这已经是大大的提高了工作效率。

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    二、巧用PDCA管理原则,进行目标计划的制定与实施

    《零秒工作》的作者赤羽雄二在书中提出了一个“PDCA”的管理原则,以此来提升工作效率。

    Plan-计划——Do-执行——Check-检查——Act-改进

    可以说,每项任务都需要经历这四个阶段,才能够确保更加完善的实施。例如文案写作,步骤并非是,拿到题材就动笔写;反之,在拿到任务之后,需要设计一个流程计划。比如领导安排这个任务的最终目的是什么?通过文案需要表达出什么含义?对于用户来说,他们对文案有哪些偏好等?这些问题都需要考虑在内,因此你需要做一个详细的计划才行。

    当计划能够妥当设计完成后,便可开启执行步骤了,这样更容易一步步将任务推进。而我们都知道,优秀的文案都是需要修改、检阅和提炼而成的。因此这个环节就需要细心的检查,看看哪里做的不好,进而完善,也就是Check环节。

    以上三部分完成之后,将文案交给上级时可能还会被打回来进行修复,这也就是Act环节。毕竟作为领导,也会有直接独特的见解。通过将以上步骤统统走一遍之后,一篇合格的文案就算是完成了。

    值得一提的是,PDCA管理原则可应用于绝大多数场景下,同时还可反复执行。比如你即将迎来面试,同样可以通过PDCA管理方式,将面试准备塑造的更加完善。

    通过巧用PDCA原则,能够让你更迅速的提升工作效率,同时也能够培养更为系统性的执行力。

    出了校门之后,很难再有机会遇到有人叫你的机会,因此如果工作过程中有人教你或提醒你,还是认真倾听为好。可能你会觉得这些你都懂,有意思的是,常常你认为用处不大的东西,最关键的时候却很有用。


    积极的麦子

    通过持续写作推进个人成长的行动者和分享者。关注领域:个人成长,写作,阅读分享,职场思维。

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