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用多维表格提升工作效率

用多维表格提升工作效率

作者: 陈昱Leo | 来源:发表于2023-02-21 20:58 被阅读0次

今天启动一个主题式学习计划,研究一下「多维表格」。

这是在飞书上面看到的功能,后来在其他软件也看到,觉得应该是个趋势,而且最关键是对它模糊的理解,觉得应该是我一直想要的,内容会联动的那种表格。

一开始打开看了一下,但是一下子被整懵了,所以留到现在,专门留一块时间研究,并且把过程记录下来。

。开始之前,先把我对这个主题的疑问记录下来:

刚好,后面的段落就对应着这三个问题。

01 多维表格被设计出来,是为了解决什么问题?

搜了一下,发现飞书的帮助中心就有,写着:

“飞书多维表格是一款以表格为基础的新一代效率应用。它具备表格的轻盈和业务系统的强大,融合了在线协作、信息管理和可视化能力,能够自适应团队思维和业务发展需求,是具备个性化能力的业务管理工具。”

然后还看到知乎上「维格表」的回答:

“多维表格是基于传统表格升级的全新版本,它具备了表格简易灵活的特性,融合了可视化视图、在线协作、低代码信息技术等功能,可以满足团队与个人个性化管理的不同需求,搭建专属的应用场景。”

嗯,很精准,然而看了还是不知道是个嘛玩意。

所以我换个思路,跑去搜视频,看到一个介绍飞书多维表格的视频,这下子清晰多了:

“它是推动业务数字化转型,随时适配业务发展的工具。可以用在项目管理、客户关系管理、门店巡检、库存管理等场景。”

“多维表格提供了丰富的业务模板,由真实客户实践沉淀而来。”

“各地团队成员都能随时提交表单,快捷录入业务进展,所有数据都将自动汇总,实时同步到一个表格里。”

用我自己的话回答“多维表格被设计出来,是为了解决什么问题”:

跟飞书这个软件的理念一样,它是为了解决各种工具割裂的问题,把各种文档、表格、图表等信息,全部都整合到一个表格里,并且其他协作者有什么新操作新信息,都会同步到表格里。

我能想到的最主要场景,就是项目管理了。一般都会有大量的信息,而且会有不少人一起协作,特别需要一个规范化的表格,以及能够实时同步。

但是感觉还是有点抽象,具体的话还得继续探索,刚好也来到第二个问题。

02 它能满足的需求里面,有哪些是跟我匹配的?

我发现通过飞书里面已经提供的模板来尝试,是一个比较快速的方法。于是先打开了一个「敏捷项目管理」的模板,觉得它跟我目前的项目应该比较贴近。

结果发现还是一大堆看不懂的东西,以及很多感觉用不上。

于是在换了一个「OKR拆解」的模板,这次感觉就清晰多了,一进去就看到一系列的图表,把有完成风险的KR数量、任务状态分布、优先级等都展示出来了,一目了然。

瞟了一眼左边,发现有使用说明,感觉好贴心。

简单看了一下,感觉自己大概了解了,新建一个表格之后,傻眼了,还是好多东西都不知道怎么用。

还是同样的思路,这个问题肯定有人解决过,直接找视频。

还是在B站找,这次是一位博主,分享了她的时间管理模板,用的就是飞书多维表格,而且还逐步讲解了,刚好符合我的需求。

看完视频,我总算是弄懂了,多维表格的核心就两个:数据、看板。

数据部分,就跟我们常用的表格一样,只不过它的每一列,都是规范的字段,比如任务完成情况,分成“未开始”、“已开始”、“已完成”,每个任务填写的时候,都是直接选取其中一个选项。

看板部分,就是通过自己定义的类型,把所有相关的信息以图表、甘特图等形式呈现。比如你想知道所有任务哪些完成了哪些未完成,就可以生成一张以“任务完成情况”来排布的图表。

3)最近我正在进行的项目,要怎么通过它运用起来?

通过前面的探索我就明白了,我现在正在运营主题阅读营,有很多的行动点,如果想知道哪些行动点未完成,就可以通过图表一目了然地看见。

说到这,我就试着把原来普通表格里的内容复制一些到多维表格里,果然感觉变得更清晰了,更重要的是,接下来如果要交给运营官帮忙运营,SOP里的进展就可以得到及时的同步,有什么调整也可以直接在表格里体现。

很好,这个效果已经值得我迁移+习惯新的工具了。

于是我把所有内容都复制过去了,并且设置了几个看板,用来看当日待办事项、本周行动点、所有未完成的事项。

还建了一个甘特图,这个让我特别惊艳,直接在里面拖动事件,就可以快速调整它的时间,这可太方便了。

当下我就决定了,后续的操作都改到这个多维表格上进行了,而且还会有很多其他项目,也会直接用它来开始做规划。

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