每周一开会的时候，都要对比之前的计划和实际完成的情况，只有对周计划完成的情况进行检视，周计划才有意义。
在做计划的时候，我们的表格里有很多“预期”字段，比如“预期截止（时间）”、“预期进度”、“预期工时”。在进行总结的时候，还要看“实际”的情况，需要增加一些字段
比如“实际截止”，用于对照“预期截止”。
比如“实际进度”，用于对照“预期进度”。
比如“实际工时”，用于对照“预期工时”。
我们可以在excel增加列，体现这3个新的参数就可以了。（实际截止、实际进度、实际工时）。
好，接下来我们具体看一下检视的情况：
一.“预期截止”和“实际截止”
比如“预期截止”是周三，“实际截止”是周二，那进度上就比预期提前了。
比如“预期解释”是周四，“实际截止”是周五，那进度上就比预期延后了。
如果提前了，我们可以分析一下是什么原因和方法让工作提前完成了，今后是否可以继续使用这些方法。
如果延期了，就要分析一下是什么原因造成了延期，今后的工作如何避免掉类似原因的延期？
二.“预期进度”和“实际进度”
比如一个工作周期长，本周计划是从0完成到40%，但“实际进度”是20%，那么就是进度落后了。
如果进度落后了，我们要分析原因是什么？是最最初对工作规划分析不足，还是执行者受到了干扰，没有按计划执行？ 这个问题今后可以避免吗？ 目前落后的进度怎么办，是接受延期，还是想办法把进度赶回来？
这些问题都可以和这位部门经理沟通、讨论。
三.“预期工时”和“实际工时”
比如一项工作你预估是3天，但实际完成使用了5天，那么”实际工时“就是5天。
如果实际工时比预期工时多很多，就要分析是什么原因了，是因为这件工作以前没有相关经验？还是自己忽略了其中的很多细节，做了过于乐观的估计？今后在预估类似工作时，能不能准确一些？
四.计划外的工作
我建议在总结上周工作时候，也要让大家列出来计划外的工作。计划外的工作，可以在excel下方单独设置一个区域，逐条展示计划外的工作。
计划外的工作，就是在上周做周计划时没有写的内容，那至于为什么有一些计划外的工作突然要执行，我们要分析这些原因。
有的可能确实是外部环境造成的突发，比如本来计划下周去拜访客户，结果客户生病了，只能取消这个沟通计划。
但也有一些是公司内部沟通不到位，工作安排不到位造成的。计划外的工作，包括领导临时安排的工作，也有同事突发的紧急工作需求。当进行总结的时候，我们可以整体看一下这些计划外的工作，哪些是可以避免的，对于那些不可以避免的，以后如何做相应准备？
计划外的工作，是excel表格中，最好和原有的周计划在视觉上有所差异，比如增加一个括号文字”（临时）“，或者整行用不同的颜色。
一方面经理可以了解自己部门遇到了多少突发事情，逐步去减少突发的工作。
另外一方面，也让经理的领导看到这个部门的情况。领导可能会帮助经理减少一些干扰，也可能看到部门之间的沟通问题，规范流程，制定新的制度。总之，把问题实实在在的放在桌面上，面对问题才能优化，才能提高。
理想的状况当然是突发的工作比例越少越好。我认为比较合理的情况是，计划外工作不超过一周工作总量的30%，如果超过了就要全面分析一下原因了。
其实，临时、突发的工作多少，反映了领导的性格、公司组织的成熟度。 现代管理学之父彼得.德鲁克先生曾说过：好的企业都是非常安静的。
最后，我们说一下对于周计划文件的管理，我认为没有必要每次发送一个完全单独的excel文件展示周机会，可以考虑把每周计划放到一个excel文件的不同sheet里。
比如：
sheet1: 第10周工作计划
sheet2：第10周工作总结
sheet3：第11周工作计划
sheet4：第11周工作总结
……
如果你感觉目前对以上方式进行周计划管理、评估压力还很大，那么可以先减少字段的使用，逐步使用。
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