个人行动管理系统version1.0

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本文大纲：
本文从六个层次详细介绍了我的个人管理系统：
一、理念
二、方法论
三、流程
四、工具
五、清单
六、案例+辅助工具

一、理念：

• GTD
• 活在当下。
• 日事日毕。
• 做事靠系统，不要靠感觉。
• 坚持做重要的事情，紧急的事情就会越来越少。

二、方法论：

1.why-作用

行动管理系统是用来管理自己行动的系统，它可以让自己非常高效地执行已经规划好的周度任务，完成目标管理系统的落地执行，执行过程产生的成果补充进入知识管理系统。

2.what-构成

我的行动管理系统主要就是根据周计划制定日计划，然后执行日计划并回顾日计划完成情况。该系统由七步流程、一个工具，六个清单及辅助工具构成。

• 七步流程：收集-处理-组织-检视-待办-执行-回顾
• 一个工具：doit.im
• 六个清单：日程、项目、下一步行动、将来也许、等待、ASAP
• 辅助工具：番茄钟、时间开销记录

三、流程

七步流程：收集-处理-组织-检视-待办-执行-回顾

1.收集

• 定义：知道自己有什么
  随时收集自己想到的听到的看到的东西，一般分为记忆类和行动类。
  记忆类放入知识管理系统，行动类进行第二步的处理环节。
• 原则：全面快速
• 要点：
• 快
• 不组织不排序不分解
• 记录关键字
• 放入收集箱
• 成果：被清空的大脑，填满的收集箱

2.处理

• 定义：知道自己能做什么
  把收集箱中的所有任务都进行一个统一的处理，得到四个清单。
• 原则：专注高效
• 要点：处理四问
• 一问做不做？
• 二问谁来做？
• 三问复杂吗？
• 四问何时做？
• 成果：六个清单（将来也许、等待、项目、下一步行动、ASAP、日程）

3.组织

• 定义：了解任务属性
  给每个任务确定属性，比如说在哪里、难不难、优先级、紧急重要程度。
• 原则：赋予属性
• 要点：
• 情境
• 优先级
• 精力损耗
• 时间损耗
• 成果：被赋予了属性的三个行动清单：日程、下一步行动、ASAP

4.检视

• 定义：排除干扰项
  对三个非行动类清单进行处理，排除当日不做的事情。
• 原则：排除干扰
• 要点：
• SM清单，每周
• Wait清单，每天
• Project清单，每天冻结不做的，激活要做的。
• 结果：确保放入今日待办的行动是今日要做的。

5.待办

• 定义：预估时间，要事优先
  给当天的所有任务预估时间，确保要事在先，确定一个今日待办清单。
• 原则：掌控全天
• 要点：
• 今日待办，预估时间
• 下一步行动，找优先级高的
• 为高优先级预估时间
• 确定清今日待办清单
• 重调今日待办的优先级
• 结果：得到一个预估过时间并预留弹性的今日待办清单

6.执行

• 定义：保持觉知，灵活处理
  执行是最重要的环节，把自己今日待办中的任务按照优先级进行执行，一般使用番茄时钟。
• 原则：活在当下
• 要点：
• 先做当下必须做的事情（deadline）
• 在哪儿，有什么工具（情境）
• 当前最高优先级（优先级）
• 当前精力状态如何（精力损耗）
• 做一件事情需要多久（时间损耗）
• 结果：被清空的今日待办清单

7.回顾

• 定义：应对变化，面向未来
  回顾当日任务完成的情况，可以找出自己的计划不周的地方，便于每天的改进。
• 原则：系统维护
• 要点：
• 完成否
• 实耗时间
• 评价
• 总结
• 成果：今日工作回顾。

四、工具

工具软件：doit.im专业版

• 网页版
• 客户端
• 移动端APP
• 专业版每年收费100元

五、清单

在日计划流程的制定过程中会产生六个清单：

1. 日程Calendar

• 今日待办：今天要做的事情
• 明日待办：明天可能要做的事情
• 日程：确定的某一个需要做的事情

2. 项目Project

负责的无法一个行动完成的任务都要变成项目来执行，项目中分解出来多个任务，通过执行任务来完成项目。

3.下一步行动NA

项目中分解出来的任务就放在下一步行动清单中。
部分简单任务可能直接放入下一步行动清单。

4.将来也许SM

2周内暂时不做或做不了的事情放入将来也许。

5.等待Wait

转交给别人去做的事情，用等待清单来跟踪

6.尽快去做ASAP

现在立即需要去做的事情。

六、辅助工具+案例

辅助工具

• 番茄钟：25+5，用来促进专注执行任务
• 为知笔记或timemeter：用来记录时间开销

案例

起床洗漱完毕后：

• 打开为知笔记，开始时间开销记录
• 打开周计划，看看本周任务推进情况
• 打开doit软件，开始执行日计划六个步骤：
• 收集
• 处理
• 组织
• 检视
• 今日计划，预估时间
• 执行日计划（执行过程中时间开销记录）
• 为知笔记中写日回顾
  睡觉。

图片实例：

doit日计划：

doit.im日计划

番茄钟：

番茄土豆APP

时间开销：

为知笔记时间开销记录