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我的个人行动管理系统

我的个人行动管理系统

作者: 勇哥在进化 | 来源:发表于2016-01-08 12:44 被阅读862次

个人行动管理系统version1.0



本文大纲:
本文从六个层次详细介绍了我的个人管理系统:
一、理念
二、方法论
三、流程
四、工具
五、清单
六、案例+辅助工具

一、理念:

  • GTD
  • 活在当下。
  • 日事日毕。
  • 做事靠系统,不要靠感觉。
  • 坚持做重要的事情,紧急的事情就会越来越少。

二、方法论:

1.why-作用

行动管理系统是用来管理自己行动的系统,它可以让自己非常高效地执行已经规划好的周度任务,完成目标管理系统的落地执行,执行过程产生的成果补充进入知识管理系统。

2.what-构成

我的行动管理系统主要就是根据周计划制定日计划,然后执行日计划并回顾日计划完成情况。该系统由七步流程、一个工具,六个清单及辅助工具构成。

  • 七步流程:收集-处理-组织-检视-待办-执行-回顾
  • 一个工具:doit.im
  • 六个清单:日程、项目、下一步行动、将来也许、等待、ASAP
  • 辅助工具:番茄钟、时间开销记录

三、流程

七步流程:收集-处理-组织-检视-待办-执行-回顾

1.收集

  • 定义:知道自己有什么
    随时收集自己想到的听到的看到的东西,一般分为记忆类和行动类。
    记忆类放入知识管理系统,行动类进行第二步的处理环节。
  • 原则:全面快速
  • 要点:
  • 不组织不排序不分解
  • 记录关键字
  • 放入收集箱
  • 成果:被清空的大脑,填满的收集箱

2.处理

  • 定义:知道自己能做什么
    把收集箱中的所有任务都进行一个统一的处理,得到四个清单。
  • 原则:专注高效
  • 要点:处理四问
  • 一问做不做?
  • 二问谁来做?
  • 三问复杂吗?
  • 四问何时做?
  • 成果:六个清单(将来也许、等待、项目、下一步行动、ASAP、日程)

3.组织

  • 定义:了解任务属性
    给每个任务确定属性,比如说在哪里、难不难、优先级、紧急重要程度。
  • 原则:赋予属性
  • 要点:
  • 情境
  • 优先级
  • 精力损耗
  • 时间损耗
  • 成果:被赋予了属性的三个行动清单:日程、下一步行动、ASAP

4.检视

  • 定义:排除干扰项
    对三个非行动类清单进行处理,排除当日不做的事情。
  • 原则:排除干扰
  • 要点:
  • SM清单,每周
  • Wait清单,每天
  • Project清单,每天冻结不做的,激活要做的。
  • 结果:确保放入今日待办的行动是今日要做的。

5.待办

  • 定义:预估时间,要事优先
    给当天的所有任务预估时间,确保要事在先,确定一个今日待办清单。
  • 原则:掌控全天
  • 要点:
  • 今日待办,预估时间
  • 下一步行动,找优先级高的
  • 为高优先级预估时间
  • 确定清今日待办清单
  • 重调今日待办的优先级
  • 结果:得到一个预估过时间并预留弹性的今日待办清单

6.执行

  • 定义:保持觉知,灵活处理
    执行是最重要的环节,把自己今日待办中的任务按照优先级进行执行,一般使用番茄时钟。
  • 原则:活在当下
  • 要点:
  • 先做当下必须做的事情(deadline)
  • 在哪儿,有什么工具(情境)
  • 当前最高优先级(优先级)
  • 当前精力状态如何(精力损耗)
  • 做一件事情需要多久(时间损耗)
  • 结果:被清空的今日待办清单

7.回顾

  • 定义:应对变化,面向未来
    回顾当日任务完成的情况,可以找出自己的计划不周的地方,便于每天的改进。
  • 原则:系统维护
  • 要点:
  • 完成否
  • 实耗时间
  • 评价
  • 总结
  • 成果:今日工作回顾。

四、工具

工具软件:doit.im专业版

  • 网页版
  • 客户端
  • 移动端APP
  • 专业版每年收费100元

五、清单

在日计划流程的制定过程中会产生六个清单:

1. 日程Calendar

  • 今日待办:今天要做的事情
  • 明日待办:明天可能要做的事情
  • 日程:确定的某一个需要做的事情

2. 项目Project

负责的无法一个行动完成的任务都要变成项目来执行,项目中分解出来多个任务,通过执行任务来完成项目。

3.下一步行动NA

项目中分解出来的任务就放在下一步行动清单中。
部分简单任务可能直接放入下一步行动清单。

4.将来也许SM

2周内暂时不做或做不了的事情放入将来也许。

5.等待Wait

转交给别人去做的事情,用等待清单来跟踪

6.尽快去做ASAP

现在立即需要去做的事情。

六、辅助工具+案例

辅助工具

  • 番茄钟:25+5,用来促进专注执行任务
  • 为知笔记或timemeter:用来记录时间开销

案例

起床洗漱完毕后:

  • 打开为知笔记,开始时间开销记录
  • 打开周计划,看看本周任务推进情况
  • 打开doit软件,开始执行日计划六个步骤:
  • 收集
  • 处理
  • 组织
  • 检视
  • 今日计划,预估时间
  • 执行日计划(执行过程中时间开销记录)
  • 为知笔记中写日回顾
    睡觉。

图片实例:

doit日计划:

doit.im日计划

番茄钟:

番茄土豆APP

时间开销:

为知笔记时间开销记录

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网友评论

  • 观己阁:《完美的一天》
  • 喜欢艾薇儿和小甜甜:写焦虑清单是什么情况?好奇中~~
    勇哥在进化:焦虑清单就是当你感觉到焦虑的时候就打开这个清单,写下所有可能造成你焦虑的事情,然后逐条思考他们最坏的结果是什么这个结果是否不可以应对,然后你会发现你的焦虑大大减轻了~ :smile:
    勇哥在进化:@喜欢艾薇儿和小甜甜 真是个细心的姑娘~

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