檢視分三個高度 插圖 by Hanning Illustration
“永锡老师，你快点教我写日记”Cindy还没到我们家，声音先传过来“格非老是说我急性子、老忘记事情，你要教我第六个流程”检视”的方法。”
“老师，Cindy现在迷上时间管理了，现在换她每天看书，学方法，比我认真多了。”格非笑着说“还没来还说，以后她一定时间管理比我好。”
“好吧，我们就接下来说说第六个流程─检视。”好了好了，别斗嘴了，我认真教、你们给我好好听着哈，这对小情侣～
第六个流程叫做『检视』，我认为一个好的时间管理者，即使面对日检视、周检视、年检视三个不同高度的检视，只需一种动作就可以贯穿，就是『写日记』。
有一本书叫做 ⟪快思慢想⟫，要订定每日计划、吃青蛙时，动作要快（FAST）；相对的，每天也要有一段时间慢（SLOW）下来，这个方法对我来说就是写日记。
吃青蛙＋写日记是我认为时间管理的最小系统，好学、好用，付出的时间和回收的成效相比是最好的。
1. 每日日记
“永锡老师，你觉得我应该用纸笔写日记，还是打字在电脑里？”身为直播主的Cindy：“纸笔好像比较有温度，但电脑打字的速度快，你推荐用Word可以写日记吗？”
“其实用纸笔或电脑都可以，但是用电脑的话，不建议用Word来写日记。”我微笑答着。
2006年起，我几乎每天起床后就写一篇『晨间日记』，确实让我深深获益，2018年我推出了一本专门探讨日记的书“不成功，因为你太快”，写日记的工具用手写笔记或数位方式都可以，但是一定要增加日记“被检视”的次数，同一篇日记被检视越多次，就像是一篇学术论文被引用越多次，价值就越高，以这点来说，打字的方式占了比较大的优势。
Cindy是个写日记的新手，我用三个角度来说明写日记的要点：
A）不用Word，用Evernote：
Microsoft Word是一般人常用的文书处理软体，但是并不适合拿来写日记，我反而推荐Evernote（免费）来写，因为Word不容易搜索，而Evernote容易搜索某天的日记。这样当我们想要某一天的日记，可以就日记发生的日期或直接搜关键字就可以找到。
B）不自由书写，用模版来写：
我自己是用九宫格的方式来写日记，日记的最中间格子放着视觉化的年度目标（对，就是一张图），周围八格分别是健康、工作、财务、家庭、社交、内在、学习、休闲。
每天一早（我都是早上写日记，称为晨间日记）一打开Evernote，就新增一页心得Evernote九宫格日记模版，就某一个格子（例如，家庭领域）写上日记，在记录昨日事件及感受的同时，还可以看着最中间格的年度目标，看看目标和实际状况的差异，常常就能想出能够推动年度大目标的时程或是还差几个步骤才能完成。（例如，和儿子约一起去看电影的时间）
C）不用长篇大论，140字内：
由于只写单一领域的日记，字数不用多，140字以内即可，就算利用手机上的Evernote来书写，也能在5-10分钟内完成。
一开始写日记时，可以设定重复闹钟来提醒自己养成写日记的习惯，并且在写日记天数达成里程碑时（1周、1个月、100天、1年等），帮自己准备庆祝的礼物。等到写满一年后，你等于建立了一个一个Evernote的资料库，对自己时间管理的帮助会特别大。
用放大镜代表检视 插图by Hanning Illustration
2. 7天检视（每周检视）
“老师，我则是想问问你每周检视的技巧”格非已经写日记半年了，也开始每周检视了几次“我觉得对管理我手上的专案很有帮助，但是我在周六都要花两、三小时来做检视，有点太久了。”
“一开始做每周检视耗时较久是难免的！”我回答 “如果采用检核表（Checklist）来做的话，应该可以把每周检视的时间控制在一小时左右。”
“真的有每周检视检核表吗？那依照步骤作，一定可以省下大量时间的。”格非兴奋地说
我在Evernote中建立了一个每周检视检核表，共有八个步骤，用九宫格方式呈现。每周五，我会选择一个小时，依照A到H八个步骤进行。
A.阅读七天日记：阅读之前七天的日记
B.纸本B6笔记本：我用纸质笔记写下各种会议及想法，每周阅读、快速检视一次。
C.实体木制收件匣：清空放在收件匣的文件、物品，并物归原位；检查实体的文件夹（我称为12 Folders，放置未来一年12个月的实体物品、自由职业者随时收到报税资料等）。
D.行事历：检视上周的行事历，及未来三周左右的行事历。
E.行动清单：我用Things 3 这个待办事项App，一周之间会把想到的事情用其“收件匣”功能收藏杂事，每周检视时“加工成行动”，放到相关的专案中。杂事加工成专案的下一步行动，这是个“由下往上（Bottom-Up）”的动作（杂事是层级较低的事情，行动和专案是层级较高的事情，下个章节六个高度会讨论）
F. 检核表：我在Things 3 维护多份检核表、包括想阅读的书清单、写的文章清单、祭拜祖先的日期清单，一周一次检核清单，让做事更加从容。
G. 任务清单：在我的手帐里面有个人（Personal）及工作（Business）年度计划，结合Things 3里面的专案清单，列出一周内专注推进的专案。
H. 创意卡片：完成前七项后，每周检视已近尾声，我会拿出一张索引卡，两横两纵画出九宫格，沉淀几秒，写下下周我觉得完成哪些认为“有趣”的事情，这是一张创意卡片，让我的生活更有意思。
每周检视时，我会使用“番茄工作法”让我更加专注，完成检核表中的一小项，我就会在Evernote打一个勾代表完成，把写日记和每周检视整合在一起，格非你一定可以把手上的专案管理地更好。
3. 365天检视（年度检视）
“永锡老师，我看你写日记正中央放着年度目标，写日记也是看到年度目标。”Cindy问“难道写日记和年度目标也有相关吗？”
“是呀？我也有类似的疑问耶！”格非说道：“我们写日记的九宫格和年度目标的栏位一致，这是您特别设计的吧？！”
“你们两个好聪明呀！”我开心地说：“每年年底我会花两、三个小时把365天的日记检视一遍，作为规划下一年目标的前置作业，前两天我才完成检视，趁着年底就来和你们分享结果吧～”
对我而言，每一则日记我至少都会读过两次，第一次是每周检视，第二次年度检视，以2018检视的结果，和大家分享下～
A. 健康领域是养成打羽球习惯，还交了许多球友、参加两个不同形式的练习球队。
B. 事业领域是出版第二本书、服务多个企业客户，开设北京及境外公司。
C. 财务领域是接触优秀的会计师，了解并架构公司未来金流。
D. 家庭领域是暑假时带着岳父、岳母全家六人，到美西自驾旅行25天，家人情感更亲密，也更加相互了解。
E. 社交领域去了矽谷、东京、北京、深圳、重庆等城市多次，扩大学习及社交圈。
D. 内在领域借由心理谘商学习负面情绪的表达。
E. 学习领域，学习Apps使用、探索年度手帐的更多可能性。
F. 休闲领域，出差找空挡喝杯咖啡、重庆及北京出差较多，还加了景点半日游、美食享受等。
在年度检视365天日记的时候充满乐趣，我一边阅读每则日记，一边用便利贴稍微做一下各领域的统计，有时候是类似话题会在不同的日子发生（例如打羽球的球友互动）；某些领域的内容特别丰富（对我来说是，工作、学习、内在）；在某段日子里，特定领域的内容会突然增加（暑假期间去美西旅游，家庭领域的内容占了大部分的日记版面）。
每年十二月年底前，进行年度检视日记，已有十年之久，先看过了365天日记，接着订定隔年的计划，并把计划视觉化，成为日记正中央的一格。这样每天写日记时，就可以看着目标，成为了落实年目标的九宫格日记。
结语：
“永锡老师，我觉得这『1、7、365』的写日记方式好赞。”格非说：“我想多问一件事，老师刚刚提到我们可以『搜寻』Evernote日记，那又是怎么做到的呢？”
Evernote是一个知识管理软体，当我们长期写日记（每天不断新增一则笔记），就需要一些简单的管理。
A. 范本：你可以建立一个范本，复制记事就能新增一天日记。
B. 晨间日记文件夹：我的十年日记都在同一个文件夹里。
C. 帮记事取名字：日记当天的日期就是记事的名字，若是“依据标题”或“逆字母顺序”（电脑）方式检视，日记就会排得整整齐齐，最新的在最上面。
D. 常写人名、地点：这样就可以快速搜寻到日记啰！
让日记更常被检视，是增加写日记的好动机，我累积十年的资料库，可以在朋友碰面前搜寻之前互动的资料、纪录，让彼此难得的聚会增添意想不到的惊喜，你一定要试试看！
网友评论