插圖 by Hanning Illustration
Shane是我的一位好友，任职于一个国际原物料企业，目前派驻在泰国担任业务主管。
每次回国，他都会来找我聊天，希望在时间管理领域能够再进步，为自己及公司提升生产力。
“老师，我最近有个困扰。”Shane总是单刀直入“最近我忘性特别好，公司视讯开会，老板临时问我几个业务数字，明明前一天准备充分，那一刹那却脑袋一片空白。”
“还有，我搭出租车时，有时想到绝妙点子，但是回到公司就全都忘光”四十岁不到的Shane说“老师，我是不是老了？！”
我扑疵地笑了出来：“你不是老，你是没有养成收集杂事的习惯。”
“收集杂事，是什么意思呢？”
Shane遇到的问题，就是把所有杂事（业务数字、绝妙点子），都往脑子里面放着，他把大脑当作记事情的地方，我告诉他『把大脑用错了…』
＊大脑应该是想事情的地方＊
我们要随时能收集杂事，把这些杂事放在大脑以外，这才是大脑正确的使用方法。
（1）何谓杂事？
“永锡老师，我有点不懂。”身为业务主管的Shane问到“你说我应该收集杂事，那如果客户打电话要我报价，那也是一件杂事吗？”
“当然啊，如果你承诺明天早上打电话给客户回报价格，这就是杂事。”我慢慢回答“如果你过了明天上午还没回覆，这件事情就需要费更大心力才能处理好，客户会抱怨，老板也会质疑你的能力。”
“那就是说，我身为业务员，一做出对客户的承诺，就应该立马把这件事情写在笔记本， “收集”下来，这就是收集杂事啰？”Shane表情很认真、直盯着我看。
“对的，你这就是收集杂事，并把杂事放在大脑以外的收件匣。”
杂事指的是，所有进入您精神及现实世界，会引起注意的事，包括实体(纸张，文件、包裹等)、虚拟（微信、QQ、各种社交媒体软件、邮件、相片会议记录等），还有心里面的想法(心中的念头、上司的指令、对他人的承诺等)等，这些都称为杂事。
（2）脑中的飞机场
“我觉得杂事这个概念很有道理”Shane说“若是我承诺客户明天上午报价，但是到了下午还没完成，心中就有种压力，觉得自己没做好事情，其他事也耽误了。”
“嗯”我引导他继续说下去～
“一方面来说，压力是好事，让我要积极主动面对”Shane语速增快“但迫在眉梢的事情太多，就像是水桶破了好几个洞，一下子堵这个，一下子堵那个，上班时非常紧绷，下班后累得跟狗一样，但却没有时间思考如何维护好大客户的关系，思考部门月计划。”
Shane提了好几件杂事“主管开会要的业务数据”、“出租车的点子”、“承诺客户明天上午报价”、“大客户关系维护”、“思考部门月计划”。其实每个人每天都会遇到大量的杂事，大脑的容量不够时，自己的表现就变差了。
杂事放到头脑以外的地方，就像是飞机场容量不够，要增加第二跑道；而大脑容量不够，就要增加第二大脑（笔记本、手机Apps），来存放这些杂事。
《当和尚遇上钻石》是一本我很推荐的书，书中也提到了和杂事很类似的概念（繁体版P.101）提到
- 我们的心如同一个巨大的容器，容纳成千上万各种杂事，
- 这些杂事就像飞机在机场跑道上排成一列，等待起飞，
- 较强的杂事先起飞，较弱的杂事则远远落后，等待起飞。
首先，他提到我们需要容器来放这些杂事。
其次，一件件的杂事就像是飞机停等在一个繁忙的机场，不断地有飞机起飞。这些飞机（杂事）起飞，就是从潜意识层面，飞进了意识层面。
最后，每件杂事起飞的时间不一，我们无法控制。这就是为什么每当我们想要专注去做某些事情（制作投影片、整理相片、写邮件、制作试算表等），脑中会有许多的想法浮现出来，这些想法无关当下要做的事情，这就是杂事浮现出来了。
我建议Shane，把这些杂事，先放到第二大脑，等合适的时间再处理。
(3) 杂事和大脑
“老师你说到杂事与大脑的关系非常有趣”Shane轻敲着大脑说“大脑不是用来记事情，而是拿来想事情的，这三十几年来，我把大脑都用错了。”
“没那么严重啦”我笑着说：“我从心理学及你喜欢的电脑两个层面来说说收集杂事的概念吧！”
以心理学的角度来看，大量的杂事深植在大脑潜意识中，意识层面或许并不觉得事情很多，这犹如冰山，海平面之下的体积远大于海平面之上，也就是潜藏在海平面以下的杂事，是我们时间管理要处理的。
再用电脑的RAM来举个例子，
人的大脑里有短期记忆区，容纳所有的杂事。这个区很像电脑里的随机存取记忆体（RAM）
一般人都以为电脑荧幕上看到的所有资料就是所有的事情，却忽略了RAM中储存的资讯。
很可惜的是，大脑里的RAM大小是有限的，一旦跑了太多Apps，电脑速度就会快速下降，影响到其他大脑的功能（如思考、判断等）。
大部分人脑中RAM都塞满了乱七八糟、从未理清的杂事，这就是Shane为什么无法专注、心不在焉、老是忘事的真正原因。
一个时间管理高手当脑中的RAM浮现杂事提醒，马上就收集起来，并且放置到第二大脑，这样就能够开始我们时间管理的第一个流程─收集杂事。
结语
放在脑里RAM杂事，其实拥有很大的力量，可以帮助我们追求梦想、达成目标，但是先决条件是，我们能够管理好这块宝贵的RAM空间。
业务主管Shane，当他承诺要明天上午打给客户电话，他就在『手机』或『纸质笔记本』，写下“明天上午十点联络客户”。
接着，先设定一个闹钟，设定提醒打电话给客户的时间（明天上午10点联络A客户）。
从客户报价文件夹，选一份过去的报价档案，并开始修改，一个小时后修改完成。
Shane发送档案给老板，确认这份报价没有问题，之后直接发给客户，明天10点闹钟响起，打电话给客户。
结果呢？当然是顺利成交啰。
收集杂事，时间管理的第一步，练好以后，我们就能够发挥大脑更大的功能，帮助我们不论是学习、生活及工作上都更加的成功。
我们讲要将杂事放在头脑以外的地方，但是放在哪里呢？答案就在下一篇文章，收件匣。
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