数据研究表明：一个人每天一小时在找东西，一辈子下来平均找东西的时间为3年。这里的东西分为2类：一类是信息资料，可以让我们电子化管理的。例如各种账户密码、各种证件、各种合同、票据、笔记等等，这类“东西”如果不妥善管理，在需要的时候，我们一定不能及时找到它！
另一类是实际物品，需要我们用大小容器进行收纳管理的，例如：孩子的玩具、各种电器的数据线充电线等等，这些常用的不常用的物品，如果不用科学的方法管理，那么到要用时一准儿找不着，这样造成同一功能物品反复购买，豪宅变仓库，自己每天生活在垃圾堆里。
今天我们主要学习第一类“东西”，也就是信息资料的电子化管理。叶老师秉承“一次搞定，终身受益”的原则，然后研发出了这个神奇的“秒搜”系统。
下面我就分两个部分来学习这套系统：
1、秒搜的四个原则
2、叶老师的使用示范
一、秒搜的四个原则
这里要遵循四个原则：使用频率化、位置固定化、目录化、电子化！
1、使用频率
这是最重要的一个原则，也就是我们经常说的近细远粗。我们的精力、时间、资源都有限，我们只能管理少量的重要事物。但很多人在放东西的时候，习惯按东西的属性或类别进行存放，这样放置有个问题是：使用不方便！因为按照属性和类别放，有时候我们经常要用的资料就和一些同类不成品、垃圾、以及历史资料放在一起，摞在一起是我们最经常的做法，使用时只能到处乱翻，时间久了就找不到了。
所以为了使用时的高效率，我建议把信息资料按照“使用频率”进行归类存放。经常使用的我们精细化管理，越精细越便捷越好，越不经常使用的依次可存放在抽屉、库房甚至丢弃送人。
日常与非日常是第一级分类。日常还要更精细分类，其他非日常的尽可能少花精力、时间来管理，不分类集中存放。
2、位置固定化
就像你住的地方有准确的位置，在办公室里也有明确的工位一样，一份资料进入“秒搜”系统，要做到有名有家，有名字有位置。有清晰准确的存放位置，一旦放好轻易就不能挪动，固定位置，使用几次，就能够在大脑建立清晰牢固的记忆，就能确保我们在需要时，快速有效找到它。
建议对文件实物类进行命名，同时在前面加上拼音，然后按照拼音排序，用同一规格的文件夹按照A-Z的顺序存放。对于物品类，因为大小不一样，可以用各类大小容器集中保存，命名，然后建立目录索引。
家人、同事或是项目接手人，都可以快速了解这个系统，让协作趋向自动化，获得资料不需要多问。
3、目录化
不知道大家有没有想过：为什么书籍、产品使用手册、字典、图书馆、仓库等等都会设有“目录”？其实，“目录”就是纸质实物系统的“检索”工具，它的功能就是让你快速找到自己想要的信息，而不是用翻。
所以想要实现信息的“秒搜”，建立起完备的目录系统是关键！我的做法是通过搭建不超过三个层级的目录，对资料进行编码，基本就可以实现资料的一秒找到。
所以，对于重要的常用的信息与资料，你需要养成这个习惯，拿到信息与资料，想着以后会不会经常用到，会怎么找，那就怎么存。
4、电子化
电子化的好处就是可以上传云端，移动管理，快速搜索，使用或者分享。非日常的实物信息资料不建议电子化，只需要对日常频繁使用的电子化。但是对于目录务必做到电子化。
电子化可以通过各种手段，拍照扫描是一个重要的手段，然后存放在印象笔记或者坚果云、苹果云、谷歌云当中，如果更精细化管理可以寻找更精细的工具管理。
二、叶老师的使用示范
借助印象笔记这种工具来实现秒搜，大大提升工作效率。使用小Tip总结：
1、如果同类资料比较多，先建立大的目录，同时善用拼音排序，比如课程种类比较多，就建立K课程大目录；
2、文件命名就是标题，前面加上数字型编码，并且和节目的目录对应。比如0802就是秒搜。
3、已经完成的资料或者课程前面加拼音Z，表示历史归档。
例子：K课程-X喜马拉雅爆款课，K课程-S商业效能，0801玩转新工具探索：点、问、搜 by编辑人20180719，Z0801玩转新工具探索：点、问、搜 by编辑人20180719
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