说话也有技巧。管理者如何表达、向谁表达以及什么时间表达，这其实是反馈问题。管理者积极地听别人说话，了解了他的包括弦外之音在内的一切意思，注意到了他的一举一动以及这些体态语言所蕴含的情感，那么现在，轮到管理者来作出反应了。管理者必须自问一下你都了解了些什么，是否掌握了“真理”，是否明了该如何来阐述这种道理使别人很容易地便能懂得。
让我们来看看下面这个例子。小赵是一名较出色的职员，但他看来好像有意避开与你沟通。他在与你谈话时也显得局促不安、十分紧张。遇到这种职员你可以在他工作时告诉他：“小赵，你是名很出色的员工。我知道你喜欢独自呆着，我很高兴你能出色地完成工作。”这样，你和他之间就相当于建立了一种默契一样，相互之间可以保持一定的距离，这表明你对他的行为是尊重而理解的。你也可以认为是小赵希望保持这种距离。遇到这种场合他害羞、手足无措，这是一个职员的性格问题。你可以跟他谈谈他与你在一起是否感到自在，如果他愿意的话，你们还可以共同想想办法来使你们之间的沟通显得轻松自如。
然而，如果小赵的工作表现不是那么尽人意的话，你在让他到你的办公室交谈时，必须意识到他可能会不太愿意听你讲话。在这里你要对他说：“我知道你喜欢独处，对此我表示尊重，但是你的工作做得并不那么好，我希望我们能谈谈并找出办法来改进工作。你对此有什么意见？”如果到这里一切还顺利的话，你就可以接着说：“很高兴我们今天能够谈一谈。”然后开始下面的内容。如果到此有点不对劲，你可以说：“我感到你好像听我说话有困难。”然后你们尽可以讨论如何相互沟通这个问题。
在语言表达的技巧上，女性通常比男性略胜一筹。当男孩子们忙着在草地上踢球玩耍时，女孩子就已经开始相互谈及她们自己，谈及人们如何行事并开始分辨各种感情。因为女性总是有更多的时间和机会来尝试语言表达的技巧。所以，在长大以后她们对如何沟通总是很有一套。而这对于那些只希望能够谈清事件，而不管什么情感和想法的男孩子们而言就显得太难了。男人们在辨识自己的感情时通常显得很笨拙，而要去把握别人的情感就更是为难了。因为他们常常很难注意到一些细微的暗示和线索。“我让他们怎么办，他们就该怎么办，要知道在这儿究竟谁是老板，谁说了算！”这是一种男性味十足的说话方式。而诸如“我听了你的话昨晚几乎难以入睡”或“我的确很在乎你怎么看我”的说法则显得要女性化一些。很难想象有男人这样说话。
因为女性对于情感的把握总是很自如，而且常常希望别人能够与她分享，而男性则相反，他们不善于把握感情，而且不愿意分担别人的感情。所以，不同性别的人对于有效沟通的标准是不一样的。我们必须清楚地认识这一点。
管理者还必须认识到，有些意见或建议对于有的人有效，但不一定对其他人也有效，或者效果不如前者。所以关键是要意识到影响人的六大方面因素：
（1）遗传特征。个人的基因构成会影响一个人的能力。
（2）性别。一个人早期对性的认识会影响他们的行为和对别人的期望。
（3）民族。不同民族的人有着差别很大的生活习惯。
（4）家庭。一个有兄弟姐妹的家庭与一个单亲家庭对孩子成长的影响是不同的。不同的家庭还促成其成员形成不同的处事观念。
（5）社会等级。社会经济地位包括了受教育的机会。对于一个普通工人和上过名牌大学的人而言，他们会听到上司对他们不同的批评。
（6）籍贯。一个人的出生地和成长地对他也有影响。一个来自南方的人与一个在东北出生的人，对于世界的看法是不同的。南方人说话通常很慢而且很礼貌；而北方人说话则很快，显得很爽直。
读过上述内容后，你可以用这六条来对照一下自己的情况，看看它们对你的性格有些什么影响。如果你能理解形成现在的你的一些因素，你便能够理解别人与你的不同。
必须掌握的倾听技巧
倾听是一门可以通过训练掌握的技巧。很多人认为听是一种被动的行为。他们很可能会感到烦闷，如果不参与谈话还可能会感到无精打采。善听则不是消极的行为，它是积极的行为。听者对于交谈的投入绝不亚于说者。人们不真正去听的原因是不愿受外界新信息的影响，他们不愿面对别人对世界的看法。在这些新知识和新感悟的基础上，就必须改变他们自己的观点和已经形成的看法。对很多人而言，他们是不愿意改变他们一贯的思维方式的。他们认为回到自己驾轻就熟的东西上总比去实验新的东西要安全稳当得多。但是，管理者如果不竭力去听懂他人，就不可能进步，也不可能成为这些人的优秀领导者。以下列出的是影响听的效果的九大障碍：
（1）身体不适。太热、过冷、疲倦或者头痛都会影响一个人听的能力和他对说话者的注意程度。
（2）扰乱。电话铃声、打字声、电扇转动的声音等其他一些来自物质环境的声音可能会打断沟通的过程。
（3）心中另有他事。惦记着其他的会议、文件或报告都会阻碍听力。
（4）事先已有问题的答案。对别人提出的问题自己已经形成了答案或者总是试图快点止住他们所要提的问题。这些都会影响管理者专注地去听。
（5）厌倦。对某个人有厌倦感，因此在他有机会说话之前管理者已经决定不去听他说了些什么。
（6）总想着自己。心中总是充斥着自己则必然要破坏沟通。
（7）个人对照。总是认为别人在谈论自己，即使在并非如此的时候也这么认为。
（8）对他人的情感倾向。对某人的好恶会分散人的听力。
（9）有选择性地听。仅仅听取一个人所说的话中与谈及的问题有关的个人意见或与己相异的观点。这样会影响全面听取一个人的真实意见。
积极听取意味着管理者必须时常对对方的和自己的价值判断提出质疑。尤其是要对自己的价值判断提出质疑，努力把自己放到说话者的位置上设身处地去为说话者考虑一下。积极听取的第一个重要因素是要听说话者所说的全部意义，而不是断章取义。这有时候被称作是要听出“弦外之音”来。仅仅听出说话者在说些什么是不够的。说话的感情和语气对他所说的内容的润色管理者也应当毫无遗漏地一一听到。
第二个因素是要对所听到的情感作出反应。仅仅听到说话者所表达的感情是不够的。还应当对说话者的情感作出适当的反应，这样才能使说话者知道他所要表达的内容对方都明白了。有时候，说话者所要表达的感情远比他们所表述的内容重要。正如当有人说：“我简直想把这台该死的电脑扔到垃圾堆里”时，对这句话本身的内容作出任何反应都是荒谬的。而对这句话所表达的情感作出反应才是很重要的。在这种情况下说“你肯定很灰心或肯定累坏了”才是较适合的回答。
善听的第三个因素是注意说话者在传达信息中所使用的所有暗示。这些暗示可能是语言的也可能是非语言的，身体语言，说话的语调以及面部表情均属于这种暗示之列。积极听取是人们可以发展的一种特殊技巧，我们每个人在这方面都有天赋。但是，你首先必须愿意对他人的意见持开放的态度，并且愿意冒自己的观点被这种开放所改变的“危险”。一个能够很好地检验是否认真地听了别人说话的方法是，能否把说话者所说的话用自己的话再说一遍，不但要包含他所说的内容，而且要包含他字面下所隐含的意义。管理者可以用这样的方法：比如说“你的意思是……”来重述别人的话，自我检测一下。
善听在所有方式的沟通中都是很重要的。不论这种沟通是自下而上、自上而下还是横向的，积极听取总是十分重要的。
请注意，你是否在倾听员工讲话时和聆听老板讲话时表现得一样积极。对很多人而言，作为员工他总是努力去找出他的上司想要什么、需要什么和渴望得到什么。然后他再竭尽全力地去投其所好。而身居高位的上司则很难同样地去弄清他的属下想要什么、需要什么以及渴望什么。他们自己的要求被满足就足够了。而成功的管理者是那种既能考虑到上司的要求又能体谅员工要求的人，而且这种管理者对同级别的人而言是一名好同事。因此请务必开放地、急切地、积极地听取包括你的老板、你的同僚以及你的员工在内的所有人的谈话。
总而言之，良好的沟通是实现管理的关键，这既需要有良好的获取信息的能力，也需要有娴熟的发送信息的能力。优秀的管理人员不论等级高低，都要去接触每个必要的人，并且认真积极地听取值得听取的东西。
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