行动三角专题分享之-排程

行动三角是易效能时间管理最核心的技术之一，上一次总结分享了第一个环节“记录”，今天分享第二个环节“排程”。

“记录”将所有的事件从大脑中清空，以能使大脑不再被事件消耗能量与精力用于记忆，而能使用高级功能进行分析、总结、处理事件。

经过了第一个环节“记录”之后，收件箱当中就有了很多的事件等待我们去处理，这个时候不能马上行动，要先进行“排程”，再处理，因为只有通过“排程”，我们才能分清“轻重缓急”，做到“心里有数、处理有序”。易效能关于“排程”的核心要点是：

1、杂事不能被管理，能管理的只有行动，我们通过对收件箱的事件进行三问：我要不要做？我要的结果是什么？我的下一步动作是什么？来清空收件箱。

2、对于既不重要又不紧急的事情，直接删除掉；对于重要不紧急的事情，推迟处理，可以放到“将来也许”或3-6月出成果的“项目”模块中处理；对于可以委托的事情就委托他人处理以为自己腾出时间；最后剩下在2周内需要做的事情才由自己亲自动手做。

3、在两周内需要做的事情当中，分为有固定日程（日期、时间）的事情和没有固定日程的事情，有固定日程的放到日历中，没有固定日程的放到清单当中。

4、放到日历中的事情是严谨的，也是我们的“战略地图”，我们要经常查看（我是每天早上起床后就查看），以免遗漏。

5、放到清单的事情相对有弹性，可以分为有截止期限的事件和没有截止期限的事件。为了提高处理事件效率，要对事件进行情境管理，即综合时间、空间、精力等维度，对处理事情的情境进行分类，方便自己在合适的情境下批量处理事情（如购物清单、电话清单等）。

6、放到日历中的事情要少而精，放到清单中的事情可以相对多一些。

7、每天要挑出难度最大的事情（三只青蛙），预留出高精力的时间优先处理，具体的处理方法可以通过番茄工作法。

8、用纸和笔来排程的方法已经跟不上时代，必须要用电子工具，日历用苹果系统的“日历”或“Calendars 5”来管理；清单用（Omnifoucus）。安卓系统用“Sol日历”和“滴答清单”。

9、有固定日程的事情越早安排越好，奥巴马说要“凡事提前”，越早安排，我们能完成的可能性就越大。另外，确定时间是做一件重要事情最困难的地方，一旦确定，后续各方就比较好配合了。

10、大卫.艾伦提出要做重要的事情，史蒂芬.柯维提出通过重要+紧急两个维度对时间进行分类划分；易效能的思路是：删除不重要、推迟不紧急，通过固定日程+弹性清单来分类处理事件。

经过一段时间的践行，我对于排程的体会是：

1、为什么要排程？事件记录下来之后不是马上去做，而是必须要经过不断排程的环节，这是为什么呢？

（1）因为通过排程可以通过4D原则（删除、委托、推迟、做）屏蔽掉大量不需要马上做或自己亲自做的事情，可以减少我们的负担；

（2）通过排程，对事件进行分类，分出轻重缓急和处理方式方法，可以让我们对处理事件做到心中有数，批量处理，大大提高效率；

（3）排程过程，也是一个不断判断事件的重要性、紧急性的过程，通过这个过程，我们要不断判断、分析事件和自己人生努力方向的关系，可以在过程中不断觉察自己，找到自己。

2、什么时候排程？

因为每天都有可能往收件箱里记录了事件，因此最好的排程时间就是每天清晨，清空昨天已经完成的事件，重新对新录入收件箱的事件进行排程，有固定日程的就写入日历，清单重点安排2周内的事情。另外，一周也可以抽出一个固定时间进行统一排程。

3、为什么要找出“青蛙”？

人生不在于做完所有的事情，而在于把重要的事情做到极致，什么才是重要的事情？和自己终身为之奋斗目标一致的事情就是重要的事情，那也是我们的“青蛙”，我们只有不断的吃掉“青蛙”，输出成果，才能向自己的目标迈进。

4、排程的过程，也是提升管理能力的过程，自己处理的事情越来越少，越来越聚焦，越来越找到方向，管理能力就越强。（观察不难发现，公司领导总是只安排日程活动，而很少自己动手亲自处理事件，也说明管理者委托他人处理事件的能力很强）

5、对于杂乱无章的对象，如果只有一种处理思路和方法，那是很难高效且处理到位的。完美的处理方式，是在将待处理对象全部搜集完毕后，进行有效的分类，再根据待处理对象类别的不同特征，以及处理者的具体情况，匹配不同的处理方案，才能完美的进行处理。在事件的排程过程中，对需要处理的事件通过重要性、紧急性、是否有固定日程、是否有截止期限、是否可以委托等方面进行了划分，对处理者也通过时间、空间、精力也进行了分类形成情境，两者有效匹配，打造高效事件处理系统。

去年谷歌推出的智能机器人阿法GO战胜了世界顶级围棋棋手李世石，今年又战胜了世界排名第一的中国棋手柯杰，智能机器人之所以能战胜人类，是因为有一套严密的逻辑思维能力，不求妙招，只求胜率，所以屏蔽掉了很多的风险，最终获得胜利。

我们在排程的过程中，也有类似于机器的逻辑思维过程，这样虽然看起来繁琐，其实会让我们处理事务更为有序，最终解决烦事缠身、抓不到重点、漏洞百出的问题。

我们不得不承认，在好多方面，我们都需要向机器学习。或许，傻傻地按照流程来，严格按照规则做，那才是达成目标的最佳途径。