在上一期中，我们知道了岗位说明书的重要性，但是，按照规范的岗位说明书的编写方法，通常都得先进行岗位分析，从中用到各种原则，各种方法，虽然完美，但是也很繁琐，这也是很多中小企业无法编制岗位说明书的原因。那么这一期，我就根据过去的一个案例，来给大家分享一个简单实用的中小企业岗位说明书编写方法。
分享之前先声明一下，我给中小企业做岗位说明书，只要一个原则：简单实用。这样的方法做出来的岗位说明书，未必尽善尽美，但是却具有最强的可操作性。
2015年初，我给杭州一家二十多人的小型企业做绩效方案，当时时间很紧，而这个公司的员工又都忙于各项事务，在这样的情况下，必须采用最快最简单的方法，来完成岗位说明书的编写。
岗位说明书的编写，自然是从岗位分析开始。为了提高效率，我跳过了岗位问卷调查这个环节，而是要了这个公司员工的上一年度的工作总结。通过对工作总结的整理，对这些员工的情况有了初步的了解。
这个公司因为员工少，岗位多，几乎是一人一岗，因此每个人的都需要进行岗位分析。我首先根据这些工作总结，仔细罗列出每个人要做的每一项工，并且注明需要了解的细节。接下来，我就找这些员工一个一个进行访谈。
访谈的重点有几个：
1、确认该员工的基本信息，年龄、学历、服务年限，在本公司的履历，过往工作经历等。（这些信息在员工资料中都有，但是在此作个当面确认，沟通中发现员工资料有很多不实或不够详细的地方。）
2、确认每项工作任务的细节，包括工作具体过程、结果输出、完成周期、工作难度、强度等。（从这里可以了解该员工对这项工作任务的理解程度，以及对这项工作任务的介入深度）
3、确认每位员工在每项工作中的角色，也就是说在这项工作中，你具体承担了什么角色，是负责人，主导者，还是配合者，如果是配合，那么做了哪些配合工作。（因为进行了上述第2项的沟通，对于这一项沟通起来就比较方便了）
4、确认每项工作的考核依据并且与员工确认考核权重。
5、其他工作内容（并没有在工作总结中写到的工作任务，员工提出来以后，同样按上面2-4条内容进行沟通和确认。）
在工作总结中，员工为了获得领导的认可，往往把很多并非自己主导的工作任务，甚至只是参与了一点点辅助工作的任务，都写成自己的功劳。而在这一步沟通中，我很严肃地告诉对方，所有写入岗位说明书的工作，都将成为该员工未来绩效考核的依据，而绩效考核的结果，又会跟他的收入挂钩。这样一来员工就会主动承认哪些工作其实并非他本人主导。而员工知道岗位说明书中的工作内容会与他们绩效挂钩时，不排除有个别员工有意识地减少一些工作任务，这时也要告诉员工，工作任务较少的工作岗位，会进行调整甚至裁撤，这样，员工基本上都会提供真实的信息。
与员工沟通过的基本信息，还要跟各部门的负责人进行沟通，沟通的有几个：
1、确认员工提供的信息，把员工提供的工作任务信息与部门负责人沟通和确认，很多时候会发现员工和部门负责人对同一项工作内容的理解是不一样的。部门负责人的理解是公司对这项工作的设想，而员工提供的信息是实际操作的情况。
2、在与员工沟通的过程中，会发现有些岗位工作任务设置存在不合理的现象，比如有些岗位工作量偏大而有些岗位工作量偏小，还有一些流程设置上的不合理，这时可以向部门负责人提出建议，有时还需要同时叫来几个部门的负责人一起来沟通，提出岗位调整的建议和定岗定编的建议。
3、确认各部门的职责范畴和工作重点。
4、请各位部门负责人签字确认。
与部门负责人沟通完以后，就是和公司决策层进行沟通了。这个时候，主要要做的就是两点了，一是把之前沟通访谈的所有内容向决策层进行汇报，二是根据之前和各部门负责人沟通整理的一些建议向决策层进行沟通和确认。
经过几轮沟通以后，就可以着手编写岗位说明书了，岗位说明书的模板网上可以下载到很多，这里给大家介绍一种我自己编写的最常用的岗位说明书，见下图。
在这份岗位说明书中，分成了四个部分。
第一部分是岗位基本信息，岗位名称和所属部门就不再细说了，岗位定员指这个岗位需要几个人，直属上级是这个岗位的直向汇报对象，所辖岗位和人数指这个岗位直接领导的下属岗位和这个岗位的定员。岗位目的是设置这个岗位的目的，这个岗位在整个公司里扮演一个什么样的角色，设置这个岗位的意义何在。
第二部分是岗位职责与考核，这部分是整个岗位说明书的重中之重，也是我的岗位说明书模板和大部分其他岗位说明书的不同之处。
在我的模板中，每项工作任务，包含了四项内容，第一项，是工作任务的名称，比如某行政助理的一项工作任务是“发文管理”；第二项“职责描述”，是对这项任工作任务的具体标述，如“发文管理”的职责描述是“协助行政总监/经理进行公司各项制度、文件的起草、完善、归档、执行等工作”；第三项“工作任务”，是要完成这项工作任务具体需要做哪些事情。而最后一项很重要的就是“考核标准”，这一项至关重要，因为每一项工作要能够落实，就必须有结果导向，而这个结果，就是考核的标准，这个标准，一定要可以衡量，否则一切都是空话。
第三部分任职资格和第四部分发展方向就不再展开了，各位小伙伴都会写的。
最后，发一个写好的案例，给大家作参考。
文中插图可能有些模糊，如果需要清晰的电子版模板，可以扫手机扫描以下二维码关注我的微信公众号：老朱的干货铺，里面有下载链接：
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