以下内容来自:喜马拉雅FM——洛羽时间管理150讲
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喜马拉雅的听众朋友们,大家早上好,我是洛羽,今天是2018年11月14日,很开心又在一个美好的早晨,通过声音和你相遇。
这是我在喜马拉雅时间管理的第8讲,还是继续分享【具体项目】上的时间管理。
昨天我们提到了在进行一个大的项目时,需要将其从未来年表中拆出来作为单独项目来执行。我时常听见同学们说呀,我要写论文,我要写报告,我要学产品经理,我要学运营,我要学健身,我要学英语,但是总是坚持了几天就放弃了,而一旦遇到说像写论文这样的必须要做的项目,简直就是被逼得精神分裂。
究其原因,就是我们没有很好的项目管理意识,在工作中我们有团队一起合作做项目,在业绩和团队的压力下,我们必须得把项目认认真真拆解执行,而回归到生活的事项里,我们就完全忽视了项目管理的重要性。
大家试想一下,如果我们每个人,都将自己当成一个公司,自己的每件大事,都是公司的要事,如同管理公司一样,我们也用一种系统科学的运作方式来管理自己的人生,是不是效率和成绩会高很多呢。
好的我们回到项目这个主题上,昨天我们提到了在项目初期,我们的第一步不是立即去做,而是静下心思考完成项目所需要的各种条件和时间,用一个时间表来做阶段性拆分,今天我们继续深入探讨,怎么拆分,从那些方面拆分。
现代管理学奠基人彼得·德鲁克的《卓有成效的管理者》一书中提到,管理者有效性的基础是:记录时间;管理时间;统一安排时间。
一个正常的项目时间管理流程,首先必须要做的一件事是:创建工作分解结构(WBS),这是一个管理学上的术语,意思就是从6个方面思考,要怎么合理拆解项目并进行时间和资源上的分配。
第一个方面,定义项目
我们要做的是一个什么类型的项目,他是否对我的人生真的有意义,有价值,我是否真的需要学习这门技能,我是否真的需要了解这项技术,它是否对标了我人生中的某个领域,能够为我带来长远的发展。
第二个方面,排列项目顺序
明确了必须要做这个项目,那我们就把项目开始拆解成各个小项目,阶段性的任务,并将其按照优先级或者逻辑进行排列。
有的小项目拆解出来后,是可以打乱顺序进行的,比如健身,你完全可以自由安排每个阶段要做什么,跑步?有氧?无氧等等,那就按照自己喜欢的顺序,按部就班做下去;有的小项目有时间和逻辑上的先后顺序,你必须做完一个才能进行下一步,比如写论文,先思考选题,再进行文献回顾,那就需要把每一步该做的事情认真排列出来;那比如说有的小项目是可以同时进行,或者优先突破的,比如学英语,有口语、写作、阅读、听力,你在做项目顺序的排列时,就可以找自己最薄弱的地方,先突破。
第三个方面,估算项目资源
在我们把所有小项目的顺序排列好了,就得思考要完成这些项目,需要什么资源,我们手里有多少资源,工作中的项目管理有各个部门做支持,回到个人的项目,我们就得思考,这些资源,是否需要收集资料,是否需要配置软件或者工具,就好比学英语,总得买书买教材,或者报名课程,或者寻找听力、阅读资源吧,这是我们对一个项目资源方面的预估。
第四个方面,估算项目持续时间
这就是我们昨天提到的,给每个阶段都设置一些时间限制,可以是固定时间点,可以是相对期限。
第五个方面,制定进度计划
这点是承接的第四点,有了时间限制,还得把整个进度计划给梳理出来,在这方面我们明天会分享一个项目进度管理工具——甘特图,由于时间限制,在这里就不多说。
第六个方面,控制项目进度
其实就是在做项目,实施成长计划时,要随时记录和知晓现状,根据执行情况,不断更新和调整下一步计划,以保证对自己的成长和进步,做到心中有数。
工欲善其事必先利其器,我们的很多事情,其实并不是一拍脑门,看着别人去做了,咱们也去做,不是这样的,我们要思考的地方有很多,做一个工作结构拆解,对一个好的成长项目来说,其实就是做了一个执行方案,后续按照这个方面,提高执行力度,就能比那些三天打鱼两天晒网的人走得更快,而有一些不好的项目或者说不适合的项目,可能我们在做拆解的过程中,就发现没必要了,那样我们可以节约很多时间,去做其他的更重要的事,而不是三天两头去做,做完发现,完全是浪费时间。
我们的时间真的很宝贵,学习和成长这条路,用了多少心,就会有多少回报,与其做了发现没用,倒不如在一开始就认真思考清楚要不要做,我们要多做好的事情,而不是把事情做好。
好了今天的内容就分享到这里啦,明天我们会讨论项目执行中的一个非常好用的东西——甘特图。
非常感谢你的收听,我是洛羽,每天早上六点,我在喜马拉雅,和你不见不散。
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