日签——day578

01

方法六：

有意识的提高“一次性完成率”。

为了提高工作效率，你要有意识的提高一次性完成率，简而言之就是“一次性了结一件事”。

快速完成工作的关键就是一次性完成。

比如一旦打开邮件就立即回信，虽然这看起来是理所当然的事情。

但很少有人能做到，很多人的行动模式都是想着过会儿再回复吧，然后关上一会儿又打开同一封邮件考虑到底应该怎么回复呢？

这时有其他工作，回复邮件的工作就再次被耽搁了，如果是这样的话，处理一封邮件需要多次打开电脑，从头到尾的重新看两三遍邮件。

而一次性完成这项工作只需要十秒，但像上面这样就需要花费两三倍的时间，没有比这更浪费的事情了，为了不让工作拖太久，要有意识的一次性完成工作。

如果不能一次性完成工作，会让待办的事情不断的增多。为了提高个人和组织整体的历史时间利用率，必须做到一次性完成一件工作。

02

🥕为了提高一次性完成率，有必要确定回复邮件的时间。

和其他任务一样，事先想好几点到几点回复邮件，把恢复邮件放到一天的计划当中。

比如，早上9：00到公司上班，处理邮件到9：15。

在午休前的11:45~12点之间处理邮件。

像这样设定处理邮件的起止时间，不在规定时间之外回复邮件。

🥕打电话或者当面沟通，比码字发邮件要快的多。

现在很年轻人不喜欢打电话，他们尽量不用电话用邮件联系，但为了提高工作效率，我们还是利用电话进行沟通吧。

03

只要明确期待，只就能兼顾速度和品质。

明确了对方的期待值，就能提高工作的一次性完成率。

上司本来想让你做一份只列出关键词的资料就可以。

但是你自认为必须做一份ppt，所以准备资料无谓地浪费了很多时间，结果任务不断增加，工作怎么也做不完。这就是“品质过剩”的例子。

比如上司说：“用a四纸列出报告的主要条目即可。”

你就可以确认：不需要做ppt，五分钟就可以搞定。

在工作开始之前，就明确对方的期待值，不仅能提高一次性完成率，还能满足对方对品质的要求。

为了不产生太多的待办事项，请不要忘记事情确认对方的期待着这一重要步骤。