小试GTD

  前段时间用了三个月GTD，并记录每天的工作任务完成情况。期间的心得和一些只有在实践中才有的经验，整理出来给大家分享一下。

  老规矩，先说什么是GTD。很多人说它是时间管理方法，我更喜欢"行为管理方法"这个说法。

  GTD的核心是"收集，整理，组织，回顾，执行"。就是把所有要处理的事情放到一个"事件箱"中，确定处理方法，组织所需的资料，确定下一步任务，每天或每周回顾事件处理情况，按照确定的步骤执行任务。它最突出的优点在于把纷繁复杂的任务从大脑中移出来存放，同时给大脑一个"问题已被记录，并将被认真处理"信号。这样，大脑就可以放松下来，开始愉快的工作了。

  GTD用起来可简可繁，新手建议从最简单的形式开始，先体会一下GTD的精神。看到有网友写了刚上手就疯狂膜拜各种基于GTD设计的工具，但使用效果不佳的心得，庆幸自己没有开始就整高大上的东西，而是根据自己的理解，先从todo list开始。这个todo list，只是一个简单的文本，记录所有事件，并加入时间纬度。示例:

下个月:

1. 制定孩子英语启蒙计划

2. 与刘老师约谈

3. 整理图书资料，分类存放

本月:

1. 育儿知识专栏更新

2. 学习基金定投知识

3. 公众号改名

下周:

1. 办理图书借阅证

2. 带孩子去植物园

3. 拍证件照

本周:

1. 购物（周五，下午）

2. 理发（周三，晚上）

3. 准备心理咨询师考试论文（周六，上午）

  这种list的优点是比较简单，想到的就列出来，按照紧急重要程度来看是分配一个大概的时间，还是标定本周具体的时间。只有列在本周的事件，才有具体时间。所以从整体看，近期的任务更细更具体，远期任务更大，处理时间上不确定性也强。这也符合事物发展的规律。

  它的缺点是各事件中存在的关联关系不能明显的呈现出来，同类事件和有关联关系的事件安排时会有不合理的地方，下文个人心得的条目中会再次说明。

  接下来是应用，我将如上todo list分别用于工作和生活。注意是"分别"，而不是混在一起记录，这可能更适合工作时间和休闲时间有明显分界的情况。实践时的区别在于，工作事件list处理中我又加入了番茄工作法和每日总结，把当天要执行的任务用番茄钟的方式再切割成更小的块，按照番茄时间做事和休息。每天下班前用10分钟的时间总结当天工作任务完成情况，及GTD+番茄钟使用中有什么"异常"。

  如下所列应该说都是干货，虽然很多人都有相似的体会。

一.  情绪，看不见的效率杀手

  无论是沮丧、害怕、过度焦虑、紧张，还是过度兴奋、喜悦，都是看不见的效率杀手。它们会让你的大脑有额外的负担，而不能集中于当下正在处理的事情。

  GTD是要将大脑的记忆负担分出去，以便专心于当下要处理的这件事和必要的高质量思考。而当你处在情绪中，实际上大脑又被占用了。这时的你，正背着GTD在"偷偷"想别的事情，只是你自己没发现罢了。

  而最容易分散我们精力的情绪，是当你遇到一个难题，又不想面对它的时候。比如你正在工作，接了个电话说家里小孩发高烧。当然这不是个恰当的例子，因为这时候能继续工作而不去处理孩子发烧这件事的人并不多。即使真的这么做，也是不明智的。因为这样你会效率低下，潜意识里的焦虑会让你不知道自己当下在做什么。

  遇到分心的问题，就先动手"斩"了它，这并不会耽误什么。一件事一旦让你分心，那它的重要或紧急的程度已经相当明显了。除了马上解决掉它，还有更好的选择吗？

二. 大型任务、关联任务、同类任务

  不管用什么工具，都不可能用一刀切的方式处理所有任务。我初试GTD时，就是一刀切的把所有任务都分成小"番茄"块。小任务是很适用的，一般1-4个番茄时间做完，会有很舒爽的感觉。而大任务就不行了，总是会遭遇到在某个环节发现一个依赖条件还不成立，需要停下来等依赖条件做好了再继续；或者是一个大任务没办法一口气完成，而如何分割也没想太清楚，又要停下来梳理。这都有可能打破原有计划，引起或大或小的混乱。

  之后的事件处理中，我在处理大任务前加了一个关键的"组织"的步骤，就是分解成小任务，并提取依赖条件。依赖条件往往需要提前完成，把它们列成与大任务有关联关系的小任务。这样，我的一个大任务就变成了很多小任务。关联关系在list中是不容易体现的，需要想清楚先后顺序，在list中做好排序，才能防止做任务的过程中不断停下来再梳理。

  关联任务和同类任务，有时候安排在相邻的时间段处理效率更高，这时候"组织"时就要合理安排顺序。比如事件A与B相关，做完A马上处理B，结束。如果做完A，没有马上做B，一段时间后再做B，可能A与B的关联关系就发生变化了，或者A本身变化了，则要重新处理A，再做B，才能结束。这样没有把A和B放在一起做效率高。不是所有情况都有这样的交叉影响，"组织"者需要自行识别。

三. 随意的工作严谨做

  大部分工作需要严肃认真的投入，偶尔会穿插些可以不那么集中精神做的事情。

  一个比较深刻的印象是公司元旦晚会节目排练事件。某天，我为这件事安排了两个番茄时，用于与节目组的同事商量排练计划。大家在办公室休闲区有说有笑的商量着，我没有刻意的控制什么。后来发现这件看似能轻松搞定的事情，消耗的时间超预期两倍。

  有时候，那种闲散的状态让人留恋，这是身体的需要。而事后，其它的工作还是要做，最大的可能是你要为一时的舒适付出很多的代价，比如加班完成被拖延的事情。别让"随意做做就可以"的事情骗了你，控制好时间叫停，也许能保证你正常下班。

四. 舍得休息

  这是跟番茄工作法相关的一点。番茄工作法有固定的"做息"节奏，工作20-25分钟，休息5分钟。很多人用"番茄"不顺利的原因是舍不得休息5分钟。持续拉紧弹簧会使它失去弹性，无法恢复，人也是如此。过度耗费精力，只会让你早早的就坚持不住了。欲速则不达，记住善待自己。

后记:

  在三个月的实践后，我停止了GTD+番茄的方式，因为当时感觉整个人绷得很紧很累。明显，我的太用力"伤"到了自己。

  GTD也好，番茄也罢，它们都不只是一套流程，也是一种态度。它们暗含了有计划有节奏的工作和生活的态度。在芸芸的使用者中，如我，把它们当做万能法宝来用，事无巨细，不顾自己的负荷能力，一路高歌猛进，时间久了就会摔跤。一个由衷的建议是，不要把所有的事都放在GTD里，可以只把它用于工作，和生活中比较重要的部分。保留一点随意性和粗糙感，才是生活应有的面貌。

  之后又经历了三个月毫无计划的做事情，我终于决定再次拿起GTD和番茄。这次，我会与它们和谐相处。