1 我们该选择怎么样的工具?
没有一种方法能适合所有人,每个人有自己不同的特征,为了让方法更好为自己所用,有些人会根据自身情况进行调整。对于番茄工作法来说,你也可以进行灵活的应变。不过,在变动前,请先坚持使用常规方法至少2个星期,以便确切知道哪里适合你、哪里不适合。接下来,我们来看看作者关于自己灵活应变的调整经验。
我们该选择怎么样的工具?
很多人在学习一个工作法的时候,会陷入一个很大的误区——沦为一个工具控。花大精力寻找工具,反而忘却了该做的事。像我在最初学习GTD时,就曾陷入这样的泥沼不能自拨,GTD的理念还没贯彻,却对寻找自己喜欢的GTD工具不亦乐乎。
因此,在学习番茄工作法时,我吸取了这样的教训。在罗列了自己对工具的需求后,我选定自己需要的工具。计时器用专门的APP,清单也有相应的APP,记录表格则是用笔和纸。
对于工具,“适合自己的才是最好的”,这是恒久不变的定律。工具越简单越好。
2 番茄钟一定要25分钟吗?
虽然作者建议25分钟最合适,但决定时间长短的人是自己。
如果你经常遇到中断,你就应该考虑缩短番茄钟的长度。使用更短的周期,可以在过程中让你更容易集中注意力。
又比如你每天花大量时间来写电子邮件。为了避免每次收到新邮件都会中断手头的活动,可以每天分配两个番茄钟来写回信。
类似你每天有晨会,但你比较早到,距离晨会有40来分钟,这个时候你也可以自定一个40分钟番茄钟,以便处理每天早晨的事务型工作。固定安排这些早晨进行的活动,避免在这段时间无所事事。注意一点,因为这个番茄钟是40分钟,跟其他25分钟番茄钟没有可比性,在记录阶段就不计算在内了。
至于番茄的声音上,声音是为了让我们形成一套专注的条件反射,只要能给你一个明确的信号,能产生条件反射就好。
3 今日待办的优先级怎么排?
先来回答活动清单和今日待办必须要用表格的问题。
不一定,我们也可以用卡片。类似我们做的单词卡片一样,每张卡片一个活动,一旦有新的活动,就记录在一张卡片上,顶端写上活动标题。在标题以下,可以添加简图、电话号码、网站地址,或任何与完成该活动有关的信息。这些涂鸦并非必须要有,加上当然更好。如此一来,活动清单是一叠索引卡片,今日待办就从这些卡片中挑选出来,按照优先次序排列它们,最重要的活动在最上面。
而对于今日待办的优先级怎么排?我们来看看作者的方法。
当作者不能确定哪些活动应当填入“今日待办”表格,他就会举行一场“优先级淘汰赛”。写下参赛选手名单——即所有活动的标题,每项活动一张小纸条。首先不区分重要程度,把所有纸条排成一列。然后将第一项和第二项进行比较。如果今天只能做一件事,应该做哪件呢?输的一方放到左边,赢的一方拿在手里。
这样子一场一场比下去,等到原始列清空,就有了整个赛季的赢家。最优先的活动是在手中的那个。选出一个后,再开启新的赛季,直到选出的活动的预估番茄钟数之和达到当天能完成的工作量。
4 休息时长一定要5分钟、20分钟吗?
番茄工作法的默认时间表中,每隔三个短休息就要有一个长休息,但不是强制性的,而要根据你的角色和工作内容而定,包括工作场所和个人状态。正在解决复杂问题的人,可能需要休息较长时间。如果你今天感觉疲劳,也可以成为延长休息的理由。只是要注意休息时间不能过长也不能过短。
休息时间一定要掐表吗?怎么感觉像监狱放风似的?不是的,因为要在精神上做好准备,以启动下一个番茄钟。你很难从做白日梦的状态一下子跳回到工作当中。番茄工作法的初学者可能会遇到休息后回来继续工作的问题,那就控制休息的时长,坚持一星期。从更长远的角度看,应当注重节奏。
至于每天需要几个番茄钟,大概白天工作时间8个番茄钟左右,有效工作时间4个小时左右。晚上如读书可加4个番茄钟。
5 如何做每日回顾?
番茄工作法需要预留一点傍晚的时间做每日回顾。在下班前,无论够不够一个番茄钟,都可以按照这段时间的长度开启番茄钟。作者是运用思维导图来做每日回顾,那是怎么做呢?首先用10分钟把“今日待办”表格纸翻过来横放,回想一下今天的工作,在走马观花中抓住一点,就是今天得到的什么知识最有价值?
然后在纸面中央,画一个简图代表今天的主题。主题可以是跟同事沟通内容,会议,新工具新方法等等,但只能选择其中一个作为今天的主题。最后,绘制一些彩色的分支、小图标以及自由联想,形成一张思维导图。每月可以对上个月的思维导图进行回顾,对所收获的知识进行复习。
总之,番茄工作法让我们把重点放在执行上。它提供简单而具体的实践,容易上手。
6 在什么场景下用番茄工作法?
除了上面几个作者给出的大家关心的问题外,另外也有些问题我这边想要补充下。
01 番茄工作法是一个合理的方法吗?
番茄工作法简单,易学易用,今天学习,明天就能开始实践,是最适合时间管理初学者的工作法。番茄工作法所需的工具极为简单,一份清单、一支笔、一个计时器即可。番茄工作法可以提升你的效率和专注力。通过对番茄工作法的记录以及分析,可以更加精确感知时间,从而帮助自己在再次制定计划时,更加准确的规划自己的时间,从而确保每日的计划可完成可衡量且完成的是最重要的事项。减压、降低焦虑感,增强对时间的感知。
02 在什么场景下适合番茄工作法?
· 需要集中注意力的时候。
· 工作太多无从下手的时候。
· 快到deadline的时候,焦虑和压力无从下手。
· 单人作战较多且工作大部分时间使用电脑。
· 专注读书的时候。
· 需要控制自己,避免被太多事情分心的时候,如上网完成一件事情,如果无番茄钟,经常会陷入网络时间黑洞,当自己真正感觉到时间的时候,1个小时已经过去了。而使用番茄钟,会有时间提醒,且每25分钟就会提醒休息一次,也就是最大的可能的网络时间黑洞是25分钟。
7 哪些职业适合用番茄工作法?
首先,程序员在Coding的时候至少是不适合番茄工作法的,而在学习和阅读时,没有比番茄更好的工作法。
把这一职业延伸一下——番茄工作法不适用于需要长时间保持一条思维主线,且打断后需要重新整理这条主线的工作,如:设计师在构思时,当然,一些需要强制长时间工作的职业,也不适合,比如讲师在做演讲时,或者一个更蛋疼的例子——医生在手术时……
或许,我们不应该从职业这个角度来判断是否适合番茄工作法,而应该从使用场景上来进行区别。
任何职业,都可以使用番茄工作法,但像程序员在敲代码、设计师在构思时,这一类需要长时间保持主线且不能打断的场景,番茄工作法都不适合。
而在这样的场景下,我们可以根据需要设置一个“更大的番茄”——传统的25+5算是小番茄,而大番茄,可以使用50+10的时间设定。
除开这样的场景,番茄工作法真是再适合不过!
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