如果“开会纯粹是浪费时间”的说法有半分正确，那你多半曾在开完会后犯过嘀咕——开这个会，能有一丁点儿用，才怪！
人们在开会的时候，大部分时间都浪费在听别人讲那些人人都知道的事情上。更让人郁闷的是，真的带着新信息来的人，往往无法提醒其余的参会者去了解这些信息。
结果就是：这种情况下做出的决策，往好里说是“还凑合”，往坏里说就是“相当糟糕”。
研究人员给一群医生看了两个诊疗录像。看录像时，医生们被分成了小组，但他们不知道的是，每个小组看到的录像都有一点儿差异。结果就是所有的医生都了解到了两位患者的部分信息，但没有一位医生掌握全貌。
看完录像之后，医生们需要跟另一个小组讨论病例，商量出一个诊疗方案。只有当所有医生把自己知道的信息分享出来的时候，才能做出最准确的诊断和治疗方案。
然而研究者发现，信息的共享程度极少能达到最准确诊断的要求。因此，不理想的决策就导致了不是很好的治疗方案。
那么，我们能采取什么措施来确保人们毫无保留地共享信息，高校地进行沟通呢？
第一，请参加会议的人在会议开始前提交信息。
这样，大家提交的看法和意见就不大可能受到他人影响。这个方法对那种希望得到创新想法的会议尤其管用。
如果你面临一个问题或一项挑战，需要每个组员都贡献智慧，那么，与其让每一个人都提出想法和建议，更高效的做法是请大家花几分钟静静地想一想自己的主意，然后写下来，提交给全组。这样做能让那些比较安静的小组成员也能畅所欲言，免得他们的声音被大嗓门的组员淹没。
第二，组织会议的人最后一个发言。
如果一个领导者、经理或家长先把看法说了出来，小组成员往往就会下意识地听从，其他的想法和意见就没有机会产生了。为了避免这种潜在的不良影响，领导者可以先听完大家的看法，然后再表达自己的意见。
第三，做个任务清单会很有用。
就像飞行员在登记前会列出一张清单一样，会议的组织者也需要仔细想想，准备清单上该有哪些必不可少的条目。
第四，对会议的座次安排作出微妙的调整，就能够影响人们的注意力。
如，圆桌式的座位能唤起人们的归属感。当座次安排呈现出带角的形状或方形的时候，激发了人们对独特性的追求。
如果会议目的是创造合作互助的气氛，那么圆桌式的排位更有利。如果团队领导者希望让团队成员为自己的行动负起责任，那么正方形或长方形的圆桌会更好。
会议组织者可以采用的一个小调整是，开会之前就把座位分配好，而不是让大家自行找位子。
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