时间管理十堂课5

时间管理十堂课5

为什么我们每天忙忙碌碌，却始终看不到成果？每天都忙的焦头烂额，梦想的实现却还是遥遥无期？这个问题的答案就是：你做事没有做到要点上！

今天的主要内容是：如何真正做到要事优先原则。如何永远最重要不紧急的事！

如果没有流程和工具，是无法做到对要事的处理。工具非常多，对于工具的学习本身就是一大阻碍，所以大家要先学会走路，然后再慢慢学会跑。

我们从纸笔开始，利用纸笔让大家对这个流程很熟悉。

我们可以使用易效能A4纸工作法。

可以先来看看这个结构。

顶部是日程表，这是一周。我希望大家的视角是一周的，而非一天。因为只安排一天的事，很容易做不完，会造成拖延者的心理困境。初学者可以安排一周的，慢慢的可以过度多一个月。而且纸张不适合用来管理超过一周的事务。所以这张表的顶部是周一到周日。

表格的左边是我们的收件箱，右边是要事，每天的青蛙。每天的青蛙不要太多，所以一周吃20只左右的青蛙就蛮好的！

下面是易效能的特色，情境清单！情境清单中选取了5个我们常见的清单，还有一个将来也许。将来也许清单跟之前的5个清单不一样，它不是一个承诺的清单，而是我们需要考虑的事情。

如何好好使用这个A4纸工作法来提高我们的工作效率呢？

刚才我已经强调了，我们不用今日待办，而用周、日历加上周清单。接下来我们结合易效能流程来讲A4纸工作法如何使用。

第一步，收集。我们不要用大脑来记忆事情~这个问题我们之前有讲过。你有没有完成之前的作业呢？要收集50件自己要做的事情，如果已经收集够了，那么你的收件箱工这个作已经毕业了~如果没有，你还要回去反复听第二讲。大脑是CPU，不是硬盘，所以大家要养成收集的习惯。刚开始的时候冷启动，需要集中一个时间去写你关注的事情。如果这个练习你做过了，你就应该有一张白纸，上面有50件事，你也能够清楚的了解到收件箱的作用，就是替代大脑。有了这样的50件事，你就可以对事情进行进一步的处理。

第二步，排程。排程的核心任务就是对事件的分类。事件有哪些分类呢？第一种，不重要的，不需要做的，可以删掉；第二种是我们没考虑好，要不要去处理的，我们可以把它搁置在将来也许当中。把收件箱中的此部分内容划掉，然后抄到将来也许清单中。剩下的事情都是你的承诺。有的是你在具体时间和日期你必须要做的事情，比如说坐飞机，参加培训课、过生日、约会，这类事情需要放到日历当中。日历当中要放三类的事情，一是要放确定时间和日期的行动；二是要放预约，三是要放当天要查看的咨询。剩下的事情如果确定要做的，就要把它放在清单当中。如果你的事情足够多，你需要按照情境去分类，把它放在电脑、电话、在家、办公室、外出这5个情境中，这样你就有了情境清单。不过很多人会说，这件事到底放哪个我不清楚，可以问自己三句话：一问自己要不要做？二是要问自己我要达到的结果是什么？最后问自己我的下一步行动是什么？你要对收件箱每一件事都问这三个问题，如果不要做，就要把这件事删掉。如果要做的，要想一想最终要达到什么成果，然后再问自己现在可以为他做什么。比如你想安排 一次体检，这件事是一定要做的，那么现在可以做的就是预约体检时间。当你完成了这三个步骤，其实你就把一个想法，我们叫杂事，转化成为行动。放在脑子里的事要杂事，放在收件箱里，只不过把脑子里的杂事转移到收件箱，还是杂事。杂事是不能够被管理的！能够管理的只有行动。所以问了三个问题之后，杂事就会转化成行动，我加动词加关键人加事情，这时候，就可以把行动写到清单中，可以按照情境去分。如果事情很少，就不需要按照情境去分。比如刚才体检的那个例子，就可以把预约体检放在电话清单里。

今天一个很重要的练习，需要10到20分钟，要把自己收件箱里的50件事，一是删掉一些不重要的，二是要搁置一些相对没那么紧急的，放在将来也许当中，剩下的都要问那三个问题，把它放到情境清单当中去。如果有具体日期和时间或者预约的。要放在日程表中。

现在请带着这张纸开始一周的工作了。建议你每天都能更新这张表。当然初学者，刚开始都会花很长时间，但是磨刀不误砍柴工，如果你能踏踏实实的按照这个练习，我相信你能很快掌握易效能的精髓。

第三步是执行。首先我们要执行日程表上的事，其次，当我们的情境发生变化的时候，我们要去看情境的清单，或者我们根据我们日程表上的事情来决定我们今天会有哪些情境的变化。如果情境变化了，我们要找出情境清单中哪些是重要的，然后抄到周一至周日的清单中。所以青蛙是每天根据提成和情境清单做进一步的选择。执行就意味着去吃青蛙，然后去推迟不重要的或者委托别人做不重要的，删除那些不重要的。这样我们就做到严谨且又保持灵活性。严谨指的是我们到点就必须做日程表的事情，严谨就是我们吃青蛙的时候使用番茄钟；灵活的是可以根据情境的变化去做情境清单的事情。当然，我们不可能在某个情境的时候，把情境清单上的事都做完，不过我们完全可以在某个情境里面，选择情境清单上面重要的事情首先来完成，把剩下不够重要的推迟或委托，这样我们用一周的视角不断消灭我们的事情。

究竟什么是自己的青蛙呢？青蛙，指的是要事！每个人对于要事的判断标准是不一样的。所以青蛙背后的判断标准；来自我们人生的方向。方向大于方法，只有确定自己人生的目标，才能决定每天的青蛙是什么！