叶黔达 叶伯伯闲聊 今天
【班的瑞问】
叶伯伯，请教您一个问题。我是成都杜甫草堂博物馆的工作人员，之前收到成都市文广旅局（我们馆的上级主管单位）博物馆处发来的一份文件，请问这样行文规范吗？
【叶伯伯答】
也有其他朋友提过类似问题。我在前面答疑之十五也回答过类似提问。
函主要用于平行的或者不相隶属的机关单位之间。特殊情况下，上下级机关之间询问和答复某个具体问题，联系、告知或处理某项具体工作，而又不宜采用报告、请示和决定、通知、批复等文种时，则可使用函，我们把这类函称为询问答复函。例如你所提及的成都市文广旅局博物馆处制发的《关于调研疫情防控期间博物馆实行观众预约等分时分流措施有关工作落实情况的函》，属于该局职能处室所管业务事项，为减少和控制以机关名义行文数量，显然类似具体业务工作不宜以市文广旅局名义行文；而机关内部职能处室又不能向机关下级单位行布置工作的通知等下行公文；且机关内设职能处室博物馆处与局属下级单位市属国有博物馆又是平行的行文关系。因此，宜以机关内设职能处室（如博物馆处、社会文物处）对市属国有博物馆发函，这样的行文是符合工作实际的。
市文广旅局博物馆处（社会文物处）所发的这个函在写法上也是比较得体的。用相应篇幅说明这项工作是根据上级会议精神和局领导工作部署受权办理，然后具体说明调研工作时间和具体内容，再“请”博物馆准备相关书面材料，以供现场调研时讨论工作使用。最后结语“专此致函”的相互尊重之意也很妥当。落款之后附注栏标注联系人和联系电话，考虑也很周到。
本文函件版头使用的是“成都市文化广电旅游局”，这个用法对不对呢？是对的。机关内设职能部门对外行一般职能工作函件较少，最好用机关统一的函件版头，发文字号则用职能部门代字，例如“市文博函〔2020〕2号”之类。而少数单位机关内设职能部门对外行函较多，亦可使用加职能部门名称的函件版头。
您所提供的这份函件，也有值得注意和改进之处。一是发文字号不对且应标注在横线下14磅（约0.5公分）处；二是标题一般用要素完整标明发文机关，且行距是14磅（3号字高度的7/8）；三是正文宜用篇段合一式，结语不提行，以显结构逻辑严谨；四是落款发文机关用规范简称“成都市文广旅局博物馆处（社会文物处）”，顶右图文区标注，这时成文日期不再标注于右空4字距处，而应对应于发文机关居中标注，印章则采用下套方式，章的下边沿盖年骑月（骑年盖月）即下边沿盖在年月位置上。
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