说实话实在不想承认自己有严重的拖延症!!!作为拖延症晚期患者,我总是对网络上分享的效率工具、效率提升方法嗤之以鼻,什么番茄工作法啦,PDCA流程啦,GTD理论啦……总觉得是纸上谈兵,这次突然就想有所行动,外衣灵验了呢~自己也心知肚明是懒癌+拖延症这个大绊脚石挡住了前进的路。抱着自救的心态,我在Kindle里面下载了这本《番茄工作法图解》。内容不多,一下午就读完了,文中的观点和方法确实让我受益匪浅!嗯,就是这本书——需要逼迫自己去践行,盼有所改观!!!
一、什么是番茄工作法?
列出你当天要做的事,从中挑选一项并专心做25分钟,然后短暂休息3-5分钟。在进入下一个25分钟之前,快速地将列表中其他的事项与你正在做的对比一下,看是否需要换成别的任务,挑你认为比较重要的事来做。如此反复循环。此外还要有每日回顾,做每日承诺,控制中断,预估要花费的时间等。
适用人群:拖延症的各种早期、中期、晚期患者,正常人,有志青年等。
番茄工作法的步骤:
1.选择一项目前最重要的任务
2.将番茄钟扭转25分钟,定时
3.全神贯注去做,不要分心
4.到闹钟响铃,立刻停下,别管任务有没有完成
5.休息3-5分钟,然后继续做任务
二、为什么要用番茄工作法?
1. 面对复杂,望而却步。扭启番茄钟,半小时内就会有收获
2. 无聊琐事,越拖越久。不要想着整件事,先开始一个番茄钟,完成它,就会得到回报
3. 小事忙活一天,大事一样没办。每天早上做计划,每个番茄钟之前重新评估活动的优先级,确保一直在做最重要的事
4. 最后期限,步步紧逼。以25分钟短期迭代为节奏,休息时安心休息,工作时一心一意
5. 从休息回到工作,心智调整不过来。番茄工作法以动作为导向,扭启番茄钟是动作,遵守铃声是动作,习惯成自然,利用条件反射的力量
6. 一错再错,不长记性。番茄工作法在一天的结束前需要记录、处理和可视化,每日回顾是改进个人工作流程的关键
7. 番茄工作法简单易学,具有可塑性,供你随时根据自己的情况来进行调整
8. 只顾低头干活,忘了抬头看路。番茄工作法每半个小时休息一下,大脑有机会吸收上一个番茄钟的见闻,可以一揽全局
三、番茄工作者一天的5个阶段:
1)计划(Plan):从活动清单中合理挑选任务到今日待办中。
2) 跟踪(Track):确定当天活动后从第一项开始工作,开始25分钟的番茄钟,并记录中断的次数(后面介绍)和过程指标。“番茄钟+短暂休息”如此循环工作下去。
3)记录(Record):一天结束后把当天的记录都统一归档到记录表格,方便以后回顾、反思个人工作流程。
4)处理(Process):每隔一段时间都要从记录的数据中分析自身工作的特点,如每天能够完成多少个番茄钟,有多少次工作时遇到了中断等等。
5)可视化(Visualize):最终将你得到的信息以某种方式组织起来(书中用的是思维导图),从中找出改进工作流程的方法。
四、番茄工作法需要的工具:
1. 一支钢笔
2. 一枚定时器
3. 三张白纸:
1) “活动清单”(Activity Inventory):列出最近需要完成的任务,言简意赅即可。
2) “今日待办”(To Do Today):从活动清单中挑选出今天需要完成的任务,并计划好完成任务需要的番茄钟个数。
3)“记录表格”(Records):记录每天完成了多少个番茄钟,多少个任务等信息。
五、番茄钟被中断时的策略
内部中断
对于内部中断(直觉向心智发出信号,告诉自己去做当前活动以外的事情):
1.接受它,然后记录下来,然后立即继续手头的工作
2.将内部中断的想法和事件记录在日程表里面,不然它占据脑子
3.番茄钟具有原子性,不可分割。当有特别紧急的事情(例如去洗手间)需要暂时放下手上的任务,那当前番茄钟就必须作废
4.若内部中断很频繁,可以尝试缩短一个番茄钟的时间,但是不同长度的番茄钟互不兼容,你至少要保持一个长度的番茄钟两个星期
外部中断
对于外部中断(别人造成的,有人找你询问或请你帮忙,并且等你答复):
1.保护番茄钟,在不影响结果的前提下,请求对方尽量推迟
2.将外部中断的类型可视化。遇到一次外部中断,写到“活动清单”或者“今日待办”的“计划外紧急”区
3.根据情境,必要时可以作废当前番茄钟
4.处理外部中断一定要按照承诺回电或答复,否则下次别人就没法信任你了
六、预估
1.计算预估的“货币”单位是番茄钟,即要完成某项活动,需要花费多少个番茄钟?因为番茄钟的原子性,不能使用小数
2.如果一项活动超过7个番茄钟,说明太复杂,需要进行拆分。如果一项活动预估不足1个番茄钟,则可以在它旁边标0,可以将几个小于1个番茄钟的活动合并到一起,当成一个活动来对待
3.如果预估的时候低估了这项活动所用的番茄钟,那就需要进行二次预估,如果一项活动经过三次预估都没有完成,那就得分析原因
当你了解应用番茄工作法的常规方法之后,可能会有调整它的想法,这很好,但是请尝试坚持使用常规方法,至少两周内不要做任何改动。等用一段时间,再找出适合自己的方法。
总结:
其实还是那句话,工具很多,自己愿不愿意走出舒适区逼自己试一把,番茄工作法之所以简单又高效的原因,其实是其简化了所有的问题,手把手的教你用“锤子”,调整你的“锤子”,做一把适合你的“锤子”,甚至教你如何去把事情简化为一颗"钉子",这就是我看完整本书最大的感受,明天开始试行一下吧!!!自救啊!!!
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