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时间管理:日历比清单更管用

时间管理:日历比清单更管用

作者: 澹然四海清 | 来源:发表于2017-11-05 07:01 被阅读54次

时间管理:日历比清单更管用

李翔及其团队

时间管理

平时我们在安排任务的时候,会把任务列在清单上。不过,大部分清单上都是任务越来越多,而真正完成的却很少。《纽约时报》畅销书作家凯文·克鲁斯在新书《高效15法则》里,就指出了任务清单可能存在的问题。

书里说,任务清单的第一个问题,就是上面的任务不太好区分。你很难看出某个任务,是需要一小时,还是几分钟就能完成。所以当你随便看一眼清单的时候,你很可能就去做最简单的事情,而不是最重要的事情。也就是说,任务清单很可能会让你去做“紧急”的事,而不是重要的事。此外,清单还可能给人带来没必要的压力,因为清单是为了提醒自己,但正是这种不断的提醒,告诉我们还有很多事情要做,这就会让人感到喘不过气来。

那应该怎么办呢?凯文·克鲁斯说,他采访了很多顶级成功人士,发现他们都没有任务清单,但是他们会有一个井井有条的日历。这就是为什么极度忙碌的政客、职场人士和名人们都有一个全天的日程表。所以,如果你真想完成一件事情,不要列任务清单,而是给这件事安排一个时间。而且,光是把任务安排在日程表上的这个简单行为,就能解放我们的大脑,帮我们减轻压力,同时还会增强我们的认知表现。心理学有个概念叫做“蔡格尼克记忆效应”,意思是说,我们会一直想着那些未完成的目标,从而受到干扰。而有研究表明,只要制作一个完成任务的计划,而不用真的去完成任务,就可以克服这种记忆效应。

那我们应该如何用日程表更好地管理生活呢?书里介绍了以下几个要点。

首先,你要安排一大块的时间,也就是所谓的“封闭时间”,这一点非常重要。比如,如果你很重视健康,并且打算每天跑步半小时,那你就不要把跑步列在清单上,而是写在日程表里,把它变成一个循环的事项。

第二,重要的事情应该尽量安排在一天的早些时候。因为就算我们能很好地安排时间,也总会遇到一些突发状况,比如部门临时要开会,或者突然接到一个客户打来的电话。所以,如果你安排了下午或者晚上去跑步,一旦中途有了突发状况,你的运动计划就有可能被打乱。这就是重要的事情要尽早安排的原因。

第三,不要废除你的目标;如果有必要的话,对它们进行重新安排。比如,你安排了上午跑步,但是恰好明天上午必须去赶飞机,那么你可以在明天早一些或晚一些的时候锻炼。

第四,像对待你和医生的约定一样对待你的“封闭时间表”,因为它们就是非常重要。大多数人就算做好了时间表,也不一定会认真执行。比如,你计划下午4点到5点在办公室做一份报告,突然有位同事要占用15分钟和你说一件事情。大部分人都觉得没问题,就算少了15分钟,用剩下的45分钟也能做完报告,大不了在公司加一会儿班,或者调整一下日程表。但是书里说,你可以想一下,如果你不是在做一份报告,而是和医生约了看病,你还会答应那个人,然后把和医生的约定推迟15分钟吗?大部分人都不会。所以,最好的习惯是自动拒绝那些不在规划内的请求。如果有些事情和日程有冲突,你可以说:“4点到5点我有一个很重要的约会。我们可以5点以后再说吗?或者明天早上再说可以吗?”

此外,书里还介绍了领英的首席执行官杰夫·威纳的一个方法,就是在自己的日程表里安排“什么都不做”的时间。杰夫·威纳的日程表里面,有一些时间是灰色的,上面也没注明这些时间要用来做什么。这些灰色的模块代表着“缓冲时间”,或者是他特意留出来给会议的时间。总的来说,杰夫·威纳每天会给自己安排90分钟到两个小时的缓冲时间(以30分钟到90分钟这样的区间存在)。他之所以这样安排,是因为每天的日程都太满了。杰夫·威纳说:“一个接一个的会议让我没有空余的时间去处理发生的事情甚至思考。起先,这些缓冲时间就像是一种放肆。我可以用这些时间来举行推迟的会议或是那些我之前没有开的会。但是过了一段时间以后我意识到,这些时间间隔对于做好我的工作来说绝对是非常必要的。”

以上就是用日程表来有效管理时间的方法,希望对你有帮助。

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