想管理老板,不如先做好自我管理。从老板的一言一行,观察他的习惯,或从他的交友习惯,观察他的性格,并取其长处学习,帮助自己完成目标。
在职场中,「向上管理」比起「向下管理」来得困难许多。对于许多主管,当面对老板的指示或传达的话语,如何揣摩上意,常常会显得手足无措,不知该如何回应。
所谓向上管理,其实就是自我管理,积极地去管理你的任务,而不是真的要去管理老板,所以如何做好自我管理,就成为做好向上管理的关键。
订出计划表让老板安心
如果面对的是日理万机、事务繁忙的老板,身为部属的你就要想办法让他安心,最好的方法就是订出工作的计划表,不管是短期、中期、长期的目标,及拟定目标完成时程,让老板清楚你计划的执行方向及时间,「如果他对你的状态愈清楚愈了解,其实他就会放心了;当老板对你放心了,他就不太会管你了。」
当你订定了计划表,老板就只会在某几个时段做确认,或是提出相关疑问;但要记住一点,与其等老板来问你,不如你主动告诉他,所以要培养汇报的习惯,随时更新执行进度及相关资讯。如此做,除了能让老板对你放心,在汇报和更新进度的过程中,就有机会与他互动,也能从中得知你们是否走在同一个方向上,并可借此修正原来的方向、计划表,「做好自我管理,保持互动,随时汇报产生双向的沟通及不断修正,我觉得这是向上管理中很重要的一环。」
取其优点学习帮助自己完成目标
而如何与老板保持良好关系及互动?「就跟平常和客户或同事是一样的,需要有很多的互动,要产生很多的对话,可能是面对面,可能是电话,可能是Email。」
基本的礼貌要做到,一早在办公室遇到老板要亲切的打招呼,也可从一些场合旁敲侧击观察老板,例如说开会时,就可洞察老板关心的议题或是目标,这些都可以记下来;又比如有些老板是数字型的,或是关注较多细节的,都是可提供给员工当做参考价值。
从老板的交友圈也可观察他的喜好及个性,假若他常接待的是政治人物,就表示他偏爱政治议题;或是打高尔球的朋友,就表示他可能常常运动或喜欢交际;或是五湖四海的朋友,代表他个性开阔,「他朋友的个性跟他完全都一样才会来,从很多点滴里面,可以推测出老板的性格。」
主管也可以将老板当成学习对象,虽然每个老板不可能百分百完美,但取其长处学习,就更能达成目标。像有些老板是营销公关特别强,有些是数字分析特别强,有些是行销上的点子非常好,「你的人生中可能会经历很多老板,他的很多面向及优点你可以多加学习;另外,他可能有一些决策上的错误,如何应对的态度,从老板身上其实可以学习到很多东西。」
适时表达自己但要注意时机点
再来,要懂得适时表达自己,尤其在老板在场的会议,即使不是针对你,也许是跟你跨部门相关,此时要勇于说出自己的想法或意见,俗话说:「施比受有福」,有时虽然给出去的多,但事实上你回收得会更多,「不管在任何场合,都要勇于表达自己的想法,你慢慢累积这种经验时,你的老板就会更了解你。」
但要注意的是,有些时候你自己觉得很重要的议题想要表达,或者你有很急的事情要跟老板报告时,却忽略了对方在哪个时间点可以接受到多少讯息,所以要记住在最恰当的时刻,讲出最合适的话,才会有较好的效果。
加强老板介意的点随时都准备好
职场中让老板产生好印象也相当重要,该如何做?初步的一些良好的印象,在于平常你的一些言行,包括穿着、沟通时的表情及说话方式。
有了良好的第一印象,再来你可以观察老板对于上班时介意的点,不能去踩踏的地雷,如老板喜欢员工准时上班、交办任务时是否能如期达成、负责任的态度,去加强这些老板的规则,让老板对你产生更好的印象。
对于老板交付的任务,要能够即时准时的达成,甚至是超越老板的期待。老板都喜欢自动自发并替他设想的部下,老板还没交付你任务时,其实你已经都做完了,他会对你产生信心。
要懂得求救争取资源解决问题
面对老板和你意见相左,但你又觉得该修正方向时,大的集团或企业都会有所谓决定者,也就是承担责任的人。如果老板是决定者,你只能尽可能地提供你知道的资讯,并提供风险分析让他知道;他知道得愈清楚,就能让他在最适当的时候下决定,他也自然会承担责任。
而拥有优质团队很重要,主管要如何适时向老板争取资源,以让专案或计划能顺利推行?很多主管为了让老板感觉到自己相当干练,能够处理很多事情,却忘记适合争取资源,当真正遇到困难时,才撞得头破血流。要懂得求救,「在很多时间点可以说我有困难,然后大家一起来讨论。那个时间点其实是很重要的,不要绕了一大圈,明明就有现成的,却不懂得去争取。」
发生问题时,不见得老板能即时救你,但要告知这件事情还没有解决,一旦次数多了,老板自然会提供相关资源出手拉你一把。
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