在展会设计中，材料的使用与选择也是关键。有些展览类别需要沉稳，而有点展览需要活泼，有的需要展现科技，有的需要显示环保，还有的需要表现艺术或者人文或者社会公益，总之，表现的主题对材质的选择是个考验，在这方面，会展中介机构比展商有专业优势。现代科技发展很快，新材料、新光源、新媒体层出不穷，而中介公司除可以敏锐的为展商提供展览设计趋势及对象的审美导向外，更可以为展商提供成本节约方法。
1、信息收集、市场调研与项目可行性分析
在展会设计策划的第一阶段，要根据初步的会展意向与目标收集各方面信息，开展有效的市场调研，并根据调研数据和料，对拟开展的会展项目进行可行性分析。如分析得出可行的结论，则可着手开展立项决策工作；反之，则改变原有意向，另行选题，重新开始这一阶段的工作。
2、编制项目预算
在明确立项的前提是下，根据项目历史情况、相似项目数据、组织者经验等，可以编制详细的预算方案。预算不仅是会展运营工作的指南，也是会展总结评估的重要参照体系。需要指出的是，在会展项目可行性研究阶段，也有必要进行初步的成本收入预算与利润预期工作，为项目能否立项提是供经济依据。展会设计搭建项目预算的主要内容包括费用项固定费用，如营销费用；可变费用，如餐饮费用、、收入项如拨款、注册费、赞助、、预期利润、损益平衡分析可用于确定会展产品价格，如展位价格。
3、立项决策
在可行性研究通过的基础上，可以决定对会展 项目立项和报批，准备好相关报批程序和文件，并同时开始编制预算、制订推广策略等工作。
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