清单有什么用?简单来说就是避免犯错,通过清单可以大大幅度降低错误率。那么人为什么会犯错?清单是如何避免错误?怎样制作清单?
一、人为什么会犯错
人非圣贤孰能无过,是人就会犯错。那么你想没想过,为什么人会犯错呢?我们可以将犯的错,分类为无知之错和无能之错。
1.无知之错
无知之错,也就是因为我们欠缺这方面的技能和知识,从而导致的错误。比如,你对修电脑一窍不通,却偏偏进行尝试,结果把电脑修坏了,这就是无知之错。那么什么是为能之错?
2.无能之错
无能之错是我们明明可以做好,但是因为自己各种原因而犯的错误,通常有这两种原因:
a.因为忘记。我们的脑力是有限度的,有个概念叫“神奇的数字7”,说的就是通常人一次只能随机记住7个数字,多余七个记住就很困难。
b. 因为记忆和经验让人麻痹大意。通常我们会因为经验或者记忆,而犯一些简单却关键的错误。比如成语“守株待兔”,讲的就是经验错误。比如开会却忘带文件,就是记忆犯错。
我们犯的大部分错误是无能之错,清单是怎样避免无能之错的?
首先清单可以“外包”。将任务列成清单,从而将大脑从繁杂的事务中解放出来,用到更重要的工作上。
其次清单更可靠。比起并不稳定的经验和记忆来说,可视化可执行的清单更可靠。
二、怎样解决问题
用清单解决问题,需要先对问题进行分类,然后针对不同类型采取不同是策略。
1.问题分类
我们将问题分成以下三类:
简单问题。这一类问题是有明确解决方法的问题。
负责问题。专业性强,技术比较复杂,步骤复杂的问题。
极端复杂问题。有很多因素影响,结果的不确定性非常大的问题。
面对三种问题,我们都可以用清单一一应对。
2.应对方法
a.简单问题用“执行清单”记录步骤、细节,避免遗漏。
b. 复杂问题用“核查清单”,因为复杂问题有多道工序,专业性强,超出了注意力能持续关注的范围,很容易忘记步骤,用检查清单看是否有遗漏。
c. 极端复杂问题,用“核查清单+沟通清单”,确保复杂问题注意事项,用沟通清单应对不确实问题,及时更正。
三、制作清单三大原则
清单作为一种避免错误的思维工具,怎样进行制作?应该遵循下面三个原则:
1.简单、高效、可测、可执行
a.提取关键内容。清单不宜过于冗长,应该选取关键信息。
b.效果为导向,也就是以结果为评测标准。
c.具体,有操作性,效果可观测。
2.执行有明确的检查节点
什么是检查点?当你没有栓安全带时,警报灯闪烁,这个“警报灯”就是检查点。可以分为任务前、中、后设置,对任务进行检查。
比如:
劳动合中的违约条款,就是设立在任务前的检查点。
对营业中的餐馆突击卫生检查,是在任务中设置检查点。
安全带的“警报灯”,是出现了问题,所以报警,所以这是设置在任务后的检查点。
三、要及时更新
清单不可能是一潭死水,问题是在不断变化的,所以需要对清单不断更新。比如最近在《子弹笔记》书中学到的,但任务变化时要及时进行迁移,这是一种清单更新。所以要不断的根据实际情况,不断改进清单,才能始终保证任务安全,正确,稳定。
最近在读的《子弹笔记》和这本《清单革命》都在讲“清单思维”。之前我也质疑过写清单,因为我感觉它太过于机械,不够灵活,并不实用。但当真正建立清单后,我发现它出夫意料的好用,首先对于经常“不长记性”的我来说,它可以解放脑力运用到更多的场景中,其次它可以剔除不合理工作方式和生活行为,让工作生活更单纯、高效,最重要的它可以真实反映你过去的选择,让你更冷静的看待现在,做出最正确的决策。
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