一、为什么说余闲不能太多也不能少?
某些行业拥有的现金太过充裕,致使主管人员挥霍无度。在房地产和商业并购交易上,他们支付的价钱远超实际价值,从不讨价还价,对预算的底线也毫不在意。乱花钱的结果就是,有些石油公司的市值比他们拥有的石油价值还要低。所以余闲太多并非好事。
余闲太少也不行。试想你曾雇用过一位非常出色的助理,他总是时刻准备着去做你安排下去的事情。如果为了高效而把助理的时间也排得和你一样紧。如今,你的临时事务无法再得到即刻处理。这就意味着,你的日程安排是满满当当的,而只消一个不起眼的突发事件,就能让你落后。落后的你,开始用杂耍的心态去应付各项事务,于是变得更加落后。可见,助理是余闲的重要来源:在你的所有时间都被占满的情况下,助理可以帮助你处理“突发事件”。
时间表排得很满时,如果因交通堵塞而耽误在路上,就会将所有安排全盘打乱,而交通堵塞对一般人来说不过是有点心烦罢了,不会真的误事。你因为交通堵塞,而在一号会议上迟到。因为一号会议和二号会议之间没有预留时间,所以二号会议你也无法准时出席。继而,三号任务也受到了影响。最后,你束手无策,只得将当天日程表中的一项任务推迟到第二天去做,可第二天的日程表也安排得相当“高效”,于是乎,一项任务的推迟最终让你付出了高昂的代价。
二、为什么提倡执行996的公司其实很愚蠢?(带宽的角度)
这种做法只认识到了“完成项目所需时间”这一种形式的稀缺,而忽略了另一种形式的稀缺——带宽,完全忽视了被削弱了的带宽对工作成绩造成的负面影响。
一项是以建筑项目为对象的研究结果显示:每周工作时间在60个小时以上,持续超过两个月时,员工由此累积形成的生产力下降,会导致完工日期的拖延;而同样规模的工程团队,如果每周工作40个小时,则能按时完工。在与建筑行业搭不上边的软件业,一位软件开发师注意到,当他的员工刚开始一周工作60个小时时,前几周时间总是能比以前完成更多的工作。但从第5周开始,员工们能完成的工作量,会比他们每周工作40个小时的时候少得多。
因为我们的身体会疲劳,需要休息。同样,心智资源也会耗竭,需要恢复。而稀缺的长期存在,则会导致带宽负担越积越重。当时间不够用时,人们就会选择少睡点觉,多工作几个小时。但事实上,睡眠对生产力的影响非常惊人:科学研究多次证实,睡眠不足的员工,其积极性会变得更低,犯的错误会变得更多,而且还经常会出现头昏脑涨的现象。长期睡眠不足所累积的效应会变得更加严重。随着工作时间越来越长,睡眠时间越来越少,生产力最终会一落千丈。
所以,只对工作时长进行管理,而非对带宽进行管理,是愚蠢的。
三、如何用余闲对抗救火陷阱?
救火型组织有几条共同特征:第一,这种组织“问题太多,时间不够”;第二,这种组织会解决紧迫问题,但对于非紧急事务,无论其重要性有多高,都会被搁置;第三,这种行为会导致层叠效应,致使要去完成的工作量变得越来越大。
救火陷阱意味着大量的杂耍。你全神贯注在迫近的截止日期上,当终于完成手头的工作时,才突然意识到,下一个项目马上也要到期了。当团队在一项早该完成的工作上疯狂赶工时,下一项任务的起步就必然会被延迟,而落后就意味着团队成员同样要去扑救下一项任务的火势,并从此一直落后下去。
对组织而言,有一种解决办法就是,对余闲进行明确的管理,确保余闲的存在。一定要有这样一个人,他的存在,能够保证专注于当下工作目标的人们,不会向未来的项目借用资源,并因此耗尽余闲,将组织拉入未来的带宽陷阱。
四、如何把重要事项拉入“隧道视野”?
作者以将储蓄的理念带入穷人的“管子”视野之中为例,介绍如何把重要事项拉入“隧道视野”。
穷人之所以储存不下钱,一部分原因就在于他们的“管子”视野——储蓄是一件重要但并不紧急的事务,而这类事务基本上总是会被穷人遗留在“管子”视野之外。无论何时,总会有比储蓄更为紧要的事情等着被处理。
每个月月底,我们都会发一条短信或一封邮件作为提醒,询问人们的储蓄目的以及金额。仅凭如此微不足道的提醒,我们就将人们的储蓄额度提高了6%。我们没有通过教育或强化人们意志力的方式来改变现状,而是仅仅通过提醒人们在管窥心态之下容易忽略的重要事项,就实现了储蓄额度的提升。
也可以利用一些对管窥心态的理解。我们可以设定高额的滞纳金,而且不提醒人们要在什么时候还钱。而许多这类手段的效果,无论是提醒还是滞纳金,都会对穷人产生更大的影响,也会让穷人承受更大的后果,因为他们正是那些拥有管窥心态的人。
我们能提醒的,不仅限于金钱。日理万机的人随时都有可能会忘记去健身,而健身就是重要但并不紧急的事务。事实上,聘请一位私人教练,就能缓解这一问题。私人教练会给你打电话,从而将健身这件事情拉回“管子”视野之中。
冲动而非提醒,也很容易将人带入“管子”视野之中。超市正是这方面的专家。它们发现了一种赚钱的好办法:将巧克力摆放在收银台边上。巧克力会立即勾起人们的“馋虫”,闯进人们的“管子”视野中。
创建了一款叫作“冲动储蓄”(impulse savings)的产品。就像巧克力一样,标有冲动储蓄的卡片被挂在了显眼的位置,比如收银台旁边。卡片上有一些图片,描绘了人们的储蓄目标,比如为孩子存钱上大学、置房购车等。
五、如何节约带宽?
利用带宽,就是要去分配我们有限的信息处理能力。从这个角度讲,那些需要进行更多信息处理的决策,会占用更多的带宽。每一位时间有限的管理者,都需要一位助理,这位助理应该擅长对决策进行综合处理,对选择进行简化,并能清晰地将其呈现出来。如果一位下属只会给出大量未经处理的数据,那么这些数据也不会有多大价值。清晰而简洁的综合,是节约利用认知资源的理想方法。
带宽的另一个重要特征是,它不会一直保持同一状态,不仅需要对各项任务的执行时间进行安排,而且也要设置最佳的顺序,在带宽充裕时行动能减少带宽负担。
做事时要保持内心平静和避免受外界影响而分心,也是节约带宽的好办法。
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