美文网首页大熊自留地想法更文800字点赞
写作心语︱编辑如何使用文档的“审阅”功能

写作心语︱编辑如何使用文档的“审阅”功能

作者: 星海月浅浅 | 来源:发表于2024-05-16 16:17 被阅读0次

    文/星海月浅浅原创

    学会一门技能,对自己日常处理一些事情,会提供很大的帮助。

    作为编辑,学会使用文档“审阅”功能很重要,直观地看到修改的痕迹,大大方便编辑和作者之间的沟通交流。应沐静姐姐的请求,今天写一篇文章介绍“审阅”功能的使用方法。

    每个编辑修改文章的工具可能不一样,有人习惯在手机APP上修改,有人喜欢用电脑修改。看个人的使用习惯,我认为在电脑上修改文章更直观一点。

    电脑编辑系统主要有两款,一种是 word,一种是WPS。系统不同,功能显示方式也略有不同,主要功能是一致的。今天讲解的“审阅”功能,主要使用word文档演示。

    1.内容格式调整

    进行文章修改,要先把文章内容复制到文档里。如果是网页上复制下来的内容,最好先调整内容格式,包括字体、字号、行距等。

    这么做的主要目的,是减少后期排版处理的麻烦。从网页上复制下来的内容,格式可能不太标准,显示的字体、中英文符号不一定统一,换了字体还可能出现空行情况。

    修改统一的格式,看个人习惯,以及组织内可能涉及到多人处理,后期内容统一整合等事项,可以定一个标准。

    我习惯将字体改宋体,字号小四,段前0.5,段后0.5,行距固定值为22磅。我建立的所有文档,基本都是这个标准,以后整合内容就方便很多。

    这方面没有统一的标准,这个步骤主要是规避格式错乱的问题。

    如果觉得统一的字体太小,无须调整字体大小,直接修改文档右下角的缩放进度条。或者按“Ctrl”键,滑动鼠标上面的混轮,就可以调整控制文档的大小缩放功能。

    2.“审阅”功能

    第二步就是选择菜单栏“审阅”的“修订”功能。

    在点击“修订”功能时,不需要点击下方的小角号选其中的项目,只要点击“修订”即可,默认显示“所有标记”。如果有需要,可以调整右边一个下拉菜单,还有其他三个选项可以选择:“简单标记”“无标记”“原始版本”。

    选定了“修订”功能,在修改文章内容时,就会显示增加或删除的内容。字体一般是红色,可以设置其他颜色,这里不展开讲述。

    增加的字体,字体下方有下划线。删除的字体,字体中间有一条横线。

    修改的过程中,如果想要恢复删除的字体,可以把鼠标放到删除字体的后面,点击鼠标右键,出现一个小窗口,选“拒绝删除”,就会恢复原状。

    根据需要,同样的操作功能还有“接受删除”“接受插入”“拒绝插入”。这个功能是单一的,只针对鼠标旁边增加或删除的内容。

    当整篇文章修订完成定稿后,想要看到无修改痕迹的文章,可以选择菜单栏“审阅”-“接受”功能,一般选择下拉菜单中的“接受所有修改并停止修订”。如果只点击“接受”,需要不停点击,一项一项接受修订。

    同理,如果想要拒绝修订,则点击“审阅”-“拒绝”功能

    操作的过程中,如果错误操作,可以同时按键盘“Ctrl”和“Z”两个键,撤回操作。

    3.转PDF功能

    修订完成的文档如果要发给别人看,对方用手机其他软件阅读,一般不显示修订痕迹,只会看到修订完成的内容。这种情况,可以把文档转为PDF格式,方便对方一眼看出修改了什么内容。

    如何导出PDF的格式文件呢?选择菜单栏“文件”-“导出”-“创建PDF文档”功能

    如果修改的文档有很多页,但你只想发其中几页给对方,可以点击窗口上“选项”功能,在小窗口“页范围”输入一个范围,点击确认即可。

    4.“对比”功能

    当编辑和别人合作修改文章时,对方没有使用修订功能修改文章,如何知道内容哪里被修改了?这时就要使用“审阅”中的“比较”功能。

    点击“审阅”-“比较”,下拉菜单选择“比较”,出现一个小窗口,分别打开原文档和修改后的文档。

    点击小角号下拉菜单中的“浏览”或者文件夹图标,都可以打开文件夹窗口。两个文档选定后,点击确定,就会出现一份修订版的文档,显示修改痕迹。

    5.word和WPS“修订”功能的显示不同

    word的“修订”功能,默认增加和删除都是在正文内容里面显示。而WPS则只显示增加的内容,删除的内容,正文里不显示,直接删除,右边有一个非正文对话框,会出现删除内容,格式更改情况等。

    对比起来,word要比WPS更直观看到增加和删除内容,WPS显示则更简洁,只剩下修改后的完整内容。而且WPS的功能是没法让增加和删除内容同时显示在正文里面的。

    以上就是关于电脑编辑系统“审阅”功能使用介绍。两种系统各有优点,其实大体上都差不多。

    今天的分享到此结束,感谢阅读。


    从容小主文学院星海月浅浅&庆水组合,相约每天完成一篇1000字以上语音写作文章,体裁不限,文字不争高下,相互成全与陪伴写作,共同进步。此为第85篇,1693字,共148839字。

    相关文章

      网友评论

        本文标题:写作心语︱编辑如何使用文档的“审阅”功能

        本文链接:https://www.haomeiwen.com/subject/hytifjtx.html