图片来自网络
穿着得体、谈吐优雅，看起来是位高效的职场精英，正在准备投影仪上开始他的PPT演讲。
突然屏幕闪了一下，出现了满屏密布文件和快捷方式的电脑桌面，职业形象瞬间崩塌……
也许通过电脑桌面的整洁程度来判断一个人的工作效率，是有些武断，但是杂乱无章的文档确实从侧面反应了一个人的工作思路。
如果你连文档都管理不好，客户怎么放心和你谈项目，领导怎么放心把项目交给你负责呢？
管理文档还有技巧？不就是弄一文件夹存着，要用的时候找？
回答正确！
管理文档其实就两个字：存和找！
▲ 要想找得快，先得存得好！
一般人编辑过程中，点击保存后，为了图方便，会选择默认的文件名“文档1”、“文档2”，或者胡乱敲几个字母，先存上。
这时候方便了，以后找的时候就辛苦了。各个文件夹里散布着“文档X”、“abc”、“123”这些毫无意义的文件名。如果没有全文搜索软件，你就必须一个个打开看里面的内容。
你现在乱敲键盘省下来的几秒钟，以后会花十倍、百倍的时间来查找。
所以为了以后的高效查找，你必须给文档取上一个有意义的，方便查找的文件名。
规范的文件命名是高效的基础。
▲ 办公文档命名规则
不同的行业，有不同的命名方式，但是原则都差不多。
时间+内容关键词1+内容关键词2+作者+所在部门+编号/版本号
例如：
- 2017年-第三季度员工绩效考核-营销部
- 2016年圣诞节营销方案企划部
- 2017年11月7日xxx项目实施解决方案v1.02
- 2017年11月8日公司团建活动照片
- 2017年9月中秋美食节照片
有了这些关键词和日期，再配合高速搜索工具，就能在需要的非常方便的找到文件。
▲ 文件夹命名原则
除了规范命名文件外，还要按照不同的类别将文件存储到不同的文件夹中。
有些人喜欢按文件扩展名分类存储文件，比“jpg”文件夹下面存储图片文件，“doc”文件夹下面存储word文档，这种方法其实是低效的。
扩展名本来就已经将文件夹类别区分开来了，在同一个j文件夹下存储一堆彼此没有联系的相同扩展名的文件，毫无意义！
正确的做法是，根据文档彼此的联系和隶属关系进行分类，文件夹的层次最好不要超过3层，尽量扁平化，以方便后期查找。
▲ 怎么快速地找到文件？
说到找文件，快如闪电呼之即来的当然是文件名搜索软件everything。
欣星曾经在《职场神器everything -用10分钟学会用法，用1秒种惊艳你的领导!》详细介绍过用法，有兴趣的朋友可以参考一下。
listary也是个不错的选择，在《这款让你效率提升10倍的软件，职场达人都在用！》中也详细介绍了用法。
TC（total command）是一款功能非常强大的文件管理软件，有很多非常人性化的功能，能够大大地提高我们进行文件处理的效率。唯一不足的是不像上面两款软件一样容易上手，需要付出一定的学习时间成本，但是一旦上手之后就会节省许多时间。
除了以上软件，还有全文搜索软件，可以直接搜索文件内的内容关键字。当你实在是想不起来文件名中的关键字，或者你压根就没有用关键字和日期进行存档的时候，只要用这种方法进行查找。
不过全文搜索效率不高，因为搜索范围是级数倍的增长，还是平时养成良好的命名习惯更为重要。
▲ 借用GTD时间管理理念来管理文档
前面说了，要想找得快先得存得好。可是有时就是忙得一塌糊涂，根本没有时间详细命名文件名，就这么顺手一存。
其实也有办法，我们可以在桌面建立一个today文件夹，把当天所有处理的文件存在里面，或者干脆存在桌面，下班前花几分钟处理一下。
我们来看看GTD时间管理5步骤：收集、处理、管理、执行、回顾，将管理和执行合并后就是一套非常实用的文件管理流程。
- 收集：可以把today或者桌面当成inbox收集篮
- 处理：每天处理一下收集篮中的文件，进行命名并删除垃圾
- 管理：根据文件内容设置不同的文件夹，存储并跟踪管理
- 回顾：每周回顾一次，对不合理的文档存放进行重新调整。
▲ 从管理文档想到的……
其实不光是管理文档，很多其他的软件操作也是一样。比如Auto Cad、PhotoShop、AI和PPT等软件中的图层。
图方便，随便命名一个图层，在图层不多的情况下没有什么问题。但如果图层很多，很复杂，就非常不容易管理了。
规范的Cad图层会按照墙体、门窗、标注等分类来命名，每个图层可以单独冻结、隐藏，编辑起来非常方便。
PS也一样，复杂的PSD文件，将图层按照不同的类别进行分类之后，会给后续工作带来很多方便。
还有浏览器的收藏夹，也可以按照上面介绍的方法，先收藏到一个临时收藏夹中。然后定期按照功能、内容、时间对收藏的网址进行分类以便下次需要时能快速这位。
写文章经常需要各种素材，要想达到信手拈来，最好平时就建好自已的知识库，存储好自已的故事集、段子库、金句摘抄、插图库。
所以，表面看是管理文档，其实是运用的是时间管理和知识管理的技巧来解决各种工作和生活中的实际问题，其中的道理是相通的。
那为什么有些人喜欢随便存储文件，而不愿意花时间规范存储文件呢？
这还是一个短期满足和长期规划的问题。要克服这种不好的习惯，就要给自已一个长远规划，不光要满足当前需求的，还要考虑未来。
希望今天的分享能帮助你提高工作学习效率。
作者其他人气文章：
《别做职场新人，做个职场有心人！》
《如何把简历打磨成利剑，在求职路上披荆斩棘？》
《不会工作，是因为你不会分解工作！》
《怎么征服PDF的各种不服?》
《PPT修炼之路：模仿是成长的捷径！》
《花上几分钟跟我做！这么漂亮的PPT，你也能做出来！》
《思维脑图软件神器Xmind入门教程，升职加薪就靠它了！》
《职场神器everything -用10分钟学会用法，用1秒种惊艳你的领导!》
网友评论