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本着以慢为快的底层学习态度,把时间管理的四类方法进行回顾梳理,找到适合自己的点,坚持实施、积累经验。
一、时间管理矩阵
时间管理矩阵,也叫时间管理四象限法,是《高效能人士七个习惯》的作者史蒂芬.柯为提出的习惯之一,要事第一的核心原则。 四象限管理法,把事情从重要和紧急两个维度进行区分,分为四大类。其中重要不紧急的一般属于需要重点关注的要事。
要事第一,适用于从长远看需要日积月累的重要任务。所以时间管理四象限法更加适合年度、月度的长期计划,或通过长期努力达成的目标任务。 很多人会说,人在江湖身不由己,无法按计划推进自己的长远目标,这就涉及到是否有选择权的问题。
自律赢得自由,自由就代表有选择权,前提是先自律。那么如何赢得自律呢?把重要不紧急的要事厘清,在现有基础上,每天找到能自我掌控的一点点时间,比如:早起30分,然后去一点点地解决自己的“要事”。日积月累,你的选择权或许就慢慢向你走来。
接下来要解决的关键问题是:到底哪些是你的要事?我的定位是:健康有活力、个人成长、家人和谐。事实上,生活中时刻要面对众多的事情,如何让自己做到举足轻重、淡定前行呢?此处可以借助一个2/8法则的理念工具,这是意大利经济学家帕累托提出的。他说:“在任何一组东西中,最重要的只占20%,另外的80%是次要的。”2/8法则被广泛运用在各个领域。同样也适合时间管理,适合用20%的临界知识去解决80%的问题。
关于时间:一天中最精华的时间,可以定为自己的20%,比如我的早起1小时。
关于知识:碎片化时代的爆炸信息,哪些是你需要的20%核心知识,需要不断反思、总结、提炼,形成自己的临界知识库。
关于任务:有利于自己活在未来的事件,就把他列入20%的要事,比如:我的每日运动、每日阅读、每日记录、每日反思。
此为适合解决长期目标,以要事第一为核心的时间管理矩阵法。
二、新四象限碎片清单管理
碎片清单管理,顾名思义,可以理解为如何把日常碎片化的信息、任务,安排得有条不紊,在你的掌控范畴,有序开展。
从小老师就教导我们“好记性不如烂笔头”,说明随手记的重要性。 大脑是有多么不靠谱,相信每个人都有过不靠谱的经历。比如:不当回事的忘记、彻底忘记、记忆提取失败、因为太难压根儿不去想等等。
那么是否有了随手记的清单本,事情就解决了。当然不是,最终记录的清单,还是需要去解决的。那么如何解决呢?
首先,确保清单记录的及时、准备。你可以用最简单的方式,随身带着笔纸,或手机软件等等。随时、随地、记录关键字(考虑易执行,易坚持)。记录内容包括:有用信息、计划要做的事、突然冒出的idea。这样做有两点好处:一是专注于当下的事,提高做事效率;二是不会遗漏重要事项信息,可以踏实有序推进。
有了碎片清单,下一步就是如何解决碎片清单的事情,发挥信息、idea的价值。那就是对碎片清单进行归类整理,和碎片时间的安排做一个新四象限的匹配。 制定计划、执行计划、随机之事、发呆时光。 其中制定计划是另外三类的基础,有了靠谱的计划才会有靠谱的执行,才会有发呆时光,才不会被随机之事打乱。
那么如何制定计划呢?问自己六个问题,瞬间可以帮你完成计划。
问1:这件事确实需要做吗?如果不需要的,立马删除清单;
问2:这件事需要现在做,还是将来做?如果是将来,列入备忘箱底。
问3:这件事我可以2分钟内搞定吗?能,那就马上搞定。
问4:这件事我可以找人帮忙完成吗?如果可以,就马上委托他人解决。
问5:这件事有规定日期吗?如有,就列入规定日期的计划表。
问6:我现在能做什么?剩下的估计就是需要思考的难题或需要长时间的任务了。
当我们把碎片清单过完六问之后,你会发现“不用做、以后做、2分钟做”的事都消失了,就剩下“排期做、找人做、怎么做”的事。当然重点是针对比较难而长的任务,需要把他拆成小步骤,形成新的执行清单,然后按照这份执行清单去执行即可。
此为碎片时间匹配碎片任务,解放大脑,专注当下,提高效率的不二法宝。
三、柳比歇夫时间记录法
《奇特的一生》是讲述将自己的一生用时间来计划的人——柳比歇夫。他的一生,坚持将时间进行记录、统计、分析、反馈。虽然他是很多领域的专家,比如:遗传学、植物保护、昆虫学、动物学、进化论、无神论等众多领域,但最让人感到佩服惊讶的是他的时间管理。
虽然我们很多人都不会,也做不到柳比歇夫的时间管理模式,但如果你试着去坚持一周或十天,再或者哪怕是三天的时间记录、统计、分析、反馈,你会发现一个不一样的世界。
因为坚持三天,其实不难,这是我的亲身体会。坚持1周或半月就更好了,分析会更加准确。
因为有了记录、统计、分析,你会慢慢发现你的时间都去哪儿了?仔细反思,时间是免费的,但也是如金子一样珍贵的。你上网漫无目的的浏览网页的一分钟,和一位病人弥留之际的一分钟是一样有价值的,关键看你自己如何使用。
因为有了记录、统计、分析,或许你就能思考掌握了时间的规律,或许你的20%精华时间就能发挥80%的效率了。
另外柳比歇夫的时间管理四大原则,特别值得学习。
1、 不能为了工作放弃自己的兴趣,不忘初心,方得始终。
2、 学会有选择的拒绝紧急的任务。
3、 累了就休息,健康富有活力的身体永远是人生最重要的资产。
4、 尽量把累人和愉快的任务结合一起交叉进行。
此为我眼里特别有参考价值的柳比歇夫,因为记录、统计、分析,让自己学会珍惜,不忘初心。
四、分段时间记录法
分段时间记录法,可以看成是适合咱们普罗大众的“柳比歇夫平民化改良版”。 一方面是分段记录,另一方面是对事件进行分类,如此可以先把大块时间管理妥当。
首先是时间分段,不纳入分段的部分权当给自己一点冗余、自由,纳入时间分段的就定为20%的精华时间代表。这样一方面生活不会太紧张,另一方面因为聚焦精华时间,效率也会高。
第二,如何把事件进行分类,匹配到对应的时间段。那么你的计划表就水到渠成了。
针对该方法,有2点注意事项: 一是时间段要有界限,有冗余度,8分饱为准,给碎片清单的随机之事提供点喘息机会; 二是时间段切换来点仪式感,如此易践行、易坚持,更利于身心健康。
这是我对分段记录法的新解读。
总之,每一类方法都有它的魅力之处,适合自己的就是最好的。
用要事第一原则思考未来的自己,用碎片清单解决繁杂事项,用记录加冕人生,用分段实现专注。
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