精髓:一种被实践证明能显著提高工作效率的时间管理法。
如果你计算一下你的时间,你会发现自己把大部分精力,都花在了没有意义的事情上。
很多人觉得自己活在世上,实际上只是在世上,并没有怎么活。
四大步骤
第一个步骤:记录
第二个步骤:统计
每个月的月底,他都会把之前每天记录的基本工作时间加起来,并做好分类。
如果只记录不总结,时间管理就是一句空话,在这一点上,柳比歇夫同样做得非常出色。
第三个步骤:分析
柳比歇夫有着异于同龄人的稳重,他并没有急于突破自己,而是谨慎地试探着自己的能力极限,在一次次的尝试中更加准确地认识自己。最终,他形成了一套集时间记录、总结、规划于一体的系统化工作方法,对精力和时间进行两个维度的管理。比如,在某一年的年终总结里,柳比歇夫提到了“自己这一年经常生病”,所以反映在日记里,他用在工作上的时间就比较少。而相应的,阅读非工作类书籍的时间就增加了很多。这同样是对时间的一种有效利用。
如果说前面的三个步骤侧重于认识时间、理解时间,那么最后一个步骤就更侧重于怎么样运用时间了。
第四个步骤,反馈
在经过记录、总结、分析之后,柳比歇夫会制定下一时间段的计划,根据现有的完成情况,来决定在下个时间段里每个方面要花费多少时间、达成哪些目标。在柳比歇夫眼中,反馈是一个非常有意思的环节,因为它不仅意味着坚持,还意味着恰当的放弃。
我们来总结一下:第一个步骤是记录,也就是尽可能准确地记录时间被用在了哪里;第二个步骤是统计,也就是以每周、每个月或每年为单位,统计每件事情占用了多少时间;第三个步骤是分析,也就是分析在过去这段时间里,哪些运用时间的方法是高效的,哪些是可以改进的;第四个步骤是反馈,就是根据自己分析得出的结论做出改变,让自己更有效地利用时间。
这里有几个要点是我们需要注意的:首先, 是记录的及时性,不要连续做了好几件事情再回过头来一起记录,要一事一记。同时,要保持时间记录的真实性、准确性。其次,选择记录的时间段要相对固定,并且有代表性。如果你要记录自己在某项相对重复的工作上花费了多少时间,最好是在每天固定的时间段来做这项工作。因为从长期来看,人在固定时段的状态是相对稳定的,如果你每次做这项工作的时间段都不一样,那么分析这些数据得出的结论,就很难有参考价值。最后,你还要根据记录情况,及时调整时间分配计划。在每周或每月总结的时候,要找出上一段计划中,实际消耗时间与计划消耗时间之间的差额,然后结合自己的工作效率,重新分配下一段时间。当然了,再好的方法都是由人来执行的,所以,坚持是在时间管理方面必不可少的品质。
接下来是五大守则。这些守则,都是柳比歇夫实践时间管理法的过程中,结合人性的弱点总结出来的,它顺应了人类“懒”这个天性。打个比方说,如果你恰当运用了这五大守则,可以让时间管理法不会成为你的一种镣铐,而是成为运用自如的乐器,有了这个乐器,我们就可以演奏出不同的曲调了。
第一条守则,不要为了完成工作而放弃自己的兴趣爱好。
因为在柳比歇夫看来,没有什么比满足自己的求知欲和好奇心更重要,与其被迫在完成工作和满足好奇心之间做出选择,不如索性大方拒绝那些必须完成的任务,而选择兴趣。在有限的生命里,能够拓宽视野做更多感兴趣的事,也是对时间的最好利用。
第二条守则,不接受紧急的任务。因为,接受紧急任务,就意味着可能会由于时间仓促而无法做到尽善尽美,更重要的是,它会打破你原有的节奏,引起一系列的连锁反映,反而是更费时间的。
那么在面对一项全新任务时,柳比歇夫会怎么做呢?他会先根据以往的经验判断这项任务的复杂程度,大概估计出完成这项任务需要的时间,看处理这项新任务需要花费的时间和精力,是不是和预估的情况相同。如果出现了明显的不同,他就会根据自己的实际情况,重新安排计划,和时间更加从容地相处。
第三条守则,一累了就马上停止工作去休息。
在时间管理这个领域里,柳比歇夫应该是最注重劳逸结合的人了。和“想成功就得比别人更拼命”的主流励志观点不同,柳比歇夫一直都在强调放弃和休息的重要性。
许多人声称自己一天工作十四五个小时,但在柳比歇夫看来,这些都是所谓的“毛时间”。只有扣除所有间歇,精神高度集中地投入工作的那段时间,才可以被当作工作时长记录在案。比如说,柳比歇夫每天的纯工作时间平均是7小时,在他看来,如果把纯时间折算成毛时间,还需再增加20%到30%,也就是将近9个小时。
第四条守则,保证睡眠时间,每天10小时左右。我们居然在一本讲述时间管理经验的书籍里看到让人多睡觉的建议,是不是觉得有点儿不可思议?这条守则看起来挺无厘头,但不夸张地说,这完全可以被当作柳比歇夫时间管理法的重中之重。因为,没有这条守则,柳比歇夫的方法将永远是纸上谈兵。
在柳比歇夫的眼中,休息也是需要规划、记录、安排、再规划的。因为柳比歇夫采用的时间管理法并不是一种间歇性的方法,而是一种长期的计划。这是一种很容易让人产生压迫感的方法,如果睡得不好,没有得到足够的休息,当你面对一张满满当当的计划表的时候,很容易陷入被计划牵着鼻子走的恶性循环。一旦陷入这样的恶性循环,就离放弃不远了。
第五条守则,把累人的工作和愉快的工作结合在一起。
在柳比歇夫的记录中,根据性质的不同,工作被分为第一类工作和第二类工作,也就是需要较强创造力和不需要太强创造性的工作。柳比歇夫会把每天精力最充沛的时段拿出来完成第一类工作,用在第一类工作上的时间也是柳比歇夫最看重、最认真总结和分析的时间。
柳比歇夫做出了这样的选择:早上头脑清醒时,阅读哲学、数学方面的严肃作品;钻研一个半到两个小时后,看比较轻松的历史或生物学著作;脑子累了,就看文艺作品休息。通过合理安排工作类型,柳比歇夫真正做到了不让每一分钟虚度。时间当然可以被拿来休息,但是在什么时间休息、以什么方式休息,柳比歇夫都会提前计划好。
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