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怎样准备座谈交流?

怎样准备座谈交流?

作者: 王梦凡 | 来源:发表于2020-08-29 07:24 被阅读0次
    晨起写字第150天!

    作为基层分公司,要经常参与上级公司的调研座谈,往往利用短短几个小时的时间,对一个、或者相邻几个问题集中研讨,以掌握真实情况,找到对策措施。

    参加座谈交流,既是对参与者个人能力素质的体现,也是对公司建设成效的展现。但是,一场好的座谈并非容易做到,需要全面准备。

    ①研好纲。通常,上级调研组都会提前下发调研提纲。组织者要对提纲进行研读,一是研究调研组的人员组成,看一看基本的阵容和规模,了解基本情况;二是研读调研题目,整体围绕什么主题展开,想要达到什么目的;每一个问题所问的侧重点是什么,想要知道什么信息。

    ②选好人。对上级意图有初步掌握后,确定参与调研的人员,一是要基本对口,上级调研组有哪方面的人,参加座谈的也要有相对应方面的人;二是要层次分明,挑选不同层次,具有不同代表性的人员参与,这样能够提供更加立体的信息;三是要有所备份,准备阶段不能完全一个萝卜一个坑,要适当的多选几个,同步准备。

    ③写好稿。对于正式的调研,通常要准备好发言稿,对组织者而言,一是要分好题目,通常每个人专门准备一个问题为宜;二是不要过分引导,开始时交代基本要求就好,要充分发挥大家的集体才智,避免固化大家的思维;三是要最后把关,正式座谈前,要认真把关,对一些原则性问题、敏感性事项,要保持清醒。对参与者个人而言,一是要回应关切点。调研组想要了解什么,就准备什么,不能够你听你的,我说我的;二是要寻找闪光点。要把单位好的做法、好的成果,适当的表达出来;三是要提供启发点。要对调研提纲有一定的深度思考,所提问题或者意见建议要给人启发,避免谈也谈了,说的什么不知道把,不深刻。

    ④控好局。无论是上级主持,还是下级主持,都要控好座谈的局面。一是避免冷场。座谈交流,本质上是一种对话,避免程序化的走过场,干瘪瘪的念稿子,把交流会开成了汇报会;二是避免散场。大家发言积极但不聚焦,你说东、他说西,议题不聚焦,火力不集中,形成不了相对集中的意见建议;三是避免砸场。避免个别人满嘴跑火车,脱离准备完全自由发挥,把座谈会开成了吹牛会,个人闹骚发泄会,不断提问题,就是不提解决意见。

    ⑤复好盘。不能简单地谈完就完了,要及时搞好复盘总结。一是对座谈中提出的问题,明确的事项,要及时梳理汇总,上报给调研组备查;二是对调研中的经验教训及时小结,好的方面要可重复的经验;不足的地方要挖掘背后的原因,避免糊涂账。

    总而言之,要准备一场好的座谈交流着实不易,既要立足单位真实情况,不能弄虚做假;又要回应上级关切,不能平平淡淡。关键是功夫在平时,把事情做好才有座谈交流的源头活水。

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