我们或许都有过这种“开这种会纯粹就是浪费时间”的体会，我们发现，人们在开会的时候，相当多的时间都浪费在听别人讲那些人人都知道的事情上。更郁闷的是，真的带着新信息来的人（而且只有他们知道这些信息）往往无法提醒其余的参会者去了解这些信息。结果就是，这种情况下做出的决策，往好里说“还凑合”，往坏里说就是“相当糟糕”。
那么，我们能采取什么措施来确保人们毫无保留地共享信息，高效地进行沟通呢？以下有4个“四两拔千斤”的开会方法，这些方法只需要将会议做一些微小的调整，甚至成本几乎为零，在工作和生活中都适用。
第一、请参加会议的人在会议开始前提交信息。花点时间静静想想自己的主意，写下来，提交给全组。这听起来太简单，但是实际上极少人付诸实践。这样做之后，大家的意见就不会受其他人的影响。这个方法对那些希望得到创新想法的会议尤其管用，不至于某个人的想法在会议上受到其他人的想法的影响。这样做能让那些比较安静的人或小组也能畅所欲言，免得会议经常就那几个爱说的人发言。
第二、组织会议的人最后一个发言。组织会议的人往往不知道自己的意见会影响大家，这个问题之普遍简直令人吃惊。一个领导者、经理或家长事先发言表达自己的看法之后，接下来小组成员往往倾向于听从，而自己的意见和想法就没机会表达了。避免这种不良影响的方式之一，就是让领导者先听完大家的看法，然后再表达自己的意见。
第三、做个任务清单。就像葛文德医生的著作《清单革命》介绍的那样，医生们常常列一个简单的清单来确保自己做出准确的诊断。飞行员登机前也会按照清单一一检查各个项目。会议的组织者也要仔细想想，清单上该有哪些必不可少的条目。参会的人选恰当吗？大家的经验是否平衡得当？这次会议应该明确某个项目的某些进度时间节点？
第四、对会议的座次安排作出微妙的调整，就能够影响人们注意力重点。研究发现，圆桌式的座位能唤起人们的归属感。相反，当座次安排出现带角状或者方形的时候，效果刚好相反。这种安排激发了人们对于独特性的追求，容易表现出个人主义。适当情况下，会议组织者可以采用另一个小调整，开会之前就把座位分配好，而不是让大家自行找位子（要知道，物以类聚，人以群分）。任何一个婚礼策划人都会告诉你，当人们看到写着自己姓名的桌卡时，都会乖乖坐下。
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