会议的功能作用，简单说，就是为了更高效地教育引导、统一行动、协调矛盾、解决问题等。然而，有的会议开得却并不高效，至少从会议内容和流程上看，就比较浪费时间。
时间，是宝贵的，最大的尊重就是不浪费他人的时间。不懂得把握和珍惜时间的人，不是单纯的能力有瑕疵，而是学习力和创新力不够。
缺乏学习的动力和控制力，习惯性思维，老套路行动，久而久之，被繁文缛节同化，被墨守成规教条。组织的，常常在浪费参与的时间，台上的，常常在浪费台下的时间。
结合自己经历的些微会议，特别是任务部署和工作总结类会议，谈谈那些千篇一律、百听百厌、一成不变的问题。
一、会前准备被忽视，召集人只管召集
一是摸不透准备什么。1.会议是否有必要召开，这个基点性准备工作，常常被忽视。有的，几页稿纸就能明确完，几个电话就能交待完，却还不吝周折地去组会。2.与会人员的通知，这个关键性准备工作，常常被简化。召集人经常采取打个电话或在微信群@下：“某某时间开会，请你参加”，而后就不管是否回复、有否冲突，就算通知完事了。忽略了通知方式，省略了大量信息，弱化了准备作用。3.会议成本预算，这个重要性准备工作，常常被遗忘。组织一个会议，时间、经济成本收入比，不常被大家关注，往往是不计成本、不论效益地去组会。如此，不仅打乱了工作计划节奏，还失去了利益先机抢占。
二是搞不清怎么准备。1.不懂还不问。举个例子，与会材料的准备，是在确定会议议题后，根据老板（领导）的指示，结合与会人实际的情况，多方沟通反复修改而成的，而实际情况往往省略了很多步骤，甚至会议召集人按自己对老板（领导）意图的领会和各方实际的揣测就直接定了。会议召集人对自身职责和准备内容都似懂非懂、一知半解，只满足于会议流程大体不出问题，缺乏不耻下问的学习态度和精益求精的工作标准。2.不会也不学。不知道会议桌签顺序怎么区分确定，照（摄）相宣传怎么对接安排，接站招待什么规格标准，等等，看似简单的事，实则涉及大量信息和多方关系，不学礼仪礼节，不学协调协作，想干好却也很难。3.不批就不改。没有大局意识、标准意识，看不到问题，抓不住细节。比如，会场卫生打扫上，要么干脆彻底不关心，要么只打扫老板（领导）桌椅附近，老板（领导）不说就不要求、不推就不作为、不批就不改正。
三是把不准注意事项。一方面，会议召集人不能够正确领会意图，接受老板（领导）口述任务后，听情走题、听理走偏、听音走调、准备走样，把简单的碰头协商会当作正规的工作部署会去准备，把例行的工作讲评会当作形势分析会去准备，轻则会议效果大幅削弱，重则会议过程全盘走空。另一方面，会议召集人不善于综合分析问题，抓不住事物的主次要矛盾，在人力、物力、财力分配使用上，欠缺科学合理，从而导致顾此失彼、头重脚轻，甚至左右为难、上下受阻、里外不是。比如，会议召集人把接待标准、排次顺序搞混了，与会人嘴上不说心里可能会想，小则只被当作饭后谈资，大则无端激化各种矛盾。
二、会中组织被形式，讲话人按本讲话
一是“按模子套”样式俗。千篇一律，落入俗套。召集人会为了便于操作，同类会议直接按照以往模板流程套用，不结合实际、不考虑差异，就像印钞一样，印钞机虽然是真的，但纸的尺寸不同、墨的配比不同，印出来的也未必是真钞。
二是“依葫芦画”痕迹重。照猫画虎，貌似神离。主持人会议一开始先介绍下会议议程“一、二、三、四……”，结束前总结下会议议程“一、二、三、四……”，然后再强调落实会议常用要求“一是传达到所有人，二是思想高度重视，三是执行动作迅速，四是工作标准一流”，看上去前后挺呼应的，无形中却浪费了所有与会人的时间。当然该介绍的议程也有必要介绍，可并不是唯一的通告方式，比如提前下发会议议程，大家一看就懂，该省的流程完全可以省。
三是“照本子读”现象多。照本宣读，交流打折。一个会议参加下来， 80％以上时间都是在听稿子，上面苦口婆心地读着稿子，下面小心翼翼地扣着手机，昏昏欲睡的、抓耳挠腮的、心猿意马的大有人在。何妨提前下发稿子，会上只明确要求标准和注意事项之类的呢。如此疑问当然是忽略了管理层面的功能，或是我稚嫩，或是我浅薄吧。
三、会后落实被弱化，监督人不善监督
一是口头书面不一致。看着稿子读和当着面交流，难免有出入，因为读稿子的和写稿子的往往不是一个人。那么，实际工作落实上怎么处理呢？有的避重就轻，挑更容易操作的办；有的欺上瞒下，拿着老板（领导）没拍板去搪塞；有的自作主张，打着维护老板（领导）形象权威的幌子，按着自己的想法去决定。
二是承诺兑现不一致。台上表态和台下落实难免有迥异，因为承诺的和兑现的往往不是一个人。检查督促、指导帮带的人，常常避实就虚，落实上偷工减料、大打折扣，上面的工作忙没法抓全，下面的层级低妥协顺从。
召集的把会议筹划准备好，组会的把会议过程组织好，监督的把会议精神落实好，各司其职各尽其责，让会议更加单刀直入些，少些套路、少些拖沓，多些求真、多些务实。
网友评论